Cómo gestionar presupuestos mayoristas como administrador

Cuando un cliente mayorista envía una cotización, esta llega al panel de Cotizaciones de tu administrador esperando tu revisión. Desde allí puedes ajustar precios, aprobar o rechazar la cotización, convertirla directamente en un pedido de WooCommerce y comunicarte con el cliente, todo sin salir de WordPress. Este artículo te guía a través de cada paso del flujo de trabajo de gestión de cotizaciones del administrador en Cotizaciones Mayoristas de WooCommerce.

Encontrar el panel de Cotizaciones

Se puede acceder al panel de Cotizaciones desde dos lugares en tu administrador de WordPress:

• Mayorista > Cotizaciones — si tienes instalado WooCommerce Wholesale Prices
• WooCommerce > Cotizaciones — disponible como un elemento de menú independiente

El panel muestra todas las cotizaciones enviadas (excluyendo las cotizaciones internas en borrador) en una lista paginada. Puedes buscar por número de cotización o nombre de cliente, filtrar por estado y filtrar por cliente.

Comprender los estados de las cotizaciones

Cada cotización pasa por un ciclo de vida de estados. Saber qué significa cada uno te ayuda a decidir qué acción tomar.

Estado	Qué significa	Acciones disponibles
Pendiente	Enviada por el cliente, esperando la revisión del administrador	Aprobar, Rechazar, Editar, Eliminar, Mensaje
Aprobada	Has aprobado la cotización; el cliente puede continuar	Convertir en Pedido, Editar, Eliminar, Mensaje
Rechazada	Has rechazado la cotización con un motivo	Editar, Eliminar, Mensaje (si está habilitado en la configuración)
Convertida	La cotización se ha convertido en un pedido de WooCommerce	Ver Pedido, Mensaje (si está habilitado en la configuración)
Expirada	La fecha de expiración de la cotización ha pasado sin ser atendida	Aprobar, Rechazar, Editar, Eliminar

Paso 1: Revisar una cotización

1. Desde el panel de Cotizaciones, haz clic en la cotización que deseas revisar.
2. Se abre la pantalla de detalles de la cotización, mostrando el nombre y correo electrónico del cliente, el número de cotización, la fecha de envío, la fecha de expiración (si está establecida) y la lista completa de artículos.
3. Cada artículo muestra el nombre del producto, SKU, cantidad, precio mayorista y precio minorista para comparación.

Paso 2: Editar el presupuesto (Opcional)

Antes de aprobar, puede ajustar el presupuesto para reflejar cualquier precio negociado, añadir o eliminar productos, o añadir notas internas.

Editar precios y cantidades de las líneas de pedido

1. En la tabla de líneas de pedido, haga clic en el icono de editar junto al artículo que desea cambiar.
2. Actualice el precio de mayorista o la cantidad según sea necesario.
3. Haga clic en Guardar en el artículo para aplicar el cambio. El total del presupuesto se actualiza automáticamente.

Añadir o eliminar productos

1. Para añadir un producto, utilice el campo Añadir producto: busque por nombre de producto o SKU y seleccione el artículo. El precio de mayorista para el rol del cliente se carga automáticamente.
2. Para eliminar un producto, haga clic en el icono de eliminar en esa línea de pedido.
3. Haga clic en Guardar para aplicar sus cambios.

Añadir notas de administrador y editar el número de presupuesto

Puede añadir notas internas al presupuesto; estas solo son visibles para los administradores y se conservan cuando el presupuesto se convierte en un pedido. También puede editar el campo del número de presupuesto si necesita que siga un formato de referencia específico.

Paso 3: Aprobar un presupuesto

La aprobación de un presupuesto notifica al cliente por correo electrónico (si el correo de presupuesto aprobado está habilitado) y mueve el presupuesto al estado Aprobado, desde donde puede convertirse en un pedido.

1. Abra la pantalla de detalles del presupuesto.
2. Haga clic en Aprobar.
3. El estado del presupuesto cambia a Aprobado y el cliente recibe una notificación por correo electrónico.

Si desea aprobar y convertir inmediatamente en un pedido en una sola acción, puede usar el botón Convertir en pedido; este aprobará automáticamente el presupuesto primero si aún está pendiente.

Paso 4: Rechazar un presupuesto

Rechazar un presupuesto requiere que proporcione un motivo. El motivo se envía al cliente en el correo electrónico de presupuesto rechazado (si está habilitado) para que comprenda lo sucedido y pueda hacer un seguimiento.

1. Abra la pantalla de detalles del presupuesto.
2. Haga clic en Rechazar.
3. Aparece un aviso solicitando un motivo de rechazo. Introduzca su motivo; es obligatorio e se incluirá en el correo electrónico de notificación al cliente.
4. Haga clic en Confirmar para rechazar. El estado del presupuesto cambia a Rechazado.

Paso 5: Convertir un presupuesto aprobado en un pedido

La conversión de un presupuesto crea un pedido de WooCommerce con los precios de mayorista fijados en el presupuesto. El pedido se crea con el estado Pago pendiente para que el cliente pueda completar el pago a través de su flujo de pago normal.

1. Abra un presupuesto aprobado (o un presupuesto pendiente; el sistema lo aprobará automáticamente primero).
2. Haga clic en Convertir en pedido.
3. El plugin crea un pedido de WooCommerce utilizando las líneas de pedido del presupuesto a sus precios de mayorista fijados. Si el presupuesto incluía direcciones de facturación o envío, estas se aplican al pedido automáticamente.
4. El estado del presupuesto cambia a Convertido y aparece un enlace al nuevo pedido de WooCommerce en la pantalla de detalles del presupuesto.

En la conversión, el plugin comprueba la disponibilidad de stock utilizando tu ajuste de Gestión de productos sin stock (en Mayorista > Ajustes > Citas de mayorista > General). Si se establece en Excluir, los artículos sin stock se eliminan del pedido. Si se establece en Pedido pendiente (el valor predeterminado), se incluyen todos los artículos y WooCommerce gestiona los pedidos pendientes de forma normal.

Envío de mensajes al cliente

Si la función de mensajería está activada (en Mayorista > Ajustes > Citas de mayorista > General > Ajustes de mensajes), cada pantalla de detalles de la cita incluye un hilo de mensajes. Puedes enviar un mensaje al cliente directamente desde la cita; por ejemplo, para hacer una pregunta aclaratoria antes de aprobar, o para explicar un ajuste de precio.

1. Abra la pantalla de detalles del presupuesto.
2. Desplázate hasta la sección Mensajes.
3. Escribe tu mensaje y haz clic en Enviar.
4. El cliente recibe una notificación por correo electrónico (si el correo electrónico de mensaje al cliente está activado) y puede responder desde su propia vista de cita.

Expiración de la cita

Las citas expiran automáticamente después del número de días establecido en Mayorista > Ajustes > Citas de mayorista > General > Días de expiración de citas (predeterminado: 30 días). Cuando una cita expira:

• Su estado cambia a Expirada
• El cliente recibe una notificación por correo electrónico de Cita Expirada (si está activada)
• Aún puedes aprobar o convertir la cita desde el administrador; la expiración solo impide que los clientes actúen sobre ella directamente

Para establecer una fecha de expiración específica en una cita individual, edita el campo Expira en en la pantalla de detalles de la cita antes de aprobar.

Eliminar una cita

Para eliminar permanentemente una cita, abre la pantalla de detalles de la cita y haz clic en Eliminar. También puedes seleccionar varias citas de la lista del panel y eliminarlas en bloque usando el control Acciones en bloque.

La eliminación de una cita es permanente y no se puede deshacer. Si la cita ya se ha convertido en un pedido de WooCommerce, la eliminación de la cita no elimina el pedido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo convertir una cita pendiente en un pedido sin aprobarla primero?
Sí. Hacer clic en Convertir en pedido en una cita pendiente la aprobará automáticamente y la convertirá inmediatamente en un solo paso.

¿La conversión de una cita actualiza los niveles de stock?
Sí. La conversión de una cita crea un pedido estándar de WooCommerce, que reduce los niveles de stock según tus ajustes de gestión de stock de WooCommerce, igual que cualquier otro pedido realizado en tu tienda.

¿Puedo editar una cita después de que haya sido aprobada?
Sí. Puedes editar artículos, precios, notas y el número de cita en citas de cualquier estado, incluidas las aprobadas y expiradas. Los cambios en los precios de una cita ya aprobada entran en vigor cuando la cita se convierte en un pedido.

¿Qué le sucede a la cotización del cliente si la rechazo?
El cliente recibe un correo electrónico de notificación con el motivo del rechazo que usted proporcionó. La cotización aparece como Rechazada en la lista de cotizaciones de su Cuenta. Aún puede enviar mensajes al cliente a través del hilo de la cotización para discutir los próximos pasos.

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