Las cotizaciones mayoristas de sus clientes aparecen en el panel de administración de WooCommerce Wholesale Quotes listas para actuar. Abra cualquier cotización para ajustar los precios de los artículos, aprobar o rechazar la solicitud, convertirla directamente en un pedido de WooCommerce y enviar un mensaje al cliente, todo sin salir de WordPress.
Requisitos previos
- WooCommerce Wholesale Quotes y WooCommerce Wholesale Prices instalados y activos.
- Una cuenta de administrador con la capacidad manage_woocommerce (Gerente de tienda o Administrador).
Encontrar el panel de Cotizaciones
El panel de Cotizaciones se encuentra en Mayorista > Cotizaciones en su administrador de WordPress. El menú Mayorista es agregado por WooCommerce Wholesale Prices, que es requerido por Wholesale Quotes.
El panel muestra todas las cotizaciones enviadas (excluyendo las cotizaciones internas en borrador) en una lista paginada. Puede buscar por número de cotización, ID de cotización o correo electrónico del cliente, filtrar por estado y filtrar por cliente.
Comprender los estados de las cotizaciones
Cada cotización pasa por un ciclo de vida de estados. Saber qué significa cada uno te ayuda a decidir qué acción tomar.
| Estado | Qué significa | Acciones disponibles |
|---|---|---|
| Pendiente | Enviada por el cliente, esperando la revisión del administrador | Aprobar, Rechazar, Editar, Eliminar, Mensaje |
| Aprobada | Has aprobado la cotización; el cliente puede continuar | Convertir en Pedido, Editar, Eliminar, Mensaje |
| Rechazada | Has rechazado la cotización con un motivo | Editar, Eliminar, Mensaje (si está habilitado en la configuración) |
| Convertida | La cotización se ha convertido en un pedido de WooCommerce | Ver Pedido, Mensaje (si está habilitado en la configuración) |
| Expirada | La fecha de expiración de la cotización ha pasado sin ser atendida | Aprobar, Rechazar, Editar, Eliminar |
Paso 1: Revisar una cotización
- Desde el panel de Cotizaciones, haz clic en la cotización que deseas revisar.
- Se abre la pantalla de detalles de la cotización, mostrando el nombre y correo electrónico del cliente, el número de cotización, la fecha de envío, la fecha de expiración (si está establecida) y la lista completa de artículos.
- Cada artículo muestra el nombre del producto, SKU, cantidad, precio mayorista y precio minorista para comparación.
Paso 2: Editar el presupuesto (Opcional)
Antes de aprobar, puede ajustar la cotización para reflejar cualquier precio negociado, o agregar y eliminar productos.
Editar precios y cantidades de las líneas de pedido
- En la tabla de líneas de pedido, haga clic en el icono de editar junto al artículo que desea cambiar.
- Actualice el precio de mayorista o la cantidad según sea necesario.
- Haga clic en Guardar en el artículo para aplicar el cambio. El total del presupuesto se actualiza automáticamente.
Para un recorrido detallado de cómo funciona la anulación de precios por parte del administrador, incluido cómo difiere de lo que ven los clientes, consulte Editar precios de artículos en una cotización a continuación.
Añadir o eliminar productos
- Para agregar un producto, haga clic en el botón Agregar producto. Esto abre el modal Agregar productos, donde puede buscar por nombre de producto o SKU y seleccionar el artículo. El precio mayorista para el rol del cliente se carga automáticamente.
- Para eliminar un producto, haga clic en el icono de eliminar en esa línea de pedido.
- Haga clic en Guardar para aplicar sus cambios.
Importar productos mediante CSV
El editor de cotizaciones para administradores incluye una opción Cargar CSV que le permite poblar una cotización en bloque con productos en un solo paso, sin tener que buscar y agregar artículos uno por uno. Haga clic en Cargar CSV para abrir el área de carga, luego arrastre y suelte un archivo CSV (o haga clic para buscar) que contenga los ID de producto o SKU y las cantidades. Se proporciona un enlace Descargar plantilla CSV para que pueda comenzar con el formato correcto. Los archivos pueden tener hasta 512 KB y están limitados a 500 filas.
Editar el número de presupuesto
Puede editar el campo del número de cotización si necesita que siga un formato de referencia específico.
Editar los precios de los artículos en un presupuesto
Una de las herramientas de negociación B2B más potentes de WooCommerce Wholesale Quotes es la capacidad de los administradores para anular el precio mayorista de cualquier artículo individual, directamente desde la pantalla de detalles de la cotización. Puede negociar un precio único para un trato específico sin crear una nueva cotización desde cero ni cambiar las reglas de precios mayoristas de su tienda.
Esta es una capacidad exclusiva para administradores. Los clientes pueden ajustar las cantidades desde su lado de la cotización, pero no pueden cambiar los precios. Esto mantiene su estructura de precios bajo control al tiempo que le brinda la flexibilidad de negociar por cliente o por trato.
Cómo anular el precio de un artículo
- Abra la cotización desde el panel de Cotizaciones.
- En la tabla Artículos de la cotización, busque el artículo cuyo precio desea cambiar.
- Haga clic en el icono Editar (icono de lápiz) en esa fila. Las columnas Precio y Cantidad se convierten en campos de entrada editables.
- Introduzca su nuevo precio en el campo Precio. Puede establecer cualquier cantidad. El precio anulado reemplaza el precio mayorista original solo en esta cotización.
- Haga clic en el botón Guardar (icono de marca de verificación) en esa fila para confirmar el cambio.
- Haga clic en Actualizar (arriba a la derecha de la pantalla de cotización) para guardar toda la cotización con los nuevos precios.
El precio anulado se almacena solo en esta cotización y no afecta las reglas de precios mayoristas de su producto en ningún otro lugar de la tienda. Cuando la cotización se convierte en un pedido de WooCommerce, el pedido utiliza el precio que estableció aquí, no el precio mayorista original.
Paso 3: Aprobar un presupuesto
La aprobación de un presupuesto notifica al cliente por correo electrónico (si el correo de presupuesto aprobado está habilitado) y mueve el presupuesto al estado Aprobado, desde donde puede convertirse en un pedido.
- Abra la pantalla de detalles del presupuesto.
- Haga clic en Aprobar.
- El estado del presupuesto cambia a Aprobado y el cliente recibe una notificación por correo electrónico.
Si desea aprobar y convertir inmediatamente en un pedido en una sola acción, puede usar el botón Convertir en pedido. Autoaprobará la cotización primero si aún está pendiente.
Paso 4: Rechazar un presupuesto
Rechazar un presupuesto requiere que proporcione un motivo. El motivo se envía al cliente en el correo electrónico de presupuesto rechazado (si está habilitado) para que comprenda lo sucedido y pueda hacer un seguimiento.
- Abra la pantalla de detalles del presupuesto.
- Haga clic en Rechazar.
- Aparece un aviso solicitando un motivo de rechazo. Introduzca su motivo. Es obligatorio y se incluirá en el correo electrónico de notificación al cliente.
- Haga clic en Rechazar para confirmar. El estado de la cotización cambia a Rechazado.
Paso 5: Convertir un presupuesto aprobado en un pedido
La conversión de un presupuesto crea un pedido de WooCommerce con los precios de mayorista fijados en el presupuesto. El pedido se crea con el estado Pago pendiente para que el cliente pueda completar el pago a través de su flujo de pago normal.
- Abra una cotización aprobada (o una cotización pendiente, que el sistema autoaprobará primero).
- Haga clic en Convertir en pedido.
- El plugin crea un pedido de WooCommerce utilizando las líneas de pedido del presupuesto a sus precios de mayorista fijados. Si el presupuesto incluía direcciones de facturación o envío, estas se aplican al pedido automáticamente.
- El estado del presupuesto cambia a Convertido y aparece un enlace al nuevo pedido de WooCommerce en la pantalla de detalles del presupuesto.
En la conversión, el plugin comprueba la disponibilidad de stock utilizando tu ajuste de Gestión de productos sin stock (en Mayorista > Ajustes > Citas de mayorista > General). Si se establece en Excluir, los artículos sin stock se eliminan del pedido. Si se establece en Pedido pendiente (el valor predeterminado), se incluyen todos los artículos y WooCommerce gestiona los pedidos pendientes de forma normal.
Envío de mensajes al cliente
Si la función de mensajería está habilitada (en Mayorista > Ajustes > Cotizaciones mayoristas > General > Ajustes de mensajes), cada pantalla de detalles de cotización incluye un hilo de mensajes. Puede enviar un mensaje al cliente directamente desde la cotización, por ejemplo, para hacer una pregunta aclaratoria antes de aprobar, o para explicar un ajuste de precio.
- Abra la pantalla de detalles del presupuesto.
- Desplázate hasta la sección Mensajes.
- Escribe tu mensaje y haz clic en Enviar.
- El cliente recibe una notificación por correo electrónico (si el correo electrónico Mensaje de cotización (Cliente) está habilitado) y puede responder desde su propia vista de cotización.
Expiración de la cita
Las citas expiran automáticamente después del número de días establecido en Mayorista > Ajustes > Citas de mayorista > General > Días de expiración de citas (predeterminado: 30 días). Cuando una cita expira:
- Su estado cambia a Expirada
- El cliente recibe una notificación por correo electrónico de Cita Expirada (si está activada)
- Aún puede aprobar o convertir la cotización desde el administrador. La expiración solo evita que los clientes actúen sobre ella directamente
Eliminar una cita
Para eliminar permanentemente una cotización, abra la pantalla de detalles de la cotización y haga clic en Eliminar. También puede seleccionar varias cotizaciones de la lista del panel usando las casillas de verificación de fila y hacer clic en el botón Eliminar que aparece para eliminarlas en bloque.
La eliminación de una cita es permanente y no se puede deshacer. Si la cita ya se ha convertido en un pedido de WooCommerce, la eliminación de la cita no elimina el pedido.
Preguntas frecuentes
¿Puedo convertir una cita pendiente en un pedido sin aprobarla primero?
Sí. Hacer clic en Convertir en pedido en una cita pendiente la aprobará automáticamente y la convertirá inmediatamente en un solo paso.
¿La conversión de una cotización actualiza los niveles de stock?
Sí. La conversión de una cotización crea un pedido estándar de WooCommerce, que reduce los niveles de stock de acuerdo con la configuración de gestión de stock de su WooCommerce, igual que cualquier otro pedido realizado a través de su tienda.
¿Puedo editar una cotización después de que haya sido aprobada?
Sí. Puede editar artículos, precios y el número de cotización en cotizaciones de cualquier estado, incluidas las aprobadas y caducadas. Los cambios en los precios de una cotización ya aprobada entran en vigor cuando la cotización se convierte en un pedido.
¿Qué le sucede a la cotización del cliente si la rechazo?
El cliente recibe un correo electrónico de notificación con el motivo del rechazo que usted proporcionó. La cotización aparece como Rechazada en la lista de cotizaciones de su Cuenta. Aún puede enviar mensajes al cliente a través del hilo de la cotización para discutir los próximos pasos.
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