Jak skonfigurować przepływ pracy automatyzacji WooCommerce dla sprzedaży hurtowej

Jeśli prowadzisz sklep WooCommerce w handlu hurtowym, znasz już codzienną harówkę: zatwierdzanie aplikacji hurtowych jedna po drugiej, ręczne wysyłanie e-maili powitalnych, kopiowanie szczegółów zamówienia do arkuszy kalkulacyjnych i ściganie klientów, którzy nie złożyli ponownego zamówienia. Automatyzacja WooCommerce w handlu hurtowym nie jest już luksusem. To różnica między skalującym się sklepem a takim, który pozostaje w miejscu.

Według McKinsey, ponad 30% zadań i procesów sprzedażowych jest częściowo automatycznych, obejmujących planowanie sprzedaży, zarządzanie potencjalnymi klientami, wycenę, zarządzanie zamówieniami i działania po sprzedaży. Dla właścicieli sklepów hurtowych, którzy wykonują większość tych kroków ręcznie, jest to znaczący fragment każdego tygodnia, który można odzyskać.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez to, co możesz zautomatyzować w swoim sklepie, co Wholesale Suite już obsługuje natywnie i jak rozszerzyć swoją konfigurację za pomocą Uncanny Automator i webhooków WooCommerce. Dobrze wykonana automatyzacja sprzedaży hurtowej WooCommerce pozwala zespołowi skupić się na pracy, która faktycznie rozwija firmę.

Co możesz zautomatyzować w swoim sklepie hurtowym?

Większość powtarzalnych zadań hurtowych to silni kandydaci do automatyzacji sprzedaży hurtowej WooCommerce. Zanim wybierzesz narzędzia, warto dokładnie określić, na co poświęcasz czas każdego tygodnia. Oto najczęstsze przepływy pracy w sprzedaży hurtowej, które właściciele sklepów automatyzują:

• Powiadomienia o rejestracji i zatwierdzeniu klienta: Kiedy nowy klient hurtowy składa wniosek, Ty lub Twój zespół otrzymujecie natychmiastowe powiadomienie, a klient otrzymuje potwierdzenie, że jego wniosek jest rozpatrywany.
• Sekwencje e-maili powitalnych po zatwierdzeniu: Po zatwierdzeniu klienta hurtowego, automatycznie otrzymuje on e-mail powitalny z danymi logowania, informacjami o cenach i instrukcjami dotyczącymi rozpoczęcia pracy. Solidny przepływ wdrożenia klienta hurtowego nadaje ton całej relacji.
• Potwierdzenia zamówień i aktualizacje statusu: Każde zamówienie hurtowe uruchamia automatyczne e-maile na każdym etapie: otrzymane, w trakcie realizacji, wysłane i zakończone.
• Przypomnienia o ponownym zamówieniu: Klienci, którzy nie złożyli zamówienia od 30, 60 lub 90 dni, mogą automatycznie otrzymywać e-mail z przypomnieniem zachęcającym ich do ponownego zakupu. Otwarte oferty korzystają z tej samej dyscypliny czasowej, dlatego warto zająć się obsługą ofert hurtowych z datami ważności i automatycznym czyszczeniem.
• Powiadomienia o stanie zapasów: Kiedy zapasy popularnego produktu hurtowego spadną poniżej określonego progu, Twój zespół zostanie powiadomiony, zanim produkt stanie się niedostępny.
• Powiadomienia o zamówieniach o wysokiej wartości: Kiedy zamówienie hurtowe przekroczy ustalony próg, wiadomość Slack lub e-mail jest wysyłana bezpośrednio do kierownika magazynu lub lidera sprzedaży.

Celem nie jest automatyzacja wszystkiego od pierwszego dnia. Zamiast tego zidentyfikuj zadania, które pochłaniają najwięcej czasu i najpierw wyeliminuj ręczne kroki. Taki rodzaj skupienia sprawia, że automatyzacja sprzedaży hurtowej WooCommerce szybko przynosi zyski, zamiast utknąć w połowie drogi.

Wbudowana automatyzacja z Wholesale Suite

Wholesale Suite już automatyzuje kilka podstawowych zadań od razu po wyjęciu z pudełka, co oznacza, że spora część automatyzacji sprzedaży hurtowej WooCommerce jest dostępna, zanim dodasz jakikolwiek dodatkowy wtyczkę. Zanim zaczniesz dodawać inne narzędzia, upewnij się, że korzystasz z tego, co już jest dostępne.

Automatyczne zatwierdzanie rejestracji hurtowej

Wholesale Lead Capture zawiera opcję automatycznego zatwierdzania, która pozwala całkowicie pominąć krok ręcznego przeglądu. Po włączeniu nowi wnioskodawcy hurtowi są automatycznie zatwierdzani i przypisywani do swojej roli hurtowej natychmiast po wypełnieniu formularza rejestracyjnego.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku sklepów, które nie muszą weryfikować każdego wnioskodawcy indywidualnie. Jeśli formularz rejestracyjny już zbiera potrzebne informacje kwalifikujące (nazwa firmy, numer identyfikacji podatkowej, certyfikat sprzedawcy), automatyczne zatwierdzanie utrzymuje proces w ruchu bez wąskich gardeł.

W przypadku sklepów wymagających ręcznej weryfikacji, Lead Capture nadal wysyła powiadomienie administracyjne natychmiast po otrzymaniu nowego wniosku, dzięki czemu można go szybko zatwierdzić lub odrzucić. Jeśli zastanawiasz się, która ścieżka pasuje do Twojego sklepu, ten przewodnik po ręcznych i zautomatyzowanych zatwierdzeniach omawia kompromisy.

Konfigurowalne szablony e-maili do onboardingu

Lead Capture zawiera również konfigurowalne szablony e-maili dla trzech kluczowych punktów kontaktowych: zatwierdzenia, odrzucenia oraz powitania lub onboardingu. Możesz edytować treść, branding i wiadomości każdego e-maila, aby dopasować je do głosu Twojego sklepu.

Ma to znaczenie, ponieważ e-maile onboardingowe są często pierwszym rzeczywistym kontaktem klienta hurtowego z Twoją marką po rejestracji. Generyczna wiadomość „Twoje konto zostało zatwierdzone” nie wyróżnia Cię. Spersonalizowany e-mail powitalny zawierający link do Twojego katalogu hurtowego, szczegóły dotyczące minimalnego zamówienia i osobistą notatkę od zespołu sprzedaży zdecydowanie to robi.

E-maile transakcyjne WooCommerce

Podstawowy WooCommerce automatycznie obsługuje e-maile transakcyjne dla każdego zamówienia: potwierdzenie, w trakcie realizacji, zakończone i zwrócone. Działają one tak samo dla zamówień hurtowych, jak i detalicznych, bez potrzeby dodatkowej konfiguracji.

Jeśli chcesz dostosować wygląd i treść tych e-maili, wbudowane ustawienia e-maili WooCommerce (w sekcji WooCommerce > Ustawienia > E-maile) pozwalają dostosować szablon, kolory i tekst dla każdego statusu zamówienia.

Automatyczne ceny według roli hurtowej

Wholesale Prices Premium automatycznie stosuje odpowiednie ceny hurtowe na podstawie przypisanej roli klienta. Kiedy klient hurtowy loguje się i dodaje produkty do koszyka, widzi swoją cenę hurtową bez żadnych ręcznych korekt z Twojej strony.

Obejmuje to globalne rabaty procentowe, ceny na poziomie kategorii i ceny na poziomie produktu. Ustawiasz ceny raz, a każde zamówienie od danej roli hurtowej automatycznie korzysta z właściwych kwot. Nie ma potrzeby kopiowania cen do niestandardowych pól ani korygowania faktur po fakcie.

Co widzimy: Często widzimy, że właściciele sklepów zakładają, że potrzebują narzędzia innej firmy, zanim w pełni zbadają, co Wholesale Suite już robi natywnie. Jeśli Twoim największym problemem są powolne zatwierdzanie i ręczne e-maile powitalne, wbudowane funkcje Wholesale Lead Capture mogą być wszystkim, czego potrzebujesz do automatyzacji WooCommerce dla sprzedaży hurtowej. Obserwowaliśmy, jak sklepy skracały czas onboardingu o połowę, po prostu włączając automatyczne zatwierdzanie i dostosowując szablony e-maili.

Rozszerzanie automatyzacji za pomocą Uncanny Automator

W przypadku automatyzacji, które wykraczają poza to, co Wholesale Suite obsługuje natywnie, Uncanny Automator to wtyczka WordPress, która łączy zdarzenia w Twoim sklepie z akcjami bez pisania kodu. Warto rozważyć, czy Twoja automatyzacja sprzedaży hurtowej WooCommerce musi obejmować wiele wtyczek lub integrować się z usługami zewnętrznymi.

Jak Uncanny Automator działa w WordPress

Uncanny Automator działa całkowicie wewnątrz WordPress. Nie ma zewnętrznej usługi, na którą trzeba się zapisać, ani danych opuszczających Twoją witrynę, chyba że tak skonfigurujesz. Podstawowa koncepcja jest prosta: wyzwalacze i akcje. Kiedy coś się dzieje (wyzwalacz), wtyczka wykonuje zadanie (akcję).

Uncanny Automator współpracuje z WooCommerce i rolami użytkowników WordPress, co oznacza, że może reagować na aktywność klientów hurtowych. Na przykład może wykryć, kiedy złożono zamówienie WooCommerce, kiedy zmienia się rola użytkownika lub kiedy zamówienie osiągnie określoną kwotę. Następnie może wysyłać e-maile, publikować wiadomości na Slacku, aktualizować arkusze kalkulacyjne lub wysyłać webhoki.

Według Salesforce, przedstawiciele handlowi spędzają tylko 28% swojego czasu na faktycznej sprzedaży, a reszta jest pochłaniana przez zadania administracyjne, takie jak zarządzanie transakcjami i wprowadzanie danych. Właściciele sklepów hurtowych, którzy zajmują się również operacjami, często mają jeszcze gorszy wskaźnik. Narzędzia takie jak Uncanny Automator pomagają odzyskać część tego czasu.

Przykładowe automatyzacje dla handlu hurtowego, które możesz zbudować

Oto trzy praktyczne automatyzacje, które możesz skonfigurować dla sklepu hurtowego:

• Nowy klient hurtowy zatwierdzony, następnie powiadomienie Slack dla zespołu sprzedaży: Kiedy rola użytkownika zmieni się na Twoją rolę hurtową, Uncanny Automator wysyła wiadomość do wyznaczonego kanału Slack. Twój zespół sprzedaży natychmiast wie, że nowe konto hurtowe jest aktywne, bez konieczności sprawdzania panelu administracyjnego WordPress.
• Zamówienie hurtowe przekracza 1000 USD: wyślij e-mail do kierownika magazynu. Kiedy zamówienie WooCommerce zostanie zrealizowane i jego kwota przekroczy ustalony próg, wtyczka automatycznie wysyła e-mail do Twojego kierownika ds. realizacji. Zamówienia o wysokiej wartości są oznaczane do priorytetowej obsługi.
• Klient nieaktywny przez 30 dni, następnie e-mail z przypomnieniem o ponownym zamówieniu: Korzystając z wyzwalaczy zaplanowanych lub warunkowych, możesz zidentyfikować klientów, którzy nie zamawiali w określonym czasie i automatycznie wysłać im spersonalizowane przypomnienie o ponownym zamówieniu.

Te automatyzacje są budowane na podstawie zdarzeń zamówień i użytkowników WooCommerce, a nie konkretnej integracji Wholesale Suite. Kluczem jest to, że Twoi klienci hurtowi są klientami WooCommerce z określonymi rolami użytkowników, a Uncanny Automator może działać na podstawie tych ról i danych zamówień.

Używanie Webhooków do zaawansowanej automatyzacji

Webhooki WooCommerce pozwalają Twojemu sklepowi automatycznie wysyłać dane do zewnętrznych systemów po wystąpieniu określonych zdarzeń. Są one przydatne, gdy automatyzacja WooCommerce dla handlu hurtowego wymaga integracji z narzędziami spoza WordPress, takimi jak system CRM, ERP lub system zarządzania zapasami.

Webhook wysyła żądanie HTTP do określonego przez Ciebie adresu URL za każdym razem, gdy wystąpi wybrane zdarzenie. WooCommerce zawiera wbudowaną obsługę webhooków, którą można skonfigurować w WooCommerce > Ustawienia > Zaawansowane > Webhooki. Typowe wyzwalacze webhooków obejmują tworzenie zamówień, zmiany statusu zamówień, tworzenie klientów i aktualizacje produktów.

Dla sklepów hurtowych webhoki są szczególnie cenne w kilku zadaniach:

• Synchronizacja nowych klientów hurtowych z Twoim CRM: Kiedy nowy klient rejestruje się, webhook wysyła jego dane do Twojego CRM, dzięki czemu Twój zespół sprzedaży może się z nim skontaktować.
• Przesyłanie danych zamówień do systemu ERP lub księgowego: Duże zamówienia hurtowe mogą być automatycznie kierowane do Twojego oprogramowania do realizacji zamówień.
• Wyzwalanie zewnętrznych systemów powiadomień: Jeśli Twój zespół korzysta z narzędzia spoza WordPress do alertów lub zarządzania zadaniami, webhooks wypełniają tę lukę.

Webhooks są bardziej techniczne niż automatyzacja oparta na wtyczkach, ale są potężne dla sklepów, które muszą połączyć WooCommerce z zewnętrznymi systemami biznesowymi. Jeśli już planujesz swoją automatyzację e-mail hurtowych WooCommerce, webhooks mogą rozszerzyć tę samą wydajność na Twoje narzędzia back-office.

Najlepsze praktyki dotyczące automatyzacji WooCommerce dla sprzedaży hurtowej

Zacznij prosto, przetestuj wszystko i zachowaj ludzki kontakt tam, gdzie jest on najważniejszy. Kiedy automatyzacja WooCommerce dla sprzedaży hurtowej jest dobrze wykonana, oszczędza godziny każdego tygodnia. Źle wykonana, tworzy problemy trudniejsze do naprawienia niż proces ręczny, który zastąpiła.

Zacznij od jednej automatyzacji i rozbudowuj

Nie próbuj automatyzować całego przepływu pracy hurtowej w jeden weekend. Wybierz jedno zadanie, które marnuje najwięcej czasu lub powoduje najwięcej błędów, zautomatyzuj je, zweryfikuj, czy działa niezawodnie przez dwa tygodnie, a następnie przejdź do następnego.

Dla większości sklepów hurtowych punktem wyjścia o największym wpływie jest automatyzacja rejestracji i zatwierdzania. To drzwi wejściowe do Twojego biznesu hurtowego, a opóźnienia tam kosztują Cię klientów. Według Gartnera, 61% kupujących B2B preferuje teraz całkowicie samodzielne zakupy, co oznacza, że oczekują samoobsługowej rejestracji i szybkich zatwierdzeń.

Przetestuj każdą automatyzację przed jej uruchomieniem

Przeprowadź testowe zamówienia i testowe rejestracje, a następnie zweryfikuj, czy każdy e-mail został wysłany do właściwej osoby z poprawną treścią. Sprawdź, czy powiadomienia Slack trafiają na właściwy kanał. Potwierdź, że ładunki webhook zawierają dane, których oczekuje Twój zewnętrzny system.

Zepsuta automatyzacja jest gorsza niż brak automatyzacji. Klient, który otrzymuje nieczytelny e-mail powitalny lub nie otrzymuje go wcale, ma gorsze wrażenie niż ten, który czeka kilka godzin na ręczną odpowiedź.

Zachowaj ludzki kontakt dla kont o wysokiej wartości

Automatyzacja jest świetna do rutynowych zadań i standardowych klientów hurtowych. Twoi najwięksi klienci, ci składający zamówienia na 5000 lub 10000 dolarów, zasługują na osobistą uwagę.

Nie automatyzuj relacji z Twoimi najlepszymi klientami. Użyj automatyzacji do obsługi rutyny, aby mieć więcej czasu na zapewnienie tym kluczowym klientom osobistej obsługi, która sprawia, że wracają.

Co widzimy: Często popełnianym błędem jest automatyzacja przez właścicieli sklepów całego przepływu rejestracji i onboardingu, a następnie zastanawianie się, dlaczego ich najwięksi potencjalni klienci hurtowi czują się zignorowani. W przypadku klientów składających zamówienia na 5000 dolarów lub więcej, osobisty e-mail lub telefon po zatwierdzeniu robi realną różnicę. Zautomatyzuj rutynę, aby mieć przepustowość dla relacji, które są najważniejsze.

Zautomatyzuj swoje procesy hurtowe WooCommerce już dziś

Sklepy hurtowe, które rosną najszybciej, nie są tymi z największą liczbą produktów ani najniższymi cenami. Są to te, które eliminują ręczne wąskie gardła, dzięki czemu ich zespół może skupić się na tym, co faktycznie napędza biznes: budowaniu relacji, pozyskiwaniu lepszych produktów i obsłudze najlepszych klientów. Automatyzacja hurtowa WooCommerce jest sposobem, w jaki to osiągają.

Dobrą wiadomością jest to, że automatyzacja hurtowa WooCommerce nie musi oznaczać skomplikowanego stosu technologicznego ani drogiej subskrypcji SaaS. Zaczyna się od narzędzi, które już posiadasz: automatycznego zatwierdzania, szablonów e-maili i cen opartych na rolach wbudowanych w Wholesale Suite, rozszerzonych o Uncanny Automator i webhooki tylko wtedy, gdy Twoje przepływy pracy tego autentycznie wymagają. Zacznij od pojedynczego zadania, które kosztuje Cię najwięcej czasu, udowodnij, że działa, a następnie rozbudowuj.

Oto, co omówiliśmy w tym artykule:

• Co możesz zautomatyzować w swoim sklepie hurtowym?
• Wbudowana automatyzacja z Wholesale Suite
• Rozszerzanie automatyzacji za pomocą Uncanny Automator
• Używanie webhooków do zaawansowanej automatyzacji
• Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji hurtowej WooCommerce

Gotowy na usprawnienie swoich operacji? Kup pakiet Wholesale Suite i zacznij od wbudowanych funkcji, które obsługują zatwierdzanie, e-maile i ceny od razu po wyjęciu z pudełka. Stamtąd możesz dodawać dodatkową automatyzację hurtową WooCommerce w miarę rozwoju Twojego sklepu.

Często zadawane pytania