Wanneer een groothandelsklant een bestelling plaatst met een betalingsregeling, wanneer moet de klok beginnen te tikken voor hun termijnen? Tot nu toe koppelde Wholesale Payments alle schema's van betalingsregelingen aan de besteldatum — het moment waarop de klant op “Bestelling plaatsen” klikt. Maar voor veel groothandelsworkflows is dat niet logisch.
Wat als u het product eerst moet produceren? En wat als de levering twee weken duurt? Wat als de klant de eerste termijn pas hoeft te betalen nadat ze hun goederen daadwerkelijk hebben ontvangen?
Onze nieuwe functie Startdatum van het schema van de betalingsregeling lost dit op door u in staat te stellen de schema's van betalingsregelingen te koppelen aan de voltooiddatum van de bestelling in plaats van aan de besteldatum. Dit geeft u volledige controle over wanneer termijnen beginnen, in lijn met uw werkelijke leveringstijdlijn.
Waarom schema's van betalingsregelingen flexibiliteit nodig hebben
In een typisch retailscenario worden bestellingen bijna onmiddellijk geplaatst en geleverd. Het koppelen van schema's van betalingsregelingen aan de besteldatum werkt prima, omdat de klant hun product binnen enkele dagen ontvangt.
Groothandel is anders. Bestellingen omvatten vaak maatwerkproductie, inkoop van grote hoeveelheden, kwaliteitscontroles en complexe verzendlogistiek. Weken of zelfs maanden kunnen verstrijken tussen het moment dat een bestelling wordt geplaatst en het moment dat deze daadwerkelijk wordt geleverd. Gedurende die periode kan wat begon op de besteldatum al termijnen hebben gegenereerd of zelfs te late betalingsmeldingen hebben geactiveerd voordat de klant ook maar één artikel heeft ontvangen.
Dit zorgt voor frictie. Klanten hebben het gevoel dat ze worden gefactureerd voor producten die ze niet hebben ontvangen. Uw supportteam behandelt klachten. En de relatie tussen u en uw groothandelskopers lijdt hieronder.
Door de schema's van betalingsregelingen te laten starten vanaf de voltooiddatum, elimineert u deze mismatch volledig. Termijnen beginnen pas wanneer u de bestelling als voltooid markeert, wat doorgaans betekent dat de goederen zijn verzonden of geleverd.
Hoe schema's van betalingsregelingen werken met deze functie
De nieuwe instelling introduceert twee modi:
Besteldatum (standaard)
Dit is het bestaande gedrag. Het begint onmiddellijk na het plaatsen van de bestelling. Facturen worden aangemaakt bij het afrekenen, Stripe-facturen worden gegenereerd en de tijdlijn van de termijnen begint te tellen vanaf de besteldatum. Niets verandert als u deze instelling zo laat staan.
Voltooiddatum
Wanneer u “Voltooiddatum” selecteert, verandert het gedrag aanzienlijk:
Bij het afrekenen:
- Voor automatisch-afgerekende bestellingen worden er geen factuurregels in de database ingevoegd en worden er geen Stripe-facturen aangemaakt. In plaats daarvan worden de gegevens van de betalingsonderverdeling opgeslagen als bestelmeta (_wpay_deferred_breakdown), waardoor alle schema's van betalingsregelingen effectief worden uitgesteld.
- Voor niet-automatisch-afgerekende bestellingen wordt er een conceptfactuur van Stripe aangemaakt, maar niet voltooid. Dit reserveert de factuurstructuur zonder deze te activeren.
Bij voltooiing van de bestelling:
- Het systeem activeert het aanmaken van facturen (voor automatisch afrekenen) of het voltooien van facturen (voor niet-automatisch afrekenen).
- Alle betalingsplan schema's worden opnieuw berekend met de voltooiingsdatum als ankerpunt. Factuurregels worden ingevoegd met tijdstempels gebaseerd op wanneer de bestelling is voltooid, niet wanneer deze is geplaatst.
- E-mailherinneringen worden gepland vanaf de voltooiingsdatum.
Bij annulering of terugbetaling:
- Als een uitgestelde bestelling wordt geannuleerd vóór voltooiing, wordt alle uitstel-meta opgeschoond. Voor bestellingen zonder automatische incasso wordt de concept-Stripe-factuur verwijderd. Er worden nooit termijnen aangemaakt en de betalingsplannen worden effectief ongeldig.
Betalingsplan schema's instellen voor uitgestelde betaling
Configuratie is eenvoudig:
- Ga naar WP Admin → Wholesale Settings → WooCommerce Wholesale Payments → Checkout.
- Zoek de nieuwe dropdown Payment Plan Schedule Start Date.
- Selecteer “Completed Date” om betalingsplan schema's uit te stellen tot de bestelling is voltooid.
- Opslaan uw wijzigingen.
Dat is alles. Vanaf nu zullen alle nieuwe bestellingen die met een betalingsplan worden geplaatst, hun betalingsplan schema's verankerd hebben aan de voltooiingsdatum.
Per-bestelling veiligheid
Een van de meest doordachte aspecten van deze functie is het per-bestelling ontwerp. Wanneer een klant een bestelling plaatst, wordt de op dat moment actieve instelling opgeslagen op de bestelling zelf als meta-gegevens (_wpay_schedule_start_date). Dit betekent:
- Als u schakelt van "Order Date" naar "Completed Date", blijven bestaande bestellingen die al onder de "Order Date" instelling zijn geplaatst onaangetast. Hun betalingsplan schema's blijven lopen vanaf de oorspronkelijke besteldatum.
- Als u later terugschakelt naar "Order Date", blijven bestellingen die onder de "Completed Date" instelling zijn geplaatst uitgesteld tot voltooiing. Hun betalingsplan schema's zijn nog steeds gekoppeld aan de voltooiingsdatum.
Dit schakelaar-veilige ontwerp zorgt ervoor dat u met de instelling kunt experimenteren of deze seizoensgebonden kunt wijzigen zonder u zorgen te maken over het verstoren van uw schema's voor reeds lopende bestellingen.
Praktische scenario's voor uitgestelde betalingsplan schema's
Scenario 1: Op maat gemaakte producten
U produceert meubels op maat voor groothandelsklanten. Elke bestelling duurt 4-6 weken om te produceren. Met betalingsplan schema's gekoppeld aan de voltooiingsdatum, plaatst uw klant een bestelling in januari, u produceert in februari, en markeert de bestelling begin maart als voltooid. De eerste termijn is verschuldigd in maart - niet in januari. De klant wordt pas gefactureerd nadat ze hun goederen hebben ontvangen.
Scenario 2: Seizoensgebonden pre-orders
U verkoopt seizoensgebonden groothandelsgoederen (vakantiedecoraties, zomermeubilair) die maanden van tevoren worden besteld. Door uit te stellen naar de voltooiingsdatum, kunnen klanten pre-orders plaatsen zonder onmiddellijk de termijnklok te starten. Betalingsplan schema's beginnen pas wanneer u in het seizoen verzendt.
Scenario 3: Kwaliteitscontrole workflow
Uw fulfillmentproces omvat een kwaliteitsborgingsstap. Bestellingen blijven in verwerking terwijl monsters worden geïnspecteerd. Het uitstellen van betalingsplan schema's betekent dat uw team de tijd kan nemen die ze nodig hebben voor QA zonder zich zorgen te maken over tussentijdse aflossingen die zich opstapelen.
Lijn uw betalingsplan schema's uit met uw fulfillment realiteit
De functie voor betalingsplan schema's is nu beschikbaar in de nieuwste versie van Wholesale Payments. Als uw fulfillmentproces enige vertraging inhoudt tussen het plaatsen van een bestelling en de levering, zullen uitgestelde betalingsplan schema's uw facturering eerlijker maken, uw klanten gelukkiger maken en uw support wachtrij korter maken.
Dit is wat u moet weten over deze update:
Ga naar Wholesale Instellingen → Wholesale Payments → Checkout, selecteer “Datum voltooid” uit de dropdown Startdatum betalingsplan schema, en begin vandaag nog met het afstemmen van uw betalingsschema's op uw daadwerkelijke leveringstijdlijn.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik een uitgestelde bestelling nooit als voltooid markeer?
De betalingsplan schema's blijven onbeperkt in hun status “Wacht op voltooiing”. Er worden geen facturen aangemaakt, geen kosten in rekening gebracht en geen e-mailherinneringen verzonden. De bestelling blijft in zijn huidige status wachten op voltooiing. Als u de bestelling uiteindelijk annuleert, wordt de uitgestelde gegevens automatisch opgeschoond.
Kan ik uitgestelde en niet-uitgestelde bestellingen mixen?
Ja. De instelling wordt geëvalueerd tijdens het afrekenen en per bestelling opgeslagen. Als u de instelling halverwege een dag wijzigt, volgen bestellingen die vóór de wijziging zijn geplaatst het oude gedrag, en bestellingen die erna zijn geplaatst volgen het nieuwe gedrag. Betalingsplan schema's op elke bestelling zijn onafhankelijk.
Heeft dit invloed op de betalingsbedragen?
Nee. De termijnbedragen worden berekend tijdens het afrekenen op basis van het besteltotaal en het geselecteerde betalingsplan. Het uitstellen van betalingsplan schema's tot de voltooiingsdatum verandert alleen wanneer die termijnen vervallen, niet hoeveel ze zijn.
Wat als de bestelling gedeeltelijk wordt terugbetaald vóór voltooiing?
Als een uitgestelde bestelling volledig wordt terugbetaald of geannuleerd, wordt de uitstel-meta opgeschoond en worden er geen facturen aangemaakt. De afhandeling van gedeeltelijke terugbetalingen volgt de standaard WooCommerce terugbetalingsstroom — wanneer geactiveerd, zal het de aangepaste totalen weerspiegelen.
Werken e-mailherinneringen met uitgestelde betalingsplan schema's?
Ja. E-mailherinneringen worden gepland wanneer de betalingsplan schema's worden geactiveerd (bij voltooiing van de bestelling), waarbij de voltooiingsdatum als ankerpunt voor alle tijdsberekeningen wordt gebruikt. Klanten ontvangen herinneringen met betrekking tot hun daadwerkelijke vervaldata van de termijnen.
