Hoe wholesale-offertes te beheren als beheerder

Wanneer een groothandelsklant een offerte indient, komt deze binnen op uw admin Offertes-dashboard, wachtend op uw beoordeling. Vanaf daar kunt u prijzen aanpassen, de offerte goedkeuren of weigeren, deze rechtstreeks omzetten in een WooCommerce-bestelling en communiceren met de klant — allemaal zonder WordPress te verlaten. Dit artikel leidt u door elke stap van de workflow voor offertebeheer in de admin van WooCommerce Wholesale Quotes.

Het Offertes-dashboard vinden

Het Offertes-dashboard is toegankelijk vanaf twee plaatsen in uw WordPress-admin:

• Groothandel > Offertes — als u WooCommerce Wholesale Prices hebt geïnstalleerd
• WooCommerce > Offertes — beschikbaar als een zelfstandig menu-item

Het dashboard toont alle ingediende offertes (exclusief interne conceptoffertes) in een gepagineerde lijst. U kunt zoeken op offertenummer of klantnaam, filteren op status en filteren op klant.

Offertestatussen begrijpen

Elke offerte doorloopt een levenscyclus van statussen. Weten wat elk betekent, helpt u te beslissen welke actie u moet ondernemen.

Status	Wat het betekent	Beschikbare acties
In afwachting	Ingezonden door de klant, wachtend op beoordeling door de admin	Goedkeuren, Weigeren, Bewerken, Verwijderen, Bericht
Goedgekeurd	U hebt de offerte goedgekeurd; de klant kan doorgaan	Omzetten naar Bestelling, Bewerken, Verwijderen, Bericht
Geweigerd	U hebt de offerte geweigerd met een reden	Bewerken, Verwijderen, Bericht (indien ingeschakeld in instellingen)
Omgezet	Offerte is omgezet in een WooCommerce-bestelling	Bestelling bekijken, Bericht (indien ingeschakeld in instellingen)
Vervallen	De vervaldatum van de offerte is verstreken zonder dat er actie op is ondernomen	Goedkeuren, Weigeren, Bewerken, Verwijderen

Stap 1: Een offerte beoordelen

1. Klik vanuit het Offertes-dashboard op de offerte die u wilt beoordelen.
2. Het detailvenster van de offerte wordt geopend en toont de naam en e-mail van de klant, het offertenummer, de indieningsdatum, de vervaldatum (indien ingesteld) en de volledige lijst met regelitems.
3. Elk regelitem toont de productnaam, SKU, hoeveelheid, groothandelsprijs en verkoopprijs ter vergelijking.

Stap 2: De offerte bewerken (optioneel)

Voordat u goedkeurt, kunt u de offerte aanpassen om onderhandelde prijzen weer te geven, producten toe te voegen of te verwijderen, of interne notities toe te voegen.

Prijzen en hoeveelheden van regelitems bewerken

1. Klik in de tabel met regelitems op het bewerkingspictogram naast het item dat u wilt wijzigen.
2. Werk de groothandelsprijs of hoeveelheid bij zoals nodig.
3. Klik op Opslaan bij het item om de wijziging toe te passen. Het totaal van de offerte wordt automatisch bijgewerkt.

Producten toevoegen of verwijderen

1. Gebruik het veld Product toevoegen om een product toe te voegen — zoek op productnaam of SKU en selecteer het item. De groothandelsprijs voor de rol van de klant wordt automatisch geladen.
2. Klik op het verwijderingspictogram op dat regelitem om een product te verwijderen.
3. Klik op Opslaan om uw wijzigingen toe te passen.

Admin-notities toevoegen en het offerte-nummer bewerken

U kunt interne notities toevoegen aan de offerte — deze zijn alleen zichtbaar voor beheerders en worden meegenomen wanneer de offerte wordt geconverteerd naar een bestelling. U kunt ook het veld met het offerte-nummer bewerken als u het nodig heeft om een specifiek referentieformaat te volgen.

Stap 3: Een offerte goedkeuren

Het goedkeuren van een offerte stelt de klant per e-mail op de hoogte (als de e-mail 'Offerte goedgekeurd' is ingeschakeld) en verplaatst de offerte naar de status Goedgekeurd, waarna deze kan worden geconverteerd naar een bestelling.

1. Open het detailvenster van de offerte.
2. Klik op Goedkeuren.
3. De status van de offerte verandert in Goedgekeurd en de klant ontvangt een e-mailmelding.

Als u wilt goedkeuren en direct wilt converteren naar een bestelling in één actie, kunt u de knop Converteren naar bestelling gebruiken — deze keurt de offerte eerst automatisch goed als deze nog in behandeling is.

Stap 4: Een offerte weigeren

Het weigeren van een offerte vereist dat u een reden opgeeft. De reden wordt naar de klant gestuurd in de e-mail 'Offerte geweigerd' (indien ingeschakeld), zodat deze begrijpt wat er is gebeurd en contact kan opnemen.

1. Open het detailvenster van de offerte.
2. Klik op Weigeren.
3. Er verschijnt een prompt waarin om een reden voor weigering wordt gevraagd. Voer uw reden in — deze is verplicht en wordt opgenomen in de meldingse-mail naar de klant.
4. Klik op Bevestigen om te weigeren. De status van de offerte verandert in Geweigerd.

Stap 5: Een goedgekeurde offerte omzetten in een bestelling

Het converteren van een offerte creëert een WooCommerce-bestelling met de groothandelsprijzen die in de offerte zijn vastgelegd. De bestelling wordt aangemaakt met de status In afwachting van betaling, zodat de klant de betaling kan voltooien via uw normale afrekenproces.

1. Open een goedgekeurde offerte (of een offerte in behandeling — het systeem keurt deze eerst automatisch goed).
2. Klik op Converteren naar bestelling.
3. De plugin maakt een WooCommerce-bestelling aan met de regelitems van de offerte tegen hun vastgelegde groothandelsprijzen. Als de offerte factuur- of verzendadressen bevatte, worden deze automatisch toegepast op de bestelling.
4. De status van de offerte verandert in Geconverteerd en een link naar de nieuwe WooCommerce-bestelling verschijnt op het detailvenster van de offerte.

Bij conversie controleert de plugin de voorraadbeschikbaarheid met behulp van uw instelling Afgeprijsde producten afhandelen (te vinden onder Groothandel > Instellingen > Groothandel Offertes > Algemeen). Als deze is ingesteld op Uitsluiten, worden artikelen die niet op voorraad zijn uit de bestelling verwijderd. Als deze is ingesteld op Nabestelling (de standaardinstelling), worden alle artikelen opgenomen en behandelt WooCommerce nabestellingen zoals normaal.

Berichten verzenden naar de klant

Als de berichtfunctie is ingeschakeld (onder Groothandel > Instellingen > Groothandel Offertes > Algemeen > Berichtinstellingen), bevat elk detailvenster van een offerte een berichtendiscussie. U kunt rechtstreeks vanuit de offerte een bericht naar de klant sturen — bijvoorbeeld om een verduidelijkende vraag te stellen voordat u goedkeurt, of om een prijsaanpassing uit te leggen.

1. Open het detailvenster van de offerte.
2. Scroll naar de sectie Berichten.
3. Typ uw bericht en klik op Verzenden.
4. De klant ontvangt een e-mailmelding (indien de e-mail voor klantberichten is ingeschakeld) en kan reageren vanuit zijn eigen offerteoverzicht.

Vervaldatum van offertes

Offertes verlopen automatisch na het aantal dagen dat is ingesteld onder Groothandel > Instellingen > Groothandel Offertes > Algemeen > Dagen voor offerteverval (standaard: 30 dagen). Wanneer een offerte verloopt:

• De status verandert in Vervallen
• De klant ontvangt een e-mailmelding voor verlopen offertes (indien ingeschakeld)
• U kunt de offerte nog steeds goedkeuren of converteren vanuit de admin — vervallen voorkomt alleen dat klanten er direct op reageren

Om een specifieke vervaldatum in te stellen voor een individuele offerte, bewerkt u het veld Vervalt op op het detailvenster van de offerte voordat u goedkeurt.

Een offerte verwijderen

Om een offerte permanent te verwijderen, opent u het detailvenster van de offerte en klikt u op Verwijderen. U kunt ook meerdere offertes selecteren in de lijst op het dashboard en ze in bulk verwijderen met behulp van de besturingselementen voor Bulkacties.

Het verwijderen van een offerte is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Als de offerte al is geconverteerd naar een WooCommerce-bestelling, wordt de bestelling niet verwijderd bij het verwijderen van de offerte.

Veelgestelde vragen

Kan ik een wachtende offerte naar een bestelling converteren zonder deze eerst goed te keuren?
Ja. Als u op Converteren naar bestelling klikt op een wachtende offerte, wordt deze automatisch goedgekeurd en direct in één stap geconverteerd.

Update het converteren van een offerte de voorraadniveaus?
Ja. Het converteren van een offerte creëert een standaard WooCommerce-bestelling, die de voorraadniveaus vermindert volgens uw WooCommerce-voorraadbeheerinstellingen — net als elke andere bestelling die via uw winkel wordt geplaatst.

Kan ik een offerte bewerken nadat deze is goedgekeurd?
Ja. U kunt artikelen, prijzen, notities en het offertenummer bewerken op offertes in elke status, inclusief goedgekeurd en verlopen. Wijzigingen in de prijzen van een reeds goedgekeurde offerte worden van kracht wanneer de offerte wordt geconverteerd naar een bestelling.

Wat gebeurt er met de offerte van de klant als ik deze weiger?
De klant ontvangt een e-mailmelding met de door u opgegeven reden voor weigering. De offerte wordt weergegeven als Geweigerd in de lijst met offertes in hun account. U kunt nog steeds een bericht sturen naar de klant via het offertegesprek om de volgende stappen te bespreken.

Hulp Nodig?

Als je een vraag hebt of tegen problemen aanloopt, staan we klaar om te helpen.

• Premium gebruikers: Open een ondersteuningsticket
• Gratis gebruikers: Bezoek ons communityforum