Wholesale-offertes van uw klanten verschijnen in het admin-dashboard van WooCommerce Wholesale Quotes, klaar om actie op te ondernemen. Open een offerte om artikelprijzen aan te passen, de aanvraag goed te keuren of af te wijzen, deze direct om te zetten in een WooCommerce-bestelling en de klant te berichten, allemaal zonder WordPress te verlaten.
Vereisten
- WooCommerce Wholesale Quotes en WooCommerce Wholesale Prices geïnstalleerd en actief.
- Een admin-account met de manage_woocommerce-mogelijkheid (Shop Manager of Administrator).
Het Offertes-dashboard vinden
Het dashboard voor offertes bevindt zich onder Wholesale > Quotes in uw WordPress-admin. Het Wholesale-menu wordt toegevoegd door WooCommerce Wholesale Prices, wat Wholesale Quotes vereist.
Het dashboard toont alle ingediende offertes (exclusief interne conceptoffertes) in een gepagineerde lijst. U kunt zoeken op offertenummer, offerte-ID of e-mailadres van de klant, filteren op status en filteren op klant.
Offertestatussen begrijpen
Elke offerte doorloopt een levenscyclus van statussen. Weten wat elk betekent, helpt u te beslissen welke actie u moet ondernemen.
| Status | Wat het betekent | Beschikbare acties |
|---|---|---|
| In afwachting | Ingezonden door de klant, wachtend op beoordeling door de admin | Goedkeuren, Weigeren, Bewerken, Verwijderen, Bericht |
| Goedgekeurd | U hebt de offerte goedgekeurd; de klant kan doorgaan | Omzetten naar Bestelling, Bewerken, Verwijderen, Bericht |
| Geweigerd | U hebt de offerte geweigerd met een reden | Bewerken, Verwijderen, Bericht (indien ingeschakeld in instellingen) |
| Omgezet | Offerte is omgezet in een WooCommerce-bestelling | Bestelling bekijken, Bericht (indien ingeschakeld in instellingen) |
| Vervallen | De vervaldatum van de offerte is verstreken zonder dat er actie op is ondernomen | Goedkeuren, Weigeren, Bewerken, Verwijderen |
Stap 1: Een offerte beoordelen
- Klik vanuit het Offertes-dashboard op de offerte die u wilt beoordelen.
- Het detailvenster van de offerte wordt geopend en toont de naam en e-mail van de klant, het offertenummer, de indieningsdatum, de vervaldatum (indien ingesteld) en de volledige lijst met regelitems.
- Elk regelitem toont de productnaam, SKU, hoeveelheid, groothandelsprijs en verkoopprijs ter vergelijking.
Stap 2: De offerte bewerken (optioneel)
Voordat u goedkeurt, kunt u de offerte aanpassen om onderhandelde prijzen weer te geven, of producten toevoegen en verwijderen.
Prijzen en hoeveelheden van regelitems bewerken
- Klik in de tabel met regelitems op het bewerkingspictogram naast het item dat u wilt wijzigen.
- Werk de groothandelsprijs of hoeveelheid bij zoals nodig.
- Klik op Opslaan bij het item om de wijziging toe te passen. Het totaal van de offerte wordt automatisch bijgewerkt.
Voor een gedetailleerde uitleg van hoe de admin-prijs-override werkt, inclusief hoe deze verschilt van wat klanten zien, zie Artikelprijzen in een offerte bewerken hieronder.
Producten toevoegen of verwijderen
- Om een product toe te voegen, klikt u op de knop Product toevoegen. Dit opent de Producten toevoegen-modal, waar u kunt zoeken op productnaam of SKU en het artikel kunt selecteren. De wholesale-prijs voor de rol van de klant wordt automatisch geladen.
- Klik op het verwijderingspictogram op dat regelitem om een product te verwijderen.
- Klik op Opslaan om uw wijzigingen toe te passen.
Producten importeren via CSV
De admin-offerte-editor bevat een optie CSV uploaden waarmee u in één stap bulkproducten aan een offerte kunt toevoegen, zonder items één voor één te zoeken en toe te voegen. Klik op CSV uploaden om het uploadgebied te openen, sleep vervolgens een CSV-bestand (of klik om te bladeren) met product-ID's of SKU's en hoeveelheden. Een link CSV-sjabloon downloaden wordt verstrekt, zodat u kunt beginnen met het juiste formaat. Bestanden kunnen tot 512 KB groot zijn en zijn beperkt tot 500 rijen.
Bewerk het offerte-nummer
U kunt het veld offertenummer bewerken als u wilt dat het een specifiek referentieformaat volgt.
Artikelprijzen in een offerte bewerken
Een van de krachtigste B2B-onderhandelingstools in WooCommerce Wholesale Quotes is de mogelijkheid voor beheerders om de wholesale-prijs van elk individueel artikel te overschrijven, rechtstreeks vanuit het offerte-detailvenster. U kunt een eenmalige prijs onderhandelen voor een specifieke deal zonder een nieuwe offerte te maken of de prijsregels van uw winkel te wijzigen.
Dit is een functie die alleen voor beheerders beschikbaar is. Klanten kunnen hoeveelheden aanpassen aan hun kant van de offerte, maar kunnen geen prijzen wijzigen. Dit houdt uw prijsstructuur onder controle en geeft u de flexibiliteit om per klant of per deal te onderhandelen.
Hoe een artikelprijs te overschrijven
- Open de offerte vanuit het Offertes-dashboard.
- Zoek in de tabel Offerte-artikelen het artikel waarvan u de prijs wilt wijzigen.
- Klik op het Bewerken-icoon (potloodicoon) in die rij. De kolommen Prijs en Aantal worden bewerkbare invoervelden.
- Voer uw nieuwe prijs in het veld Prijs in. U kunt elk bedrag instellen. De overschreven prijs vervangt de oorspronkelijke wholesale prijs alleen voor deze offerte.
- Klik op de knop Opslaan (vinkicoon) in die rij om de wijziging te bevestigen.
- Klik op Bijwerken (rechtsboven op het offerte-scherm) om de gehele offerte met de nieuwe prijzen op te slaan.
De overschreven prijs wordt alleen voor deze offerte opgeslagen en heeft geen invloed op de wholesale prijsregels van uw product elders in de winkel. Wanneer de offerte wordt geconverteerd naar een WooCommerce-bestelling, gebruikt de bestelling de prijs die u hier instelt, niet de oorspronkelijke wholesale prijs.
Stap 3: Een offerte goedkeuren
Het goedkeuren van een offerte stelt de klant per e-mail op de hoogte (als de e-mail 'Offerte goedgekeurd' is ingeschakeld) en verplaatst de offerte naar de status Goedgekeurd, waarna deze kan worden geconverteerd naar een bestelling.
- Open het detailvenster van de offerte.
- Klik op Goedkeuren.
- De status van de offerte verandert in Goedgekeurd en de klant ontvangt een e-mailmelding.
Als u een offerte wilt goedkeuren en direct wilt converteren naar een bestelling in één actie, kunt u de knop Converteren naar bestelling gebruiken. Deze keurt de offerte eerst automatisch goed als deze nog in behandeling is.
Stap 4: Een offerte weigeren
Het weigeren van een offerte vereist dat u een reden opgeeft. De reden wordt naar de klant gestuurd in de e-mail 'Offerte geweigerd' (indien ingeschakeld), zodat deze begrijpt wat er is gebeurd en contact kan opnemen.
- Open het detailvenster van de offerte.
- Klik op Weigeren.
- Er verschijnt een prompt waarin om een reden voor weigering wordt gevraagd. Voer uw reden in. Dit is verplicht en wordt opgenomen in de notificatiemail naar de klant.
- Klik op Weigeren om te bevestigen. De status van de offerte verandert in Geweigerd.
Stap 5: Een goedgekeurde offerte omzetten in een bestelling
Het converteren van een offerte creëert een WooCommerce-bestelling met de groothandelsprijzen die in de offerte zijn vastgelegd. De bestelling wordt aangemaakt met de status In afwachting van betaling, zodat de klant de betaling kan voltooien via uw normale afrekenproces.
- Open een goedgekeurde offerte (of een offerte in behandeling, die het systeem eerst automatisch goedkeurt).
- Klik op Converteren naar bestelling.
- De plugin maakt een WooCommerce-bestelling aan met de regelitems van de offerte tegen hun vastgelegde groothandelsprijzen. Als de offerte factuur- of verzendadressen bevatte, worden deze automatisch toegepast op de bestelling.
- De status van de offerte verandert in Geconverteerd en een link naar de nieuwe WooCommerce-bestelling verschijnt op het detailvenster van de offerte.
Bij conversie controleert de plugin de voorraadbeschikbaarheid met behulp van uw instelling Afgeprijsde producten afhandelen (te vinden onder Groothandel > Instellingen > Groothandel Offertes > Algemeen). Als deze is ingesteld op Uitsluiten, worden artikelen die niet op voorraad zijn uit de bestelling verwijderd. Als deze is ingesteld op Nabestelling (de standaardinstelling), worden alle artikelen opgenomen en behandelt WooCommerce nabestellingen zoals normaal.
Berichten verzenden naar de klant
Als de berichtfunctie is ingeschakeld (onder Wholesale > Instellingen > Wholesale Offertes > Algemeen > Berichtinstellingen), bevat elk offerte-detail scherm een berichtendiscussie. U kunt rechtstreeks vanuit de offerte een bericht naar de klant sturen, bijvoorbeeld om een verduidelijkende vraag te stellen voordat u goedkeurt, of om een prijsaanpassing uit te leggen.
- Open het detailvenster van de offerte.
- Scroll naar de sectie Berichten.
- Typ uw bericht en klik op Verzenden.
- De klant ontvangt een e-mailmelding (indien de e-mail Offertemelding (Klant) is ingeschakeld) en kan reageren vanuit zijn eigen offerte-weergave.
Vervaldatum van offertes
Offertes verlopen automatisch na het aantal dagen dat is ingesteld onder Groothandel > Instellingen > Groothandel Offertes > Algemeen > Dagen voor offerteverval (standaard: 30 dagen). Wanneer een offerte verloopt:
- De status verandert in Vervallen
- De klant ontvangt een e-mailmelding voor verlopen offertes (indien ingeschakeld)
- U kunt de offerte nog steeds goedkeuren of converteren vanuit de admin. Verval voorkomt alleen dat klanten er direct op kunnen handelen
Een offerte verwijderen
Om een offerte permanent te verwijderen, opent u het offerte-detail scherm en klikt u op Verwijderen. U kunt ook meerdere offertes selecteren vanuit de dashboardlijst met behulp van de selectievakjes in de rij en op de knop Verwijderen klikken die verschijnt om ze in bulk te verwijderen.
Het verwijderen van een offerte is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Als de offerte al is geconverteerd naar een WooCommerce-bestelling, wordt de bestelling niet verwijderd bij het verwijderen van de offerte.
Veelgestelde vragen
Kan ik een wachtende offerte naar een bestelling converteren zonder deze eerst goed te keuren?
Ja. Als u op Converteren naar bestelling klikt op een wachtende offerte, wordt deze automatisch goedgekeurd en direct in één stap geconverteerd.
Update het converteren van een offerte de voorraadniveaus?
Ja. Het converteren van een offerte creëert een standaard WooCommerce-bestelling, die de voorraadniveaus vermindert volgens uw WooCommerce-voorraadbeheerinstellingen, net als elke andere bestelling die via uw winkel wordt geplaatst.
Kan ik een offerte bewerken nadat deze is goedgekeurd?
Ja. U kunt regelitems, prijzen en het offertenummer bewerken van offertes in elke status, inclusief goedgekeurde en verlopen offertes. Wijzigingen in prijzen op een reeds goedgekeurde offerte worden van kracht wanneer de offerte wordt geconverteerd naar een bestelling.
Wat gebeurt er met de offerte van de klant als ik deze weiger?
De klant ontvangt een e-mailmelding met de door u opgegeven reden voor weigering. De offerte wordt weergegeven als Geweigerd in de lijst met offertes in hun account. U kunt nog steeds een bericht sturen naar de klant via het offertegesprek om de volgende stappen te bespreken.
Hulp Nodig?
Als je een vraag hebt of tegen problemen aanloopt, staan we klaar om te helpen.
- Premium gebruikers: Open een ondersteuningsticket
- Gratis gebruikers: Bezoek ons communityforum
