„Meine Käufer schicken mir immer wieder Bestellungen per E-Mail, und ich kopiere alles manuell in WooCommerce. Es muss doch eine bessere Lösung geben.“ Gibt es. Zuerst jedoch der Haken: WooCommerce wurde nicht für Bestellabläufe entwickelt. Es ist auf kassenbasierte Bestellungen ausgelegt, bei denen der Käufer Artikel in den Warenkorb legt und sofort bezahlt. Dieses Modell funktioniert für den Einzelhandel, entspricht aber nicht dem tatsächlichen Ablauf von Großhandelskäufen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Wholesale Suite einen praktischen Bestellablauf für WooCommerce einrichten.
Wir werden den gesamten Zyklus abdecken, von der Einreichung der Bestellung über die Erfüllung bis zur Rechnungsstellung, unter Verwendung bereits verfügbarer Tools.
Was ist eine Bestellung im Großhandel?
Eine Bestellung (PO) ist ein formelles Dokument, das ein Käufer an einen Verkäufer sendet und die gewünschten Produkte, Mengen, vereinbarten Preise und Zahlungsbedingungen auflistet. Es ist die offizielle Kaufverpflichtung des Käufers.
Dies unterscheidet sich grundlegend von der Funktionsweise des Standard-E-Commerce. In einem typischen Online-Shop durchsucht der Käufer die Produkte, legt sie in den Warenkorb und bezahlt an der Kasse. Bei Bestellungen ist der Prozess umgekehrt. Der Käufer initiiert die Transaktion mit einem Dokument, und der Verkäufer erfüllt sie und stellt später eine Rechnung aus.
Warum verlassen sich Großhandelskunden auf Bestellungen? Ein paar Gründe stechen hervor:
- Budgetverfolgung: Bestellungen verknüpfen Käufe mit internen Budgets und Kostenstellen.
- Interne Genehmigungen: Die Buchhaltungsabteilung des Käufers verwendet die Bestellnummer zur Genehmigung von Ausgaben.
- Papierweg: Beide Parteien verfügen über eine dokumentierte Vereinbarung darüber, was zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen bestellt wurde.
- Zahlungsbedingungen: Bestellungen beinhalten in der Regel Zahlungsziele von NETTO 30, 60 oder 90 Tagen anstelle einer sofortigen Zahlung.
Laut der McKinsey B2B Pulse Survey 2024 sind 39 % der B2B-Käufer bereit, über Self-Service-Digitalkanäle mehr als 500.000 US-Dollar pro Bestellung auszugeben, gegenüber 28 % zwei Jahre zuvor. Bei Transaktionen dieser Größenordnung ist eine Bestellung keine Option. So funktioniert das Geschäft einfach.
Wie WooCommerce-Bestellungen funktionieren
Der Standard-Bestellablauf von WooCommerce folgt einem vorhersehbaren Zyklus:
- Der Käufer reicht eine Bestellung mit Produktdetails, Mengen und einer Bestellreferenznummer ein.
- Der Verkäufer prüft die Bestellung und bestätigt dann Verfügbarkeit und Preise.
- Die Bestellung wird basierend auf der PO im System erstellt.
- Der Verkäufer erfüllt die Bestellung (kommissionieren, verpacken, versenden).
- Der Verkäufer stellt dem Käufer eine Rechnung aus, die sich auf die Bestellnummer bezieht.
- Der Käufer bezahlt innerhalb der vereinbarten Fristen (NETTO 30/60/90).
WooCommerce erledigt die Schritte drei bis sechs einigermaßen gut. Es kann Bestellungen verwalten, die Erfüllung verfolgen und Zahlungen abwickeln. Die Lücke liegt in den Schritten eins und zwei: Es gibt keine integrierte Möglichkeit für einen Großhandelskunden, eine Bestellung einzureichen und diese vor der Umwandlung in eine Bestellung durch einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess zu leiten.
Hier kommt Wholesale Suite ins Spiel. Durch die Kombination des Angebots-zu-Bestellung-Workflows mit NET-Zahlungszielen können Sie einen strukturierten Prozess für WooCommerce-Bestellungen erstellen, ohne etwas Individuelles entwickeln zu müssen.
Was wir gesehen haben: Ein Muster, das wir oft sehen, ist, dass Shop-Betreiber versuchen, Bestellungen über E-Mail-Threads und manuelle Auftragseingabe abzuwickeln. Es funktioniert für eine Handvoll Käufer, aber es bricht schnell zusammen, wenn das Großhandelsgeschäft wächst. PO-E-Mails gehen unter, Mengen werden bei der manuellen Eingabe falsch eingegeben und Rechnungen beziehen sich nicht auf die ursprüngliche PO-Nummer. Ein strukturierter Workflow hält jede Bestellung von der Einreichung bis zur Zahlung nachverfolgt.
Ein WooCommerce-Bestell-Workflow mit Wholesale Suite einrichten
Die Einrichtung von WooCommerce-Bestellungen beruht auf drei Wholesale Suite-Tools, die zusammenarbeiten: Wholesale Quotes, Wholesale Payments und Wholesale Lead Capture. Hier ist, wie jedes Teil passt.
Verwendung von Wholesale Quotes für den PO-Anforderungs- und Genehmigungsprozess
Der Angebots-zu-Bestellung-Workflow in Wholesale Quotes entspricht natürlich der Funktionsweise von Bestellungen. Hier ist die Parallele:
- Käufer reicht eine Angebotsanfrage ein, die die gewünschten Produkte und Mengen auflistet. Sie können ihre PO-Nummer und spezielle Anweisungen im Nachrichtenfeld angeben. Dies spiegelt einen Käufer wider, der eine Bestellung sendet.
- Administrator prüft die Anfrage, bestätigt die Produktverfügbarkeit und passt die Preise bei Bedarf an. Dies spiegelt die Überprüfung einer Bestellung durch den Verkäufer wider.
- Administrator genehmigt das Angebot und wandelt es in eine WooCommerce-Bestellung um. Dies ist der Schritt der PO-Bestätigung.
- Käufer erhält eine Benachrichtigung mit den bestätigten Bestelldetails, ähnlich einer PO-Bestätigung.
Die Nachrichtenfunktion innerhalb von Wholesale Quotes ist hier besonders nützlich. Wenn ein Käufer seine Anfrage einreicht, kann er Notizen wie „PO #7823, Lieferung bis 15. März gewünscht, Standard-NET-30-Bedingungen“ angeben. Der Administrator kann vor der Genehmigung Fragen oder Bestätigungen stellen. Dieser Austausch ersetzt die E-Mail-Ketten, auf die die meisten Shops heute zur Verwaltung von POs angewiesen sind.
Einrichtung von NET-Zahlungszielen mit Wholesale Payments
Bestellungen beinhalten fast immer eine aufgeschobene Zahlung. Der Käufer bezahlt nicht beim Checkout. Stattdessen bezahlt er 30, 60 oder 90 Tage nach Erhalt der Ware, basierend auf den vereinbarten Konditionen.
Wholesale Payments erledigt dies mit NET 30/60/90-Rechnungsstellung über Stripe. Sobald eine Bestellung erfüllt ist, wird die Rechnung versendet und bezieht sich auf die Bestellung und damit auf die ursprüngliche PO-Anfrage. Der Käufer bezahlt dann innerhalb des vereinbarten Zeitfensters.
Dies ist der Teil, der den gesamten Workflow zusammenhält. Ohne NET-Zahlungsziele müssten Sie PO-Käufer bitten, beim Checkout zu bezahlen, was den Zweck der Verwendung von Bestellungen von vornherein zunichtemacht.
Hier ist, wie der vollständige WooCommerce-Bestell-Workflow aussieht, wenn Sie diese Tools zusammenfügen:
| PO-Workflow-Schritt | Was passiert | Wholesale Suite-Tool |
|---|---|---|
| Käuferregistrierung | Käufer meldet sich mit Firmendetails, Steuer-ID und Rechnungsadresse an | Erfassung von Großhandelsleads |
| PO-Einreichung | Käufer übermittelt Angebotsanfrage mit Produktliste, Mengen und Bestellnummer | Großhandelsangebote |
| Admin-Überprüfung | Verkäufer prüft Anfrage, bestätigt Verfügbarkeit, passt Preise bei Bedarf an | Großhandelsangebote |
| Auftragserstellung | Genehmigtes Angebot wird in eine WooCommerce-Bestellung umgewandelt | Großhandelsangebote |
| Abwicklung | Verkäufer kommissioniert, verpackt und versendet die Bestellung | WooCommerce |
| Rechnungsstellung | Käufer erhält Rechnung mit Zahlungszielen von 30/60/90 Tagen | Großhandelszahlungen |
| Zahlung | Käufer bezahlt innerhalb des vereinbarten Zeitfensters über Stripe | Großhandelszahlungen |
Erfassung von PO-bezogenen Geschäftsinformationen mit Wholesale Lead Capture
Bevor ein Käufer Bestellungen einreichen kann, benötigen Sie dessen Geschäftsdaten. Wholesale Lead Capture ermöglicht es Ihnen, ein Registrierungsformular zu erstellen, das die Informationen sammelt, die Sie während des gesamten PO-Prozesses benötigen:
- Firmenname und Registrierungsnummer
- Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungs- und Lieferadressen
- Ansprechpartner für die Buchhaltung (die Person, die Rechnungen bearbeitet)
- Bevorzugte Zahlungsbedingungen
Diese Informationen werden dem Großhandelskonto des Käufers in WooCommerce zugeordnet. Wenn dieser eine Angebotsanfrage (Ihr PO-Äquivalent) einreicht, haben Sie bereits alles, was Sie benötigen, um diese ohne E-Mail-Hin- und Her zu bearbeiten.
Stellen Sie es sich so vor: Lead Capture ist der Onboarding-Schritt, der einmalig stattfindet, bevor irgendwelche POs fließen. Es erspart Ihnen, jedes Mal die Steueridentifikationsnummer oder Lieferadresse eines Käufers zu erfragen, wenn dieser eine Bestellung aufgibt. Je vollständiger das Profil, desto schneller können Sie dessen Bestellungen bearbeiten.
Ergänzender Ansatz: Das Purchase Order-Zahlungsgateway
Wenn Sie einen anderen Blickwinkel suchen, enthält der Wholesale Suite-Blog auch eine Anleitung zur Einrichtung eines Purchase Order-Zahlungsgateways. Dieser Ansatz fügt „Purchase Order“ als Zahlungsmethode an der Kasse hinzu und ermöglicht es Käufern, eine PO-Nummer während des Standard-WooCommerce-Checkout-Prozesses einzugeben.
Die beiden Ansätze ergänzen sich:
- Angebots-zu-Bestellungs-Workflow (in diesem Artikel behandelt): Am besten für Shops, bei denen Käufer PO-Anfragen einreichen, die eine Admin-Überprüfung und -Genehmigung erfordern, bevor sie zu Bestellungen werden.
- PO-Zahlungsgateway: Am besten für Shops, bei denen Käufer sich selbstständig im Katalog bewegen und nur eine PO-Nummer an der Kasse angeben müssen, anstatt sofort zu bezahlen.
Manche Shops nutzen beides, abhängig von der Käuferbeziehung und der Bestellgröße.
Best Practices für die Verwaltung von WooCommerce-Bestellungen
Ein paar Gewohnheiten halten WooCommerce-Bestellungen organisiert, während Ihr Großhandelsgeschäft skaliert.
Führen Sie ein PO-Referenzprotokoll
Jede Bestellung sollte von der Einreichung bis zur Zahlung nachverfolgbar sein. Führen Sie ein einfaches Protokoll (sogar eine Tabelle funktioniert), das Folgendes abbildet:
- PO-Nummer (vom Käufer)
- WooCommerce Bestellnummer
- Rechnungsnummer
- Zahlungsstatus und Fälligkeitsdatum
Dies erleichtert die Beantwortung von Fragen wie „Was ist mit Bestell-Nr. 4521 passiert?“ ohne langes Suchen in E-Mails.
Zahlungsbedingungen vor der ersten Bestellung festlegen
Gehen Sie nicht von Zahlungsbedingungen aus. Bevor ein neuer Großhandelskunde seine erste Bestellung aufgibt, bestätigen Sie schriftlich:
- NETTO 30, 60 oder 90?
- Skonti für frühzeitige Zahlung (falls vorhanden)?
- Strafen für verspätete Zahlungen?
- Kreditlimits?
Laut Intuit QuickBooks’ 2025 Small Business Late Payments Report gaben 56 % der Kleinunternehmen an, dass ihnen Geld aus unbezahlten Rechnungen geschuldet wird, mit einem Durchschnitt von 17.500 US-Dollar pro Unternehmen. Klare, im Voraus dokumentierte Bedingungen reduzieren spätere Streitigkeiten.
Rechnungen mit Bestellnummern abgleichen
Wenn Sie eine Rechnung über Wholesale Payments senden, geben Sie immer die ursprüngliche Bestellnummer des Käufers an. Das klingt offensichtlich, ist aber die häufigste Ursache für Zahlungsverzögerungen. Die Buchhaltungsabteilung des Käufers muss Ihre Rechnung mit seiner internen Bestellung abgleichen, bevor sie die Zahlung freigeben kann.
Abweichungen sofort klären
Wenn die Bestellung eines Käufers einen Preis oder eine Menge auflistet, die nicht mit dem vereinbarten übereinstimmt, kennzeichnen Sie dies, bevor Sie die Bestellung ausführen. Die Angebotsüberprüfung in Wholesale Quotes bietet Ihnen einen natürlichen Ort, um diese Probleme zu erkennen. Passen Sie das Angebot an, kommunizieren Sie die Änderung und holen Sie die Bestätigung ein, bevor Sie es in eine Bestellung umwandeln.
Kreditlimits für neue Käufer festlegen
Nicht jeder Großhandelskunde sollte vom ersten Tag an unbegrenzte NETTO 30-Bedingungen erhalten. Beginnen Sie mit neuen Konten mit einem konservativen Kreditlimit und erhöhen Sie es, wenn sich die Beziehung entwickelt. Zum Beispiel könnte ein neuer Käufer mit einem Kreditlimit von 5.000 US-Dollar zu NETTO 30-Bedingungen beginnen. Nach drei pünktlich bezahlten Bestellungen erhöhen Sie es auf 15.000 US-Dollar.
Dies schützt Ihren Cashflow und bietet gleichzeitig die Zahlungsflexibilität, die Käufer mit Bestellungen erwarten. Sie können ausstehende Salden über Ihre WooCommerce-Bestelldaten und die Rechnungsdaten in Wholesale Payments verfolgen.
Vorlage für Bestellbedingungen erstellen
Erstellen Sie ein Standarddokument, das beschreibt, wie Ihr Bestellvorgang funktioniert. Fügen Sie es in Ihre Großhandels-Onboarding-Materialien ein oder fügen Sie es der Willkommens-E-Mail bei, die nach der Genehmigung des Antrags eines Käufers gesendet wird. Behandeln Sie die Grundlagen:
- Wie eine Bestellung eingereicht wird (über das Angebotsanfrageformular auf Ihrer Website)
- Erwartete Bearbeitungszeit für die Überprüfung und Genehmigung von Bestellungen
- Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten
- Rückgabe- und Stornierungsrichtlinien für Bestellungen
- Kontaktinformationen für Ihr Forderungsmanagement-Team
Dies zu dokumentieren bedeutet weniger Missverständnisse und eine schnellere Abwicklung für beide Seiten.
Akzeptieren Sie noch heute WooCommerce-Bestellungen
Bestellungen sind die bevorzugte Geschäftsmethode für Großhandelskunden. Sie bieten eine dokumentierte Papierspur, unterstützen aufgeschobene Zahlungsbedingungen und passen in die internen Beschaffungsprozesse, auf die sich B2B-Käufer verlassen. Wenn Sie Käufer dort treffen, wo sie bereits tätig sind, werden Reibungsverluste bei Ihren größten Bestellungen beseitigt, und das ist oft der Unterschied zwischen dem Gewinn eines Großhandelskunden und dem Verlust an einen Wettbewerber, der den Kauf einfacher gemacht hat.
Sie benötigen kein benutzerdefiniertes System zur Abwicklung von WooCommerce-Bestellungen. Die Kombination aus Wholesale Quotes für den Anfrage-zu-Bestellung-Workflow, Wholesale Payments für die Rechnungsstellung mit Zahlungszielen und Lead Capture zum Sammeln von Geschäftsdetails im Voraus bietet einen praktischen, strukturierten Ansatz. Beginnen Sie konservativ mit Kreditlimits, dokumentieren Sie Ihre Bedingungen klar und gleichen Sie jede Bestellung mit ihrer Bestellung und Rechnung ab, und Sie werden ein System haben, das reibungslos skaliert, während Ihr Großhandelsgeschäft wächst.
Hier ist, was wir in diesem Artikel über WooCommerce-Bestellungen behandelt haben:
- Was ist eine Bestellung im Großhandel
- Wie WooCommerce-Bestellungen funktionieren
- Einrichtung eines WooCommerce-Bestellungs-Workflows mit Wholesale Suite
- Best Practices für die Verwaltung von WooCommerce-Bestellungen
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einem Angebot?
Eine Bestellung ist eine vom Käufer initiierte Verpflichtung zum Kauf bestimmter Produkte zu vereinbarten Preisen. Ein Angebot ist ein vom Verkäufer initiiertes Angebot mit vorgeschlagenen Preisen. In der Praxis sind die Mechanismen ähnlich: Beide beinhalten eine Anfrage, eine Überprüfung und eine Auftragserstellung. Der Angebots-Workflow in Wholesale Suite bearbeitet beide Richtungen dieses Austauschs.
Kann ich gleichzeitig Bestellungen und normale Checkout-Bestellungen akzeptieren?
Ja. Ihr Großhandelsgeschäft kann beide Workflows gleichzeitig unterstützen. Käufer, die Self-Service nutzen möchten, können den Standard-WooCommerce-Checkout mit angewandten Großhandelspreisen nutzen. Käufer, die den PO-Prozess bevorzugen, können über Wholesale Quotes Angebotsanfragen einreichen. Sie können auch ein PO-Zahlungsgateway beim Checkout hinzufügen, für Käufer, die eine PO-Nummer bei der normalen Bestellung angeben möchten.
Wie gehe ich mit WooCommerce-Bestellungen mit NET-Zahlungsbedingungen um?
Wholesale Payments integriert NET 30/60/90-Rechnungsstellung über Stripe. Nach der Erfüllung einer PO-basierten Bestellung wird die Rechnung an den Käufer mit den vereinbarten Zahlungsbedingungen gesendet, und der Käufer bezahlt innerhalb dieser Fristen. Für eine detailliertere Erklärung, wie B2B-Rechnungsstellung funktioniert, lesen Sie den Leitfaden für Anfänger im Wholesale Suite-Blog.
Was passiert, wenn die Bestellung eines Käufers nicht mit den vereinbarten Preisen übereinstimmt?
Genau deshalb ist der Schritt der Angebotsüberprüfung wichtig. Wenn ein Käufer eine Anfrage über Wholesale Quotes einreicht, überprüfen Sie die Details, bevor sie zu einer Bestellung wird. Wenn Mengen oder Preise nicht übereinstimmen, passen Sie das Angebot an, kommunizieren Sie die Änderung und holen Sie die Bestätigung des Käufers ein, bevor Sie es konvertieren.
