Einrichtung eines WooCommerce-Automatisierungs-Workflows für den Großhandel

Wenn Sie einen WooCommerce-Großhandels-Shop betreiben, kennen Sie den täglichen Aufwand: Großhandelsanträge einzeln genehmigen, Willkommens-E-Mails von Hand versenden, Bestelldetails in Tabellenkalkulationen kopieren und Kunden verfolgen, die nicht erneut bestellt haben. Die Automatisierung des WooCommerce-Großhandels ist kein Luxus mehr. Sie ist der Unterschied zwischen einem Shop, der skaliert, und einem, der feststeckt.

Laut McKinsey sind mehr als 30 % der Vertriebsaufgaben und -prozesse teilweise automatisierbar und umfassen Vertriebsplanung, Lead-Management, Angebotserstellung, Auftragsverwaltung und After-Sales-Aktivitäten. Für Inhaber von Großhandelsgeschäften, die die meisten dieser Schritte manuell ausführen, ist dies ein erheblicher Teil jeder Woche, den Sie zurückgewinnen könnten.

Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte, was Sie in Ihrem Geschäft automatisieren können, was Wholesale Suite bereits nativ abwickelt und wie Sie Ihre Einrichtung mit Uncanny Automator und WooCommerce Webhooks erweitern können. Gut gemacht, befreit die WooCommerce-Großhandelsautomatisierung Ihr Team, damit es sich auf die Arbeit konzentrieren kann, die das Geschäft tatsächlich wachsen lässt.

Was können Sie in Ihrem Großhandelsgeschäft automatisieren?

Die meisten sich wiederholenden Großhandelsaufgaben sind starke Kandidaten für die WooCommerce-Großhandelsautomatisierung. Bevor Sie Tools auswählen, ist es hilfreich, genau zu kartieren, wohin Ihre Zeit jede Woche fließt. Hier sind die gängigsten Großhandels-Workflows, die Geschäftsinhaber automatisieren:

• Benachrichtigungen zur Kundenregistrierung und -genehmigung: Wenn sich ein neuer Großhandelskunde bewirbt, werden Sie oder Ihr Team sofort benachrichtigt, und der Kunde erhält eine Bestätigung, dass seine Bewerbung geprüft wird.
• Willkommens-E-Mail-Sequenzen nach der Genehmigung: Sobald Sie einen Großhandelskunden genehmigt haben, erhält er automatisch eine Willkommens-E-Mail mit Anmeldedaten, Preisinformationen und Anleitungen für den Einstieg. Ein solider Onboarding-Prozess für Großhandelskunden gibt den Ton für die gesamte Beziehung an.
• Bestätigung und Statusaktualisierungen von Bestellungen: Jede Großhandelsbestellung löst automatische E-Mails in jeder Phase aus: erhalten, in Bearbeitung, versandt und abgeschlossen.
• Erinnerungen zur Nachbestellung: Kunden, die seit 30, 60 oder 90 Tagen keine Bestellung aufgegeben haben, können automatisch eine Erinnerungs-E-Mail erhalten, die sie zum Nachbestellen auffordert.
• Lagerbestandsbenachrichtigungen: Wenn der Lagerbestand eines beliebten Großhandelsprodukts unter einen Schwellenwert fällt, wird Ihr Team benachrichtigt, bevor es zu einem Ausverkauf kommt.
• Benachrichtigungen über hochwertige Bestellungen: Wenn eine Großhandelsbestellung einen festgelegten Schwellenwert überschreitet, wird eine Slack-Nachricht oder eine E-Mail direkt an den Lagerleiter oder Vertriebsleiter gesendet.

Das Ziel ist nicht, alles am ersten Tag zu automatisieren. Identifizieren Sie stattdessen die Aufgaben, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen, und eliminieren Sie zuerst die manuellen Schritte. Diese Art von Fokus ist es, was die WooCommerce-Großhandelsautomatisierung schnell rentabel macht, anstatt auf halbem Weg stecken zu bleiben.

Integrierte Automatisierung mit Wholesale Suite

Wholesale Suite automatisiert bereits mehrere Kernaufgaben out of the box, was bedeutet, dass ein Großteil der WooCommerce-Großhandelsautomatisierung verfügbar ist, bevor Sie ein einziges zusätzliches Plugin hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie das verwenden, was bereits vorhanden ist, bevor Sie weitere Tools hinzufügen.

Automatische Genehmigung von Großhandelsregistrierungen

Wholesale Lead Capture enthält eine Option zur automatischen Genehmigung, mit der Sie den manuellen Überprüfungsschritt vollständig überspringen können. Wenn diese Option aktiviert ist, werden neue Großhandelsbewerber automatisch genehmigt und ihre Großhandelsrolle zugewiesen, sobald sie das Registrierungsformular ausgefüllt haben.

Dies ist besonders nützlich für Shops, die nicht jeden Bewerber einzeln prüfen müssen. Wenn Ihr Registrierungsformular bereits die erforderlichen Informationen sammelt (Geschäftsname, Steueridentifikationsnummer, Wiederverkäuferzertifikat), sorgt die automatische Genehmigung dafür, dass der Prozess ohne Engpässe weiterläuft.

Für Shops, die eine manuelle Überprüfung benötigen, sendet Lead Capture trotzdem eine Admin-Benachrichtigung, sobald eine neue Bewerbung eingeht, damit Sie diese schnell genehmigen oder ablehnen können. Wenn Sie abwägen, welcher Weg für Ihren Shop am besten geeignet ist, hilft Ihnen diese Anleitung zu manuellen vs. automatisierten Genehmigungen, die Vor- und Nachteile abzuwägen.

Anpassbare E-Mail-Vorlagen für das Onboarding

Lead Capture enthält auch anpassbare E-Mail-Vorlagen für drei wichtige Berührungspunkte: Genehmigung, Ablehnung und Willkommen oder Onboarding. Sie können den Inhalt, das Branding und die Nachrichten jeder E-Mail bearbeiten, um sie an die Stimme Ihres Shops anzupassen.

Das ist wichtig, denn Onboarding-E-Mails sind oft die erste wirkliche Interaktion, die ein Großhandelskunde nach der Anmeldung mit Ihrer Marke hat. Eine generische Nachricht „Ihr Konto wurde genehmigt“ hebt Sie nicht von anderen ab. Eine personalisierte Willkommens-E-Mail, die Ihren Großhandelskatalog-Link, Details zu Mindestbestellmengen und eine persönliche Notiz vom Vertriebsteam enthält, tut dies auf jeden Fall.

WooCommerce Transaktions-E-Mails

WooCommerce Core verarbeitet Transaktions-E-Mails automatisch für jede Bestellung: Bestätigung, Bearbeitung, abgeschlossen und erstattet. Diese funktionieren für Großhandelsbestellungen genauso wie für Einzelhandelsbestellungen, ohne dass zusätzliche Konfigurationen erforderlich sind.

Wenn Sie das Aussehen und den Inhalt dieser E-Mails anpassen möchten, können Sie mit den integrierten E-Mail-Einstellungen von WooCommerce (unter WooCommerce > Einstellungen > E-Mails) die Vorlage, Farben und Texte für jeden Bestellstatus anpassen.

Automatische Preisgestaltung nach Großhandelsrolle

Wholesale Prices Premium wendet automatisch die richtigen Großhandelspreise basierend auf der zugewiesenen Rolle des Kunden an. Wenn sich ein Großhandelskunde anmeldet und Produkte in seinen Warenkorb legt, sieht er seinen Großhandelspreis, ohne dass Sie manuell etwas anpassen müssen.

Dies beinhaltet globale prozentuale Rabatte, Preise auf Kategorieebene und Preise auf Produktebene. Sie legen die Preise einmal fest, und jede Bestellung dieser Großhandelsrolle verwendet automatisch die richtigen Zahlen. Es gibt kein Kopieren von Preisen in benutzerdefinierte Felder und keine nachträgliche Anpassung von Rechnungen.

Was wir gesehen haben: Eine Sache, die wir häufig sehen, ist, dass Shop-Besitzer davon ausgehen, dass sie ein Drittanbieter-Tool benötigen, bevor sie vollständig erkundet haben, was Wholesale Suite nativ bereits leistet. Wenn Ihr größter Schmerzpunkt langsame Genehmigungen und manuelle Willkommens-E-Mails sind, reichen die integrierten Funktionen von Wholesale Lead Capture möglicherweise aus, um die WooCommerce-Großhandelsautomatisierung zu erhalten, die Sie benötigen. Wir haben beobachtet, wie Shops ihre Onboarding-Zeit halbiert haben, nur indem sie die automatische Genehmigung aktiviert und ihre E-Mail-Vorlagen angepasst haben.

Automatisierung erweitern mit Uncanny Automator

Für Automatisierungen, die über die nativen Funktionen von Wholesale Suite hinausgehen, ist Uncanny Automator ein WordPress-Plugin, das die Ereignisse Ihres Shops mit Aktionen verbindet, ohne dass Code geschrieben werden muss. Es lohnt sich zu überlegen, ob Ihre WooCommerce-Großhandelsautomatisierungsanforderungen mehrere Plugins umfassen oder externe Dienste integrieren müssen.

So funktioniert Uncanny Automator in WordPress

Uncanny Automator läuft vollständig innerhalb von WordPress. Es gibt keinen externen Dienst, für den Sie sich anmelden müssen, und keine Daten, die Ihre Website verlassen, es sei denn, Sie konfigurieren dies. Das Kernkonzept ist einfach: Trigger und Aktionen. Wenn etwas passiert (der Trigger), führt das Plugin eine Aufgabe aus (die Aktion).

Uncanny Automator funktioniert mit WooCommerce und WordPress-Benutzerrollen, was bedeutet, dass es auf Aktivitäten von Großhandelskunden reagieren kann. Zum Beispiel kann es erkennen, wenn eine WooCommerce-Bestellung aufgegeben wird, wenn sich die Rolle eines Benutzers ändert oder wenn eine Bestellung einen bestimmten Gesamtbetrag erreicht. Von dort aus kann es E-Mails senden, Slack-Nachrichten posten, Tabellenkalkulationen aktualisieren oder Webhooks auslösen.

Laut Salesforce verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 28 % ihrer Zeit mit dem eigentlichen Verkaufen, der Rest wird für administrative Aufgaben wie Deal-Management und Dateneingabe verbraucht. Für Inhaber von Großhandelsgeschäften, die auch den Betrieb leiten, ist dieses Verhältnis oft noch schlechter. Tools wie Uncanny Automator helfen, einen Teil dieser Zeit zurückzugewinnen.

Beispiel für Großhandelsautomatisierungen, die Sie erstellen können

Hier sind drei praktische Automatisierungen, die Sie für ein Großhandelsgeschäft einrichten können:

• Neuer Großhandelskunde genehmigt, dann Slack-Benachrichtigung an das Vertriebsteam: Wenn sich die Rolle eines Benutzers zu Ihrer Großhandelsrolle ändert, sendet Uncanny Automator eine Nachricht an einen bestimmten Slack-Kanal. Ihr Vertriebsteam weiß sofort, dass ein neues Großhandelskonto aktiv ist, ohne den WordPress-Admin zu überprüfen.
• Großhandelsbestellung überschreitet 1.000 $: E-Mail an den Lagerverwalter. Wenn eine WooCommerce-Bestellung abgeschlossen ist und der Gesamtbetrag einen Schwellenwert überschreitet, sendet das Plugin automatisch eine E-Mail an Ihren Fulfillment-Leiter. Bestellungen mit hohem Wert werden für eine priorisierte Bearbeitung gekennzeichnet.
• Kunde seit 30 Tagen inaktiv, dann E-Mail mit Wiederbestellerinnerung: Mithilfe von geplanten oder bedingten Triggern können Sie Kunden identifizieren, die innerhalb eines bestimmten Zeitfensters nicht bestellt haben, und ihnen automatisch eine personalisierte Erinnerungs-E-Mail zur Wiederbestellung senden.

Diese Automatisierungen werden über WooCommerce-Bestell- und Benutzerereignisse erstellt und nicht über eine spezifische Wholesale Suite-Integration. Der Schlüssel ist, dass Ihre Großhandelskunden WooCommerce-Kunden mit spezifischen Benutzerrollen sind und Uncanny Automator auf diese Rollen und Bestelldaten reagieren kann.

Webhooks für erweiterte Automatisierung verwenden

WooCommerce-Webhooks ermöglichen es Ihrem Shop, automatisch Daten an externe Systeme zu senden, wenn bestimmte Ereignisse auftreten. Sie sind nützlich, wenn Ihre WooCommerce-Großhandelsautomatisierung mit Tools integriert werden muss, die außerhalb von WordPress leben, wie z. B. ein CRM-, ERP- oder Bestandsverwaltungssystem.

Ein Webhook löst eine HTTP-Anfrage an eine von Ihnen angegebene URL aus, wann immer ein ausgewähltes Ereignis eintritt. WooCommerce enthält eine integrierte Webhook-Unterstützung, die Sie unter WooCommerce > Einstellungen > Erweitert > Webhooks konfigurieren können. Häufige Webhook-Auslöser sind Auftragserstellung, Änderungen des Auftragsstatus, Kundenerstellung und Produktaktualisierungen.

Für Großhandelsgeschäfte sind Webhooks für einige Aufgaben besonders wertvoll:

• Synchronisierung neuer Großhandelskunden mit Ihrem CRM: Wenn sich ein neuer Kunde registriert, sendet der Webhook seine Daten an Ihr CRM, damit Ihr Verkaufsteam nachfassen kann.
• Übermittlung von Bestelldaten an ein ERP- oder Buchhaltungssystem: Große Großhandelsbestellungen können automatisch an Ihre Abwicklungssoftware weitergeleitet werden.
• Auslösen externer Benachrichtigungssysteme: Wenn Ihr Team ein Tool außerhalb von WordPress für Benachrichtigungen oder Aufgabenverwaltung verwendet, schließen Webhooks die Lücke.

Webhooks sind technischer als Plugin-basierte Automatisierung, aber sie sind leistungsstark für Geschäfte, die WooCommerce mit externen Geschäftssystemen verbinden müssen. Wenn Sie bereits Ihre WooCommerce Großhandels-E-Mail-Automatisierung planen, können Webhooks dieselbe Effizienz auf Ihre Back-Office-Tools ausdehnen.

Best Practices für die WooCommerce Großhandelsautomatisierung

Beginnen Sie einfach, testen Sie alles und bewahren Sie den menschlichen Kontakt dort, wo er am wichtigsten ist. Wenn die WooCommerce Großhandelsautomatisierung gut gemacht ist, spart sie jede Woche Stunden. Schlecht gemacht, schafft sie Probleme, die schwieriger zu beheben sind als der manuelle Prozess, den sie ersetzt hat.

Beginnen Sie mit einer Automatisierung und bauen Sie von dort aus auf

Versuchen Sie nicht, Ihren gesamten Großhandels-Workflow an einem einzigen Wochenende zu automatisieren. Wählen Sie die Aufgabe, die am meisten Zeit verschwendet oder die meisten Fehler verursacht, automatisieren Sie sie, verifizieren Sie, dass sie zwei Wochen lang zuverlässig funktioniert, und gehen Sie dann zur nächsten über.

Für die meisten Großhandelsgeschäfte ist der wirkungsvollste Ausgangspunkt die Automatisierung der Registrierung und Genehmigung. Es ist die Haustür Ihres Großhandelsgeschäfts, und Verzögerungen dort kosten Sie Kunden. Laut Gartner bevorzugen 61 % der B2B-Käufer mittlerweile ein vollständig rep-freies Einkaufserlebnis, was bedeutet, dass sie eine Self-Service-Registrierung und schnelle Genehmigungen erwarten.

Testen Sie jede Automatisierung, bevor sie live geht

Führen Sie Testbestellungen und Testregistrierungen durch und überprüfen Sie dann, ob jede E-Mail an die richtige Person mit dem richtigen Inhalt gesendet wird. Überprüfen Sie, ob Slack-Benachrichtigungen im richtigen Kanal landen. Bestätigen Sie, dass Webhook-Payloads die Daten enthalten, die Ihr externes System erwartet.

Eine fehlerhafte Automatisierung ist schlimmer als gar keine Automatisierung. Ein Kunde, der eine fehlerhafte Willkommens-E-Mail oder gar keine E-Mail erhält, hinterlässt einen schlechteren Eindruck als jemand, der ein paar Stunden auf eine manuelle Antwort wartet.

Bewahren Sie den menschlichen Kontakt für hochwertige Konten auf

Automatisierung ist großartig für Routineaufgaben und Standard-Großhandelskunden. Ihre größten Kunden, die Bestellungen im Wert von 5.000 oder 10.000 US-Dollar aufgeben, verdienen persönliche Aufmerksamkeit.

Automatisieren Sie nicht die Beziehung zu Ihren Top-Kunden weg. Nutzen Sie die Automatisierung, um das Routinegeschäft zu erledigen, damit Sie mehr Zeit haben, diesen Schlüsselkunden den persönlichen Service zu bieten, der sie immer wiederkommen lässt.

Was wir gesehen haben: Ein Fehler, den wir immer wieder sehen, ist, dass Shopbesitzer ihren gesamten Registrierungs- und Onboarding-Ablauf automatisieren und sich dann wundern, warum ihre größten Großhandelskunden ignoriert werden. Bei Konten, die 5.000 US-Dollar oder mehr bestellen, macht eine persönliche E-Mail oder ein Anruf nach der Genehmigung einen echten Unterschied. Automatisieren Sie das Routinemäßige, damit Sie Bandbreite für die Beziehungen haben, die am wichtigsten sind.

Automatisieren Sie Ihre WooCommerce-Großhandels-Workflows noch heute

Die Großhandelsgeschäfte, die am schnellsten wachsen, sind nicht diejenigen mit den meisten Produkten oder den niedrigsten Preisen. Es sind diejenigen, die manuelle Engpässe beseitigen, damit sich ihr Team auf das konzentrieren kann, was das Geschäft tatsächlich voranbringt: Beziehungen aufbauen, bessere Produkte beschaffen und ihre besten Kunden bedienen. WooCommerce-Großhandelsautomatisierung ist der Weg dorthin.

Die gute Nachricht ist, dass WooCommerce-Großhandelsautomatisierung keinen komplexen Technologie-Stack oder ein teures SaaS-Abonnement bedeuten muss. Es beginnt mit den Werkzeugen, die Sie bereits haben: der automatischen Genehmigung, E-Mail-Vorlagen und rollenbasierten Preisen, die in Wholesale Suite integriert sind, erweitert mit Uncanny Automator und Webhooks nur dann, wenn Ihre Workflows sie wirklich erfordern. Beginnen Sie mit der einzelnen Aufgabe, die Ihnen am meisten Zeit kostet, beweisen Sie, dass sie funktioniert, und bauen Sie von dort aus auf.

Hier ist, was wir in diesem Artikel behandelt haben:

• Was können Sie in Ihrem Großhandelsgeschäft automatisieren?
• Integrierte Automatisierung mit Wholesale Suite
• Erweiterung der Automatisierung mit Uncanny Automator
• Verwendung von Webhooks für erweiterte Automatisierung
• Best Practices für die WooCommerce-Großhandelsautomatisierung

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Häufig gestellte Fragen