„Moi kupujący ciągle wysyłają zamówienia e-mailem, a ja ręcznie kopiuję wszystko do WooCommerce. Musi być lepszy sposób.” Jest. Najpierw jednak haczyk: WooCommerce nie został stworzony do obsługi zamówień. Jest zaprojektowany wokół zamówień realizowanych przez kasę, gdzie kupujący dodaje produkty do koszyka i płaci natychmiast. Ten model działa w handlu detalicznym, ale nie odpowiada temu, jak faktycznie odbywają się zakupy hurtowe. W tym przewodniku dowiesz się, jak skonfigurować praktyczny przepływ pracy zamówień WooCommerce przy użyciu Wholesale Suite.
Omówimy cały cykl, od złożenia PO po realizację i fakturowanie, przy użyciu dostępnych narzędzi.
Czym jest zamówienie w handlu hurtowym?
Zamówienie (PO) to formalny dokument, który kupujący wysyła do sprzedającego, zawierający listę produktów, których potrzebuje, ilości, uzgodnione ceny i warunki płatności. Jest to oficjalne zobowiązanie kupującego do zakupu.
Jest to fundamentalnie inne od tego, jak działa standardowy e-commerce. W typowym sklepie internetowym kupujący przegląda, dodaje do koszyka i płaci przy kasie. W przypadku zamówień proces jest odwrócony. Kupujący inicjuje transakcję dokumentem, a sprzedający realizuje ją i wystawia fakturę później.
Dlaczego kupujący hurtowi polegają na PO? Wyróżnia się kilka powodów:
- Śledzenie budżetu: Zamówienia zakupu (PO) powiązują zakupy z wewnętrznymi budżetami i centrami kosztów.
- Zatwierdzenia wewnętrzne: Zespół księgowy kupującego używa numeru PO do autoryzacji wydatków.
- Ślad papierowy: Obie strony posiadają udokumentowaną umowę dotyczącą tego, co zostało zamówione, w jakiej cenie i na jakich warunkach.
- Warunki płatności: Zamówienia zakupu zazwyczaj zawierają warunki płatności NET 30, 60 lub 90 dni, zamiast natychmiastowej płatności.
Według McKinsey’s 2024 B2B Pulse Survey, 39% kupujących B2B jest teraz skłonnych wydawać ponad 500 000 USD na zamówienie za pośrednictwem samoobsługowych kanałów cyfrowych, w porównaniu do 28% dwa lata wcześniej. W przypadku transakcji tej wielkości zamówienie zakupu nie jest opcjonalne. Tak po prostu działa biznes.
Jak działają zamówienia zakupu w WooCommerce
Standardowy przepływ pracy zamówień zakupu w WooCommerce przebiega według przewidywalnego cyklu:
- Kupujący składa zamówienie zakupu ze szczegółami produktu, ilościami i numerem referencyjnym PO.
- Sprzedawca przegląda PO, a następnie potwierdza dostępność i ceny.
- Zamówienie jest tworzone w systemie na podstawie PO.
- Sprzedawca realizuje zamówienie (kompletuje, pakuje, wysyła).
- Sprzedawca wystawia fakturę kupującemu, powołując się na numer PO.
- Kupujący płaci w uzgodnionych terminach (NET 30/60/90).
WooCommerce całkiem dobrze radzi sobie z krokami od trzeciego do szóstego. Może zarządzać zamówieniami, śledzić realizację i przetwarzać płatności. Brakuje kroków pierwszego i drugiego: nie ma wbudowanego sposobu, aby kupujący hurtowy mógł złożyć zamówienie zakupu i skierować je do procesu przeglądu i zatwierdzenia, zanim stanie się ono zamówieniem.
W tym miejscu z pomocą przychodzi Wholesale Suite. Łącząc przepływ pracy od wyceny do zamówienia z fakturowaniem z terminem płatności NET, możesz stworzyć ustrukturyzowany proces dla zamówień zakupu w WooCommerce bez konieczności tworzenia niestandardowych rozwiązań.
Co widzimy: Często obserwujemy, jak właściciele sklepów próbują obsługiwać zamówienia zakupu za pomocą wątków e-mail i ręcznego wprowadzania zamówień. Działa to dla kilku kupujących, ale szybko przestaje działać, gdy rozwija się hurtowa część biznesu. E-maile z PO giną, ilości są błędnie wpisywane podczas ręcznego wprowadzania, a faktury nie odnoszą się do oryginalnego numeru PO. Ustrukturyzowany przepływ pracy zapewnia śledzenie każdego zamówienia zakupu od złożenia do płatności.
Konfiguracja przepływu pracy zamówień zakupu w WooCommerce z Wholesale Suite
Konfiguracja zamówień zakupu w WooCommerce sprowadza się do trzech współpracujących ze sobą narzędzi Wholesale Suite: Wholesale Quotes, Wholesale Payments i Wholesale Lead Capture. Oto jak każdy element pasuje.
Używanie Wholesale Quotes do procesu wnioskowania i zatwierdzania PO
Przepływ pracy od wyceny do zamówienia w Wholesale Quotes naturalnie odpowiada sposobowi działania zamówień zakupu. Oto analogia:
- Kupujący składa prośbę o wycenę, wymieniając produkty, których potrzebuje, i ich ilości. W polu wiadomości może podać swój numer PO i wszelkie specjalne instrukcje. Odzwierciedla to wysłanie zamówienia zakupu przez kupującego.
- Administrator przegląda prośbę, potwierdza dostępność produktów i w razie potrzeby dostosowuje ceny. Odzwierciedla to przegląd PO przez sprzedawcę.
- Administrator zatwierdza wycenę i przekształca ją w zamówienie WooCommerce. Jest to etap akceptacji ZP.
- Kupujący otrzymuje powiadomienie ze szczegółami potwierdzonego zamówienia, podobne do potwierdzenia ZP.
Funkcja wiadomości w ramach Wholesale Quotes jest tutaj szczególnie przydatna. Kiedy kupujący przesyła swoje zapytanie, może dołączyć notatki, takie jak „ZP nr 7823, prośba o dostawę do 15 marca, standardowe warunki płatności NET 30”. Administrator może odpowiedzieć pytaniami lub potwierdzeniami przed zatwierdzeniem. Ta wymiana zastępuje łańcuchy e-maili, na których polega większość sklepów w celu zarządzania ZP dzisiaj.
Konfiguracja fakturowania z terminami płatności NET za pomocą Wholesale Payments
Zamówienia zakupu prawie zawsze wiążą się z odroczoną płatnością. Kupujący nie płaci przy kasie. Zamiast tego płaci 30, 60 lub 90 dni po otrzymaniu towaru, w zależności od warunków, na które się zgodził.
Wholesale Payments radzi sobie z tym dzięki fakturowaniu NET 30/60/90 za pośrednictwem Stripe. Po zrealizowaniu zamówienia wysyłana jest faktura, odnosząca się do zamówienia, a tym samym do oryginalnego zapytania ZP. Kupujący następnie płaci w uzgodnionym terminie.
To jest element, który spaja cały przepływ pracy. Bez terminów NET musiałbyś prosić kupujących ZP o zapłatę przy kasie, co zaprzecza celowi korzystania z zamówień zakupu w pierwszej kolejności.
Oto jak wygląda pełny przepływ pracy zamówień zakupu WooCommerce, gdy połączysz te narzędzia:
| Krok przepływu pracy ZP | Co się dzieje | Narzędzie Wholesale Suite |
|---|---|---|
| Rejestracja kupującego | Kupujący rejestruje się, podając dane firmy, numer identyfikacyjny podatku, dane kontaktowe do faktur | WooCommerce Wholesale Lead Capture |
| Przesyłanie ZP | Kupujący przesyła zapytanie ofertowe z listą produktów, ilościami i numerem ZP | Wyceny hurtowe |
| Przegląd administratora | Sprzedawca przegląda zapytanie, potwierdza dostępność, w razie potrzeby dostosowuje ceny | Wyceny hurtowe |
| Tworzenie zamówienia | Zatwierdzona wycena przekształca się w zamówienie WooCommerce | Wyceny hurtowe |
| Realizacja | Sprzedawca kompletuje, pakuje i wysyła zamówienie | WooCommerce |
| Fakturowanie | Kupujący otrzymuje fakturę z terminami NET 30/60/90 | Płatności hurtowe |
| Płatność | Kupujący płaci w uzgodnionym terminie za pośrednictwem Stripe | Płatności hurtowe |
Gromadzenie informacji biznesowych związanych z ZP za pomocą Wholesale Lead Capture
Zanim kupujący zacznie przesyłać zamówienia zakupu, musisz mieć jego dane firmy w systemie. Wholesale Lead Capture pozwala na stworzenie formularza rejestracyjnego, który zbiera informacje potrzebne w całym procesie ZP:
- Nazwa firmy i numer rejestracyjny
- Numer identyfikacyjny podatku lub VAT
- Adresy rozliczeniowy i wysyłkowy
- Osoba kontaktowa ds. płatności (osoba zajmująca się fakturami)
- Preferowane warunki płatności
Te informacje są dołączane do konta hurtowego kupującego w WooCommerce. Kiedy składają prośbę o wycenę (odpowiednik Twojego ZP), masz już wszystko, czego potrzebujesz, aby ją przetworzyć bez zbędnej korespondencji e-mail.
Pomyśl o tym w ten sposób: Pozyskiwanie leadów to etap onboardingu, który odbywa się raz, zanim pojawią się jakiekolwiek ZP. Pozwala uniknąć konieczności ciągłego dochodzenia numeru identyfikacji podatkowej lub adresu wysyłki kupującego za każdym razem, gdy składa zamówienie. Im pełniejszy profil, tym szybciej możesz przetwarzać ich zamówienia.
Uzupełniające podejście: Bramka płatności zamówień
Jeśli szukasz innego podejścia, blog Wholesale Suite zawiera również przewodnik po konfiguracji bramki płatności zamówień. To podejście dodaje „Zamówienie” jako metodę płatności przy kasie, umożliwiając kupującym wprowadzenie numeru ZP podczas standardowego procesu realizacji zakupu w WooCommerce.
Te dwa podejścia uzupełniają się:
- Przepływ pracy od wyceny do zamówienia (omówiony w tym artykule): Najlepszy dla sklepów, w których kupujący składają prośby o ZP, które wymagają przeglądu i zatwierdzenia przez administratora przed przekształceniem w zamówienia.
- Bramka płatności ZP: Najlepsza dla sklepów, w których kupujący samodzielnie przeglądają katalog i potrzebują jedynie odwołać się do numeru ZP przy kasie, zamiast płacić natychmiast.
Niektóre sklepy stosują oba rozwiązania, w zależności od relacji z kupującym i wielkości zamówienia.
Najlepsze praktyki zarządzania zamówieniami w WooCommerce
Kilka nawyków pozwala utrzymać porządek w zamówieniach WooCommerce w miarę rozwoju Twojego biznesu hurtowego.
Prowadź dziennik referencyjny ZP
Każde zamówienie powinno być możliwe do śledzenia od złożenia do płatności. Prowadź prosty dziennik (nawet arkusz kalkulacyjny wystarczy), który mapuje:
- Numer ZP (od kupującego)
- Numer zamówienia WooCommerce
- Numer faktury
- Status płatności i termin płatności
Ułatwia to odpowiadanie na pytania typu „Co się stało z ZP nr 4521?” bez konieczności przeszukiwania e-maili.
Dokumentuj warunki płatności przed pierwszym zamówieniem
Nie zakładaj warunków płatności. Zanim nowy kupujący hurtowy złoży swoje pierwsze ZP, potwierdź na piśmie:
- NET 30, 60 czy 90 dni?
- Zniżki za wcześniejszą płatność (jeśli dotyczy)?
- Kary za opóźnienia w płatności?
- Limity kredytowe?
Według raportu Intuit QuickBooks’ 2025 o opóźnionych płatnościach małych firm, 56% małych firm zgłosiło należności z niezapłaconych faktur, średnio 17 500 USD na firmę. Jasne warunki udokumentowane z góry zmniejszają późniejsze spory.
Dopasuj faktury do numerów ZP
Kiedy wysyłasz fakturę za pośrednictwem Wholesale Payments, zawsze odwołuj się do oryginalnego numeru ZP kupującego. Brzmi to oczywisto, a jednak jest to główna przyczyna opóźnień w płatnościach. Dział księgowości kupującego musi dopasować Twoją fakturę do ich wewnętrznego ZP, zanim będzie mógł zwolnić płatność.
Natychmiastowe rozwiązywanie rozbieżności
Jeśli zamówienie kupującego zawiera cenę lub ilość, która nie zgadza się z tym, co uzgodniliście, oznacz je przed realizacją zamówienia. Krok weryfikacji wyceny w WooCommerce Wholesale Quotes daje naturalne miejsce do wyłapania tych problemów. Dostosuj wycenę, zakomunikuj zmianę i uzyskaj potwierdzenie przed przekształceniem jej w zamówienie.
Ustaw limity kredytowe dla nowych kupujących
Nie każdy kupujący hurtowy powinien od razu otrzymywać nieograniczone warunki płatności NET 30. Rozpoczynaj obsługę nowych klientów od konserwatywnego limitu kredytowego i zwiększaj go w miarę budowania relacji. Na przykład nowy kupujący może zacząć z limitem kredytowym w wysokości 5000 USD na warunkach NET 30. Po trzech zamówieniach opłaconych na czas zwiększasz go do 15 000 USD.
Chroni to przepływy pieniężne, jednocześnie oferując elastyczność płatności, której oczekują kupujący składający zamówienia. Możesz śledzić zaległe salda w rekordach zamówień WooCommerce i danych faktur w WooCommerce Wholesale Payments.
Utwórz szablon warunków zamówienia
Przygotuj standardowy dokument opisujący, jak działa proces składania zamówień. Dołącz go do materiałów wprowadzających dla klientów hurtowych lub dołącz do e-maila powitalnego wysłanego po zatwierdzeniu wniosku kupującego. Uwzględnij podstawy:
- Jak złożyć zamówienie (za pomocą formularza zapytania o wycenę na Twojej stronie)
- Oczekiwany czas realizacji weryfikacji i zatwierdzenia zamówienia
- Warunki płatności i terminy płatności
- Polityka zwrotów i anulowania zamówień opartych na zamówieniach
- Informacje kontaktowe dla Twojego zespołu ds. należności
Dokumentacja ta oznacza mniej nieporozumień i szybsze przetwarzanie dla obu stron.
Zacznij przyjmować zamówienia WooCommerce już dziś
Zamówienia to sposób, w jaki kupujący hurtowi wolą prowadzić interesy. Zapewniają udokumentowaną ścieżkę, obsługują odroczone terminy płatności i pasują do wewnętrznych procesów zaopatrzenia, na których polegają kupujący B2B. Spotkanie z kupującymi tam, gdzie już działają, usuwa tarcia z największych zamówień, co często stanowi różnicę między zdobyciem klienta hurtowego a utratą go na rzecz konkurenta, który ułatwił zakupy.
Nie potrzebujesz niestandardowego systemu do obsługi zamówień WooCommerce. Połączenie WooCommerce Wholesale Quotes dla przepływu pracy od zapytania do zamówienia, WooCommerce Wholesale Payments do fakturowania na warunkach NET oraz Lead Capture do zbierania szczegółów biznesowych z góry zapewnia praktyczne, ustrukturyzowane podejście. Zacznij konserwatywnie z limitami kredytowymi, jasno udokumentuj swoje warunki i dopasuj każde zamówienie do jego zamówienia i faktury, a będziesz mieć system, który płynnie skaluje się wraz z rozwojem Twojego biznesu hurtowego.
Oto, co omówiliśmy na temat zamówień WooCommerce w tym artykule:
- Czym jest zamówienie w handlu hurtowym
- Jak działają zamówienia WooCommerce
- Konfiguracja przepływu pracy zamówień WooCommerce za pomocą Wholesale Suite
- Najlepsze praktyki zarządzania zamówieniami WooCommerce
Gotowy, aby zapewnić swoim kupującym hurtowym oczekiwany przepływ pracy zamówień? Rozpocznij z pakietem Wholesale Suite i skonfiguruj dziś swój proces od wyceny do zamówienia oraz fakturowanie na warunkach NET.
Często zadawane pytania
Jaka jest różnica między zamówieniem a wyceną?
Zamówienie to zobowiązanie zainicjowane przez kupującego do zakupu określonych produktów po uzgodnionych cenach. Wycena to oferta zainicjowana przez sprzedającego z proponowanymi cenami. W praktyce mechanizmy są podobne: oba obejmują zapytanie, przegląd i utworzenie zamówienia. Przepływ pracy wycen w Wholesale Suite obsługuje obie strony tej wymiany.
Czy mogę jednocześnie akceptować zamówienia i zwykłe zamówienia z kasy?
Tak. Twój sklep hurtowy może obsługiwać oba przepływy pracy jednocześnie. Kupujący, którzy chcą samodzielnie obsługiwać zamówienia, mogą korzystać ze standardowej kasy WooCommerce z zastosowanymi cenami hurtowymi. Kupujący, którzy preferują proces zamówień, mogą przesyłać prośby o wycenę za pośrednictwem Wholesale Quotes. Możesz również dodać bramkę płatności PO przy kasie dla kupujących, którzy chcą odwołać się do numeru PO podczas zwykłego zamawiania.
Jak obsługiwać zamówienia WooCommerce z terminami płatności NETTO?
Wholesale Payments integruje fakturowanie NET 30/60/90 przez Stripe. Po zrealizowaniu zamówienia opartego na zleceniu zakupu, faktura jest wysyłana do kupującego z uzgodnionymi warunkami płatności, a kupujący płaci w tych terminach. Aby uzyskać głębsze wyjaśnienie, jak działa fakturowanie B2B, zapoznaj się z przewodnikiem dla początkujących na blogu Wholesale Suite.
Co jeśli zamówienie kupującego nie zgadza się z uzgodnioną ceną?
Właśnie dlatego etap weryfikacji wyceny ma znaczenie. Kiedy kupujący przesyła prośbę za pośrednictwem Wholesale Quotes, przeglądasz szczegóły, zanim stanie się ona zamówieniem. Jeśli ilości lub ceny się nie zgadzają, dostosowujesz wycenę, komunikujesz zmianę i uzyskujesz potwierdzenie kupującego przed jej konwersją.
