Quando un cliente all'ingrosso invia un preventivo, questo arriva nella dashboard dei preventivi del tuo admin in attesa di revisione. Da lì puoi regolare i prezzi, approvare o rifiutare il preventivo, convertirlo direttamente in un ordine WooCommerce e comunicare con il cliente, tutto senza lasciare WordPress. Questo articolo ti guida attraverso ogni fase del flusso di lavoro di gestione dei preventivi nell'admin di WooCommerce Wholesale Quotes.
Trovare la dashboard dei preventivi
La dashboard dei preventivi è accessibile da due punti nell'admin di WordPress:
- Wholesale > Quotes — se hai installato WooCommerce Wholesale Prices
- WooCommerce > Quotes — disponibile come elemento di menu autonomo
La dashboard mostra tutti i preventivi inviati (esclusi i preventivi bozza interni) in un elenco paginato. Puoi cercare per numero di preventivo o nome del cliente, filtrare per stato e filtrare per cliente.
Comprendere gli stati dei preventivi
Ogni preventivo attraversa un ciclo di stati. Sapere cosa significa ciascuno ti aiuta a decidere quale azione intraprendere.
| Stato | Cosa significa | Azioni disponibili |
|---|---|---|
| In attesa | Inviato dal cliente, in attesa di revisione dell'admin | Approva, Rifiuta, Modifica, Elimina, Messaggio |
| Approvato | Hai approvato il preventivo; il cliente può procedere | Converti in ordine, Modifica, Elimina, Messaggio |
| Rifiutato | Hai rifiutato il preventivo con una motivazione | Modifica, Elimina, Messaggio (se abilitato nelle impostazioni) |
| Convertito | Il preventivo è stato trasformato in un ordine WooCommerce | Visualizza ordine, Messaggio (se abilitato nelle impostazioni) |
| Scaduto | La data di scadenza del preventivo è passata senza essere stata gestita | Approva, Rifiuta, Modifica, Elimina |
Passaggio 1: Revisiona un preventivo
- Dalla dashboard dei preventivi, fai clic sul preventivo che desideri revisionare.
- Si apre la schermata dei dettagli del preventivo, mostrando il nome e l'email del cliente, il numero del preventivo, la data di invio, la data di scadenza (se impostata) e l'elenco completo delle voci.
- Ogni voce mostra il nome del prodotto, SKU, quantità, prezzo all'ingrosso e prezzo al dettaglio a confronto.
Passaggio 2: Modifica del preventivo (facoltativo)
Prima di approvare, puoi modificare il preventivo per riflettere eventuali prezzi negoziati, aggiungere o rimuovere prodotti, o aggiungere note interne.
Modifica prezzi e quantità delle voci di riga
- Nella tabella delle voci di riga, fai clic sull'icona di modifica accanto all'articolo che desideri modificare.
- Aggiorna il prezzo all'ingrosso o la quantità secondo necessità.
- Fai clic su Salva sull'articolo per applicare la modifica. Il totale del preventivo si aggiorna automaticamente.
Aggiungi o rimuovi prodotti
- Per aggiungere un prodotto, utilizza il campo Aggiungi prodotto — cerca per nome prodotto o SKU e seleziona l'articolo. Il prezzo all'ingrosso per il ruolo del cliente viene caricato automaticamente.
- Per rimuovere un prodotto, fai clic sull'icona elimina su quella voce di riga.
- Fai clic su Salva per applicare le modifiche.
Aggiungi note amministrative e modifica il numero del preventivo
Puoi aggiungere note interne al preventivo — queste sono visibili solo agli amministratori e vengono riportate quando il preventivo viene convertito in ordine. Puoi anche modificare il campo del numero del preventivo se hai bisogno che segua un formato di riferimento specifico.
Passaggio 3: Approva un preventivo
L'approvazione di un preventivo notifica il cliente via email (se l'email Preventivo approvato è abilitata) e sposta il preventivo allo stato Approvato, da cui può poi essere convertito in ordine.
- Apri la schermata dei dettagli del preventivo.
- Fai clic su Approva.
- Lo stato del preventivo cambia in Approvato e il cliente riceve una notifica via email.
Se desideri approvare e convertire immediatamente in ordine in un'unica azione, puoi utilizzare il pulsante Converti in ordine — approverà automaticamente il preventivo per primo se è ancora in sospeso.
Passaggio 4: Rifiuta un preventivo
Il rifiuto di un preventivo richiede l'inserimento di un motivo. Il motivo viene inviato al cliente nell'email Preventivo rifiutato (se abilitata) in modo che comprenda cosa è successo e possa dare seguito.
- Apri la schermata dei dettagli del preventivo.
- Fai clic su Rifiuta.
- Appare una finestra di dialogo che richiede un motivo di rifiuto. Inserisci il tuo motivo — questo è obbligatorio e sarà incluso nell'email di notifica al cliente.
- Fai clic su Conferma per rifiutare. Lo stato del preventivo cambia in Rifiutato.
Passaggio 5: Converti un preventivo approvato in un ordine
La conversione di un preventivo crea un ordine WooCommerce con i prezzi all'ingrosso bloccati dal preventivo. L'ordine viene creato con uno stato Pagamento in sospeso in modo che il cliente possa completare il pagamento tramite il normale flusso di checkout.
- Apri un preventivo approvato (o un preventivo in sospeso — il sistema lo approverà automaticamente per primo).
- Fai clic su Converti in ordine.
- Il plugin crea un ordine WooCommerce utilizzando le voci di riga del preventivo ai loro prezzi all'ingrosso bloccati. Se il preventivo includeva indirizzi di fatturazione o spedizione, questi vengono applicati automaticamente all'ordine.
- Lo stato del preventivo cambia in Convertito e un link al nuovo ordine WooCommerce appare nella schermata dei dettagli del preventivo.
Alla conversione, il plugin controlla la disponibilità del magazzino utilizzando l'impostazione Gestione prodotti esauriti (in Vendita all'ingrosso > Impostazioni > Preventivi all'ingrosso > Generali). Se impostato su Escludi, gli articoli esauriti vengono rimossi dall'ordine. Se impostato su Ordine arretrato (l'impostazione predefinita), tutti gli articoli sono inclusi e WooCommerce gestisce gli ordini arretrati normalmente.
Invio di messaggi al cliente
Se la funzionalità di messaggistica è abilitata (in Vendita all'ingrosso > Impostazioni > Preventivi all'ingrosso > Generali > Impostazioni messaggi), ogni schermata di dettaglio del preventivo include una discussione sui messaggi. Puoi inviare un messaggio al cliente direttamente dal preventivo, ad esempio per chiedere una domanda di chiarimento prima dell'approvazione o per spiegare una modifica del prezzo.
- Apri la schermata dei dettagli del preventivo.
- Scorri fino alla sezione Messaggi.
- Digita il tuo messaggio e fai clic su Invia.
- Il cliente riceve una notifica via email (se l'email Messaggio cliente è abilitata) e può rispondere dalla propria visualizzazione del preventivo.
Scadenza del preventivo
I preventivi scadono automaticamente dopo il numero di giorni impostato in Vendita all'ingrosso > Impostazioni > Preventivi all'ingrosso > Generali > Giorni di scadenza preventivo (predefinito: 30 giorni). Quando un preventivo scade:
- Il suo stato cambia in Scaduto
- Il cliente riceve una notifica email di Preventivo Scaduto (se abilitata)
- Puoi comunque approvare o convertire il preventivo dall'amministrazione: la scadenza impedisce solo ai clienti di agire direttamente su di esso
Per impostare una data di scadenza specifica su un singolo preventivo, modifica il campo Scade il nella schermata di dettaglio del preventivo prima dell'approvazione.
Eliminazione di un preventivo
Per eliminare definitivamente un preventivo, apri la schermata di dettaglio del preventivo e fai clic su Elimina. Puoi anche selezionare più preventivi dall'elenco della dashboard ed eliminarli in blocco utilizzando il controllo Azioni di massa.
L'eliminazione di un preventivo è definitiva e non può essere annullata. Se il preventivo è già stato convertito in un ordine WooCommerce, l'eliminazione del preventivo non elimina l'ordine.
Domande frequenti
Posso convertire un preventivo in sospeso in un ordine senza approvarlo prima?
Sì. Facendo clic su Converti in ordine su un preventivo in sospeso, questo verrà approvato automaticamente e convertito immediatamente in un unico passaggio.
La conversione di un preventivo aggiorna i livelli delle scorte?
Sì. La conversione di un preventivo crea un ordine WooCommerce standard, che riduce i livelli delle scorte in base alle impostazioni di gestione delle scorte di WooCommerce, come qualsiasi altro ordine effettuato tramite il tuo negozio.
Posso modificare un preventivo dopo che è stato approvato?
Sì. Puoi modificare le voci di riga, i prezzi, le note e il numero del preventivo in qualsiasi stato, inclusi approvato e scaduto. Le modifiche ai prezzi su un preventivo già approvato hanno effetto quando il preventivo viene convertito in un ordine.
Cosa succede al preventivo del cliente se lo rifiuto?
Il cliente riceve un'email di notifica con il motivo del rifiuto che hai fornito. Il preventivo viene visualizzato come Rifiutato nell'elenco dei preventivi nel suo Account. Puoi comunque inviare messaggi al cliente tramite la conversazione del preventivo per discutere i prossimi passi.
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