Uw groothandelsklanten bestellen 24 mokken, 36 tassen en 100 stickerpakketten. Vervolgens gaat iemand van hun team zitten en typt elke regel terug in hun eigen kassasysteem, één SKU per keer. Dat opnieuw typen is precies het probleem dat grote retailers oplossen met EDI, en het is de reden waarom 'WooCommerce EDI' steeds weer opduikt wanneer eigenaren van groothandelswinkels praten over schalen.
Volledige elektronische gegevensuitwisseling is krachtig, maar ook duur en traag om in te stellen. De meeste kleine en middelgrote groothandels hebben het niet nodig. Wat hun kopers eigenlijk willen, is eenvoudiger: een schoon bestand met de producten, prijzen, SKU's en barcodes van elke bestelling, klaar om te importeren.
Dat is wat de nieuwe functie Download Order CSV in Wholesale Prices Premium 2.1.5 levert. In deze handleiding leert u hoe het werkt, hoe u het instelt en hoe het uw kopers een lichtgewicht WooCommerce EDI-alternatief biedt. We behandelen ook de nieuwe checklist voor de installatie van Wholesale Prices Premium die in dezelfde release wordt meegeleverd.
Wat is WooCommerce EDI en waarom vragen groothandelsklanten ernaar?
EDI staat voor Electronic Data Interchange. Het is de computer-naar-computer uitwisseling van zakelijke documenten, zoals inkooporders, facturen en verzendmeldingen, in een standaardformaat dat de systemen van beide handelspartners kunnen lezen. IBM’s EDI-overzicht legt uit hoe het papier en e-mail vervangt door gestructureerde gegevens die rechtstreeks in de software van elk bedrijf stromen.
WooCommerce EDI betekent meestal het verbinden van uw winkel met een EDI-provider, zodat orders, bevestigingen en Advance Shipping Notices automatisch tussen u en een grote retailpartner worden uitgewisseld. Grote retailers eisen dit vaak van hun leveranciers. Voor een groeiende groothandelswinkel betekent een volledige EDI-implementatie echter maandelijkse providerkosten, mappingwerk voor elke handelspartner en doorlopend onderhoud.
Het punt is: de meeste onafhankelijke retailers die bij u kopen, willen geen volledige EDI-verbinding. Ze willen stoppen met het opnieuw typen van orders. Als ze de regelitems van elke order in hun POS- of voorraadsysteem kunnen laden voordat de dozen arriveren, kunnen ze de voorraad prijzen, labelen en opslaan zodra deze binnenkomt.
Wat is er nieuw in Wholesale Prices Premium 2.1.5
Wholesale Prices Premium 2.1.5 bevat twee nieuwe functies, plus een lange lijst met correcties en verbeteringen:
- Download Order CSV: klanten kunnen al hun orders downloaden als een CSV-bestand vanuit Mijn Account, zowel vanuit de lijst met orders als de pagina Bestelling bekijken.
- Wholesale Prices Premium setup checklist: een nieuwe sectie in de "Aan de slag"-kaart van het Wholesale Suite-dashboard die uw premium-setup bijhoudt, plus twee optionele mijlpaal-e-mails.
De CSV-download is het hoogtepunt voor winkel eigenaren die aan retailers verkopen. Het transformeert elke order in gestructureerde gegevens, wat het kernvoordeel is van EDI, zonder het integratieproject.
Hoe de functie Download Order CSV werkt
Zodra u bijwerkt naar 2.1.5, is de functie actief. Er is geen instelling om in te schakelen. Ingelogde klanten zien twee nieuwe downloadopties in hun accountgebied.
Waar uw kopers de download vinden
Op Mijn Account > Orders krijgt elke orderrij een knop CSV downloaden naast de bestaande knop Bekijken. Op de individuele pagina Bestelling bekijken staat een knop Order CSV downloaden onder de tabel met bestelgegevens. Beide knoppen downloaden hetzelfde bestand, vernoemd naar de order, zoals order-712.csv.
De knop verschijnt niet op de order-ontvangen (bedankt) pagina. Kopers pakken het bestand uit hun account wanneer ze het nodig hebben, wat de checkout schoon houdt.
Wat zit er in het CSV-bestand
Het bestand bevat één rij per regelitem op de order, met deze kolommen:
| Kolom | Wat het bevat | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Productnaam | De productnaam, plus eventuele zichtbare details zoals variatieattributen of extra opties | Kat Mokken |
| Prijs | De eenheidsprijs die de klant daadwerkelijk heeft betaald voor die order | 30.00 |
| SKU | De product- of variatie-SKU | KAT-009-WER |
| Aantal | De bestelde hoeveelheid, minus eventuele terugbetaalde eenheden | 24 |
| Gewicht | Productgewicht in de gewichtseenheid van uw winkel | 0.4 |
| Afmetingen L x B x H | Lengte, breedte en hoogte in de maateenheid van uw winkel | 11,5 x 9 x 10 |
| GTIN | De barcode uit het GTIN-, UPC-, EAN- of ISBN-veld van WooCommerce | 850003120416 |
Omdat de kolommen een vaste volgorde volgen met duidelijke koppen, kunnen kopers deze eenmalig in hun POS-importtool toewijzen en die toewijzing voor elke bestelling hergebruiken. Die herhaalbare overdracht maakt dit een praktisch WooCommerce EDI-alternatief voor kleinere handelsrelaties.
Hoe de prijskolom wordt berekend
De kolom Prijs toont de eenheidsprijs die op de bestelling is opgeslagen, dus deze weerspiegelt de groothandelsprijs die de klant heeft betaald, niet uw reguliere verkoopprijs. In onze demo-winkel kosten Cat Mugs €30,00 voor belasting, maar de groothandelsklant betaalde €25,00. De CSV toont 30,00 omdat deze winkel prijzen inclusief 20% belasting weergeeft.
Of belasting is inbegrepen, volgt dezelfde instelling die de pagina Bestelling bekijken regelt, inclusief uw optie voor belastingweergave voor groothandelsklanten onder Groothandel > Instellingen > Groothandelsprijzen > Belasting. De CSV komt dus altijd overeen met wat de koper op het scherm ziet. Prijzen worden per eenheid afgerond, dus prijs vermenigvuldigd met de hoeveelheid kan met een cent afwijken van het regelbedrag bij vreemde splitsingen.
Wie kan downloaden en hoe bestellingen privé blijven
Standaard kan elke ingelogde klant CSV's van zijn eigen bestellingen downloaden, zowel voor detailhandel als groothandel, aangezien kopers van detailhandel evenveel baat hebben bij een schone importbestand. Ontwikkelaars die de download willen beperken tot groothandelsrollen, kunnen dit doen met de wwpp_show_order_csv_download filter.
Elke downloadlink is gekoppeld aan de bestelling, en de plugin controleert of de bestelling toebehoort aan de ingelogde klant. Als iemand de link bewerkt om naar de bestelling van een andere klant te verwijzen, wordt deze teruggestuurd naar de pagina Bestellingen met de melding "Sorry, u kunt deze bestelling niet downloaden." Uitgelogde bezoekers worden doorgestuurd naar de inlogpagina en er worden nooit bestelgegevens verzonden.
Het bestand is ook ontworpen met het oog op spreadsheetveiligheid. Tekst die begint met tekens zoals =, +, - of @ krijgt een leidende apostrof, zodat een productnaam nooit als formule kan worden uitgevoerd wanneer het bestand wordt geopend in Excel of Google Spreadsheets.
Stapsgewijze handleiding voor het instellen van CSV-downloads van bestellingen
De functie werkt zodra u bijwerkt, maar een beetje productgegevensvoorbereiding maakt elk bestand veel nuttiger. Volg deze stappen om uw kopers een betrouwbare WooCommerce EDI-achtige gegevensfeed te geven.
- Werk Wholesale Prices Premium bij naar 2.1.5. Ga naar Plugins in uw WordPress-dashboard en update, of upload de nieuwe versie vanuit uw Wholesale Suite-account. Maak eerst een back-up van uw site, zoals bij elke update.
- Vul SKU's in op elk product. Open een product, ga naar Productgegevens > Voorraad en voeg een SKU toe. Uw kopers zullen deze gebruiken om items in hun eigen systeem te matchen.
- Voeg GTIN's toe voor barcodescans. Vul in dezelfde tab Voorraad het veld GTIN, UPC, EAN of ISBN in. Dit native WooCommerce-veld (WooCommerce 9.2 en nieuwer) voedt de GTIN-kolom.
- Voeg gewicht en afmetingen toe. Voer onder Productgegevens > Verzending het gewicht en de afmetingen van elk product in. De CSV-tabel gebruikt de eenheden van uw winkel, zoals kg en cm, voor deze kolommen.
- Controleer uw btw-weergave voor groothandel. Controleer onder Groothandel > Instellingen > Groothandelsprijzen > Belasting of groothandelsprijzen inclusief of exclusief btw worden weergegeven. De kolom Prijs volgt deze keuze.
- Test het als een klant. Log in met een testaccount voor groothandel, open Mijn account > Bestellingen, klik op CSV downloaden en open het bestand om te bevestigen dat elke kolom is ingevuld.
- Informeer uw kopers. Vermeld de nieuwe download in uw welkomst-e-mail voor groothandel of op uw accountpagina, zodat kopers weten dat ze het overtypen kunnen overslaan.
Als u al barcodes op uw bestelformulier weergeeft, heeft u waarschijnlijk al GTIN's ingevuld. Onze handleiding over het weergeven van WooCommerce GTIN, UPC, EAN of ISBN op uw bestelformulier behandelt die instelling in detail.
Volg uw Premium-instellingen met de nieuwe onboarding-checklist
De tweede nieuwe functie in 2.1.5 helpt u, niet uw kopers. Groothandelsprijzen Premium voegt nu een eigen sectie toe aan de kaart Aan de slag met Groothandelsprijzen op uw Groothandel > Dashboard-pagina. Het werkt samen met de secties voor de gratis plugin Groothandelsprijzen en de andere Wholesale Suite-plugins die u hebt geïnstalleerd.
Wat de checklist bijhoudt
De sectie heeft één getelde stap: Groothandelsprijzen instellen. Deze wordt automatisch voltooid zodra u een groothandelsprijs instelt voor een product of een winkelbrede of categoriekorting toepast op een groothandelsrol. De knop Een groothandelskorting instellen brengt u rechtstreeks naar de kortingsinstellingen.
Hieronder, onder "Optioneel, niet meegeteld voor uw voortgang", vindt u nog vijf stappen die elk naar het juiste scherm linken:
- Voeg een andere groothandelsrol toe, bijvoorbeeld een "Distributeur"-niveau met eigen prijzen
- Stel minimale bestelvereisten in voor hoeveelheid of bestelwaarde
- Stel belastingafhandeling in voor groothandel, alleen als groothandel anders wordt belast dan detailhandel
- Stel betaling & verzending per rol in om alleen voor groothandel bestemde betaal- of verzendmethoden aan te bieden
- Verken groothandel Rapportages om inkomsten, top producten en top klanten te zien
Elke stap wordt gedetecteerd op basis van de werkelijke instellingen van uw winkel, zodat u niets handmatig hoeft aan te vinken. Als u de setup-checklist in Wholesale Order Form hebt gebruikt, zal dit bekend voorkomen. Ons artikel over de WooCommerce setup-checklist voor uw groothandelsbestelformulier laat zien hoe de gedeelde kaart werkt.
Mijlpaal-e-mails en de WooCommerce-taak
Twee nieuwe admin-e-mails markeren uw voortgang. "Uw groothandelsprijzen zijn live" wordt verzonden de eerste keer dat u een premium groothandelsprijsregel opslaat, en "Uw groothandelsprijzen zijn ingesteld" wordt verzonden wanneer de sectie 100% bereikt. Elk wordt eenmaal verzonden en winkels die al vóór de update zijn ingesteld, ontvangen deze niet met terugwerkende kracht.
U kunt beide e-mails bewerken, omleiden of uitschakelen onder WooCommerce > Instellingen > E-mails, waar ze worden vermeld als "Groothandel Premium onboarding: eerste prijsregel ingesteld" en "Groothandel Premium onboarding: setup voltooid."
De release voegt ook een taak toe genaamd Groothandelsprijzen instellen (Premium) aan de lijst "Volgende stappen" van WooCommerce, die linkt naar dezelfde dashboardkaart. Als de Premium-sectie niet op uw dashboard verschijnt, update dan ook de gratis WooCommerce Wholesale Prices-plugin, aangezien deze de kaart levert.
Best Practices Voor Een WooCommerce EDI Alternatief Dat Uw Kopers Zullen Gebruiken
Een CSV-download bespaart alleen tijd als de gegevens erin schoon zijn. Deze gewoonten zorgen ervoor dat elk bestand zonder correcties wordt geïmporteerd.
- Houd SKU's uniek en stabiel. Kopers matchen op SKU, dus vermijd het hergebruiken of hernoemen ervan zodra producten live zijn.
- Gebruik echte GTIN's. GS1-streepjescodes, de wereldwijde standaard voor GTIN's, stellen kopers in staat om voorraad rechtstreeks op de schappen te scannen.
- Variaties duidelijk benoemen. Variatieattributen verschijnen in de kolom Productnaam, dus "Hoodie (Maat: Groot, Kleur: Marineblauw)" is beter dan vage labels.
- Deel een voorbeeldbestand. Stuur nieuwe groothandelsaccounts één voorbeeld-CSV, zodat ze hun importmapping kunnen instellen vóór hun eerste levering.
- Combineer het met snel opnieuw bestellen. Kopers die uw gegevens importeren, bestellen vaak op ritme, dus een soepele workflow voor groothandelsbestellingen houdt die cyclus gaande.
Als u ook bulk-exports nodig heeft voor uw eigen administratie, is dat een andere taak. Onze gids over hoe u WooCommerce-bestellingen exporteert behandelt winkelbrede exports vanaf de admin-kant. Zusterbedrijf Visser laat ook zien hoe u WooCommerce-bestellingen automatisch exporteert naar Google Sheets, en Store Owner Tips vergelijkt de beste WooCommerce export- en importplugins.
Wanneer u nog steeds volledige WooCommerce EDI nodig heeft
De functie Download Order CSV is een door de koper gedreven download, één bestelling tegelijk. Het verzendt geen documenten automatisch en produceert geen standaard EDI-formaten zoals ANSI X12 of EDIFACT. Dat is prima voor de meeste onafhankelijke retailers, maar sommige handelspartners hebben strengere regels.
U wilt nog steeds een speciale WooCommerce EDI-provider als een grote retailer EDI-naleving vereist in hun leverancierscontract, als u automatische orderontvangst en verzendmeldingen nodig heeft, of als u duizenden documenten per maand uitwisselt. Veel groothandels doen beide: volledige EDI voor een of twee grote accounts en CSV-downloads voor al het andere.
Voor kopers die in plaats daarvan formele inkooporders per e-mail verzenden, behandelt onze gids voor het accepteren van WooCommerce inkooporders die workflow.
Conclusie
Jarenlang betekende het verkrijgen van ordergegevens uit een WooCommerce-winkel en in het systeem van een koper een van de twee dingen: urenlang opnieuw typen of een kostbare integratie. Wholesale Prices Premium 2.1.5 voegt een tussenweg toe. Elke klant kan een schone CSV van elke bestelling downloaden vanuit Mijn account, met de prijs die ze hebben betaald, SKU's, gewichten, afmetingen en GTIN's klaar om te importeren in hun POS.
Het is geen vervanging voor volledige WooCommerce EDI wanneer een grote retailpartner dit eist, en dat probeert het ook niet te zijn. Voor de onafhankelijke winkels die de meeste groothandelsaccounts vormen, verwijdert het het drukke werk dat EDI was uitgevonden om op te lossen, en het kost niets extra om te draaien. Vul uw productgegevens in, test één download en laat uw kopers weten dat het er is.
De nieuwe Premium-installatiechecklist rondt de release af door u in één oogopslag te laten zien welke groothandelsfuncties zijn geconfigureerd en welke de moeite waard zijn om te bekijken. Samen maken beide functies uw winkel gemakkelijker te beheren en gemakkelijker om bij te kopen.
Hier is wat we in dit artikel hebben behandeld:
- Wat is WooCommerce EDI en waarom vragen groothandelskopers ernaar?
- Wat is er nieuw in Wholesale Prices Premium 2.1.5
- Hoe de Download Order CSV-functie werkt
- Hoe u stap voor stap CSV-downloads van orders instelt
- Volg uw premium-installatie met de nieuwe onboarding-checklist
- Best practices voor een WooCommerce EDI-alternatief dat uw kopers zullen gebruiken
- Wanneer u nog steeds volledige WooCommerce EDI nodig heeft
Veelgestelde vragen
Is de functie 'Download Order CSV' hetzelfde als WooCommerce EDI?
Nee. Volledige EDI wisselt gestandaardiseerde documenten automatisch uit tussen de systemen van handelspartners. De Download Order CSV-functie geeft kopers een schoon bestand van de regelitems van elke bestelling dat ze zelf importeren. Het dekt de meest voorkomende behoefte, namelijk het vermijden van handmatig opnieuw typen, zonder een EDI-provider.
Moet ik de CSV-download van bestellingen inschakelen?
Nee. Het is actief zodra u bijwerkt naar Wholesale Prices Premium 2.1.5. Ingelogde klanten zien een Download CSV-knop op Mijn account > Orders en een Download Order CSV-knop op elke Bekijk orderpagina.
Kan ik de CSV-download beperken tot alleen groothandelsklanten?
Standaard kunnen alle ingelogde klanten hun eigen bestellingen downloaden. Een ontwikkelaar kan dit beperken tot groothandelsrollen met behulp van de `wwpp_show_order_csv_download` filter.
Waarom is de GTIN-kolom leeg in mijn CSV?
De GTIN-kolom leest het native GTIN-, UPC-, EAN- of ISBN-veld van WooCommerce, gevonden in Productgegevens > Voorraad. Het blijft leeg als dat veld leeg is of als uw winkel een WooCommerce-versie ouder dan 9.2 gebruikt.
Waar vind ik de nieuwe checklist voor de installatie van Wholesale Prices Premium?
Ga naar Groothandel > Dashboard en kijk naar de kaart 'Aan de slag met groothandelsprijzen'. De sectie 'Wholesale Prices Premium' toont de getelde prijsstap en vijf optionele stappen, die elk automatisch uit uw instellingen worden gedetecteerd.
