Rozwiązanie do płatności cyklicznych: Uproszczone fakturowanie hurtowe dla WooCommerce

Kiedyś myślałem, że fakturowanie hurtowe jest proste. Wysyłasz fakturę, a potem czekasz, prawda? (Teoretycznie tak.) Ale gdy masz powtarzających się kupujących i terminy NET, zdajesz sobie sprawę, że potrzebujesz rozwiązania do płatności cyklicznych; w przeciwnym razie spędzasz zbyt wiele czasu na śledzeniu aktualizacji, zamiast wykonywać właściwą pracę.

Na początku wszystko wydaje się wykonalne. Jednak w miarę rozwoju sprzedaży, narasta coraz więcej spraw. Otrzymujesz również klasyczne wiadomości typu „Czy możesz ponownie wysłać fakturę?” lub „Jaki jest ponownie termin płatności?” (A Ty grzebiesz w wątkach e-mail jak podczas poszukiwania skarbów.)

Co więcej, to nie tylko Twój problem. Raport wykazał, że 56% małych firm miało niezapłacone faktury, ze średnim saldem należności w wysokości 17,5 tys. USD na firmę. (Więc tak, zaległe i niezapłacone faktury są znacznie częstsze, niż ludzie myślą!)

W tym artykule pokażę Ci, jak działa rozwiązanie do płatności cyklicznych w handlu hurtowym, co je wyzwala i jak możesz je skonfigurować w WooCommerce. Wyjaśnię również, w jaki sposób Wholesale Payments konkretnie obsługuje przepływy pracy związane z fakturowaniem cyklicznym dla zamówień hurtowych. Moim celem jest pomóc Ci otrzymywać płatności na czas, bez zamieniania fakturowania w codzienny punkt stresu.

Zabierzmy się do pracy!

Jak działa rozwiązanie do płatności cyklicznych

1. Co wyzwala fakturowanie (zamówienia, harmonogramy, terminy NET)

W handlu hurtowym fakturowanie może rozpocząć się na kilka typowych sposobów.

Po pierwsze, może być wyzwalane przez zamówienie. Kupujący składa zamówienie, a Twój sklep wystawia fakturę na podstawie tego zamówienia. Jest to powszechne, gdy kupujący często składają ponowne zamówienia i chcesz, aby dokumentacja podążała natychmiast za sprzedażą.

Po drugie, rozliczenie może być wyzwalane przez harmonogram. Niektóre konta hurtowe kupują cyklicznie, na przykład cotygodniowe uzupełnianie zapasów lub comiesięczne uzupełnianie. W takim przypadku „cykliczność” ma znaczenie, ponieważ podąża za cyklem.

Po trzecie, może być wyzwalane przez terminy NETTO. Jeśli kupujący ma termin płatności NET 15 lub NET 30, nie pobierasz płatności od razu. Zamiast tego kluczowa staje się data płatności. Rozwiązanie do obsługi płatności cyklicznych pomaga śledzić te terminy, dzięki czemu nie musisz ręcznie liczyć dni i mieć nadziei, że nic nie umknie.

Automatyczne tworzenie i wysyłanie faktur

Gdy rozliczenie zostanie wyzwolone, następnym krokiem jest utworzenie faktury. Dobre rozwiązanie do obsługi płatności cyklicznych generuje faktury z dokładnymi kwotami, podatkami, kosztami wysyłki i rabatami na podstawie zamówienia i warunków kupującego. Następnie wysyła fakturę do kupującego w spójny sposób.

2. Pobieranie płatności i śledzenie statusu

Po wystawieniu faktury monitorujesz jej status płatności. Zapłacona, niezapłacona, przeterminowana lub częściowo zapłacona. Rozwiązanie do obsługi płatności cyklicznych pomaga śledzić status bez potrzeby korzystania z arkuszy kalkulacyjnych lub ręcznie utrzymywanej listy.

Co się dzieje, gdy płatności są opóźnione

Opóźnione płatności zdarzają się w handlu hurtowym. Jednak stają się one prawdziwym problemem, gdy brakuje jasnej rutyny lub rozwiązania.

Rozwiązanie do obsługi płatności cyklicznych pomaga utrzymać spójność procesu. Masz datę wystawienia faktury, termin płatności i aktualny status. Możesz również dopasować zapis płatności do oryginalnego zamówienia hurtowego, zmniejszając zamieszanie zarówno dla Ciebie, jak i dla kupującego. (Niezręcznie jest, gdy kupujący mówi, że zapłacił, a Ty nie jesteś pewien, o którą fakturę mu chodzi.)

Jak skonfigurować rozwiązanie do obsługi płatności cyklicznych

Krok 1: Zmapuj swoje warunki rozliczeniowe i grupy klientów

Zacznij od sporządzenia listy typów kupujących hurtowych. Czy masz małych sprzedawców detalicznych, którzy płacą natychmiast, czy większych klientów, którzy wymagają terminów netto? Czy masz kupujących, którzy zamawiają co tydzień?

Następnie dopasuj każdą grupę do wzorca rozliczeniowego. Ułatwia to utrzymanie spójności w rozwiązaniu do obsługi płatności cyklicznych. Na przykład możesz mieć:

• A: płatność przy zamówieniu
• B: NET 15
• C: NET 30 z powtarzającymi się miesięcznymi zamówieniami

Krok 2: Zdecyduj, co jest cykliczne (faktury, warunki płatności, produkty)

Następnie zdecyduj, co „cykliczne” oznacza dla Twojego sklepu. Dla niektórych sklepów faktury są wystawiane za każdym razem, gdy składane jest zamówienie. Dla innych oznacza to, że rozliczenie następuje zgodnie z harmonogramem, ponieważ zamówienia też.

Pomocne jest również wymienienie, które produkty są cykliczne. Najprostszym przykładem są artykuły zużywalne i uzupełniające. Jeśli kupujący często zamawiają te same SKU, Twoje rozwiązanie do obsługi płatności cyklicznych powinno wspierać płynniejszy proces powtarzalnych zamówień.

Krok 3: Skonfiguruj terminy płatności i zasady fakturowania

Teraz ustaw rzeczywiste zasady. Tutaj definiujesz:

• Kiedy faktury są tworzone
• Kiedy faktury są wysyłane
• Jaka data płatności jest stosowana dla każdej grupy kupujących
• Co się dzieje, gdy kupujący jest zaległy

Niech będzie prosto. Jasne zasady dotyczące terminów płatności zmniejszają liczbę pytań.

Krok 4: Przetestuj przepływ klienta

Zanim udostępnisz to wszystkim, przetestuj. Użyj konta testowego lub małej grupy kupujących.

Złóż zamówienie hurtowe, a następnie sprawdź:

• Czy faktura została utworzona?
• Czy termin płatności był prawidłowy?
• Czy e-mail został wysłany?
• Czy możesz jasno zobaczyć status płatności?

Jedna zła faktura może wywołać długą wymianę e-maili, a tego nikt nie chce.

Krok 5: Komunikuj proces rozliczeń kupującym

To jest krok, o którym ludzie zapominają. Nawet najlepsze rozwiązanie do płatności cyklicznych nadal będzie wydawać się mylące, jeśli kupujący nie będą wiedzieć, czego się spodziewać.

Wyślij prostą notatkę wprowadzającą dla kupujących hurtowych. Poinformuj ich:

• Twoje warunki płatności
• Jak wysyłane są faktury
• Kiedy płatność jest należna
• Z kim się skontaktować, jeśli potrzebują pomocy

Niech będzie krótko i zwięźle. Kupujący nie będą czytać długiego eseju, więc nie pisz go.

Krok 6: Monitoruj i dostosowuj

Po skonfigurowaniu obserwuj, co dzieje się przez pierwsze kilka tygodni. Sprawdź, którzy kupujący płacą na czas, a którzy nie. Szukaj wzorców, takich jak opóźnione płatności po weekendach, w miesiącach wzmożonego ruchu lub wśród kupujących, którzy konsekwentnie wymagają ponownego wysyłania faktur.

Następnie dostosuj swój proces. Rozwiązanie do płatności cyklicznych działa najlepiej, gdy jest zgodne z rzeczywistymi zachowaniami kupujących, a nie tylko z Twoim idealnym przepływem pracy.

Jak Wholesale Payments obsługuje płatności cykliczne

OK, tutaj wchodzi Wholesale Payments: jest zbudowany do rozliczeń B2B w WooCommerce. (Co jest miłe, ponieważ nie każde narzędzie traktuje terminy NET tak, jak robią to sklepy hurtowe!)

Jeśli Twoim głównym celem jest rozwiązanie do płatności cyklicznych, które jest spójne dla kupujących hurtowych, Wholesale Payments jest zaprojektowany do obsługi tego przepływu pracy. Pomaga zarządzać fakturami, terminami płatności i śledzeniem płatności w sposób zgodny ze sposobem, w jaki zazwyczaj płacą kupujący hurtowi.

Automatyczne faktury dla zamówień hurtowych

Jedną z pomocnych funkcji jest automatyczne fakturowanie zamówień hurtowych. Gdy pojawi się zamówienie, Twój przepływ rozliczeń może postępować zgodnie z ustalonymi przez Ciebie zasadami, zamiast polegać na ręcznym tworzeniu faktur za każdym razem. Jest to jeden z największych problemów w handlu hurtowym, ponieważ ręczne fakturowanie nie skaluje się dobrze. Rozwiązanie do płatności cyklicznych powinno zmniejszać powtarzalną pracę administracyjną, a nie dodawać więcej kroków.

Terminy NET i obsługa terminów płatności

Hurtownicy często proszą o termin PŁATNOŚĆ W CIĄGU 15 lub 30 DNI, a terminy płatności mają w tym znaczenie. Wholesale Payments obsługuje taką strukturę, pozwalając dopasować faktury do terminów płatności, dzięki czemu faktury pozostają spójne. Ponadto, gdy terminy płatności są jasne, kupujący zadają mniej pytań.

Śledzenie płatności powiązane z zamówieniami

Inną praktyczną częścią jest śledzenie płatności, które wiąże się z zamówieniami. W handlu hurtowym nie chcesz tylko wiedzieć „zapłacone czy nie zapłacone”. Chcesz również wiedzieć, z którym zamówieniem wiąże się płatność, zwłaszcza gdy kupujący często zamawiają ponownie. Wholesale Payments utrzymuje to powiązanie jaśniejsze, zmniejszając zamieszanie podczas sprawdzania otwartych faktur.

To również jest powód, dla którego rozwiązanie do płatności cyklicznych ma znaczenie. Chcesz, aby rozliczenia powtarzały się konsekwentnie i chcesz, aby śledzenie skalowało się bez awarii w miarę wzrostu liczby kont.

Mniej pracy ręcznej i mniej narzędzi do żonglowania

Wreszcie, Wholesale Payments pomaga zmniejszyć poczucie, że rozliczenia odbywają się w dziesięciu różnych miejscach. Jeśli używasz WooCommerce do sprzedaży hurtowej, jest łatwiej, gdy fakturowanie i śledzenie płatności korzystają z jednego systemu, zamiast przeskakiwać między wtyczkami, arkuszami kalkulacyjnymi i wątkami e-mail. (Ponieważ to właśnie tam zdarzają się błędy, a Ty masz już wystarczająco dużo na głowie.)

Jeśli chcesz rozwiązania do płatności cyklicznych, które pasuje do konfiguracji hurtowej, ta opcja dobrze pasuje do zamówień hurtowych WooCommerce i terminów płatności B2B.

Wnioski

Zarządzanie rozliczeniami hurtowymi w WooCommerce jest jedną z tych rzeczy, które na początku wydają się łatwe, a potem nagle żonglujesz fakturami, terminami płatności i przypomnieniami. Dlatego posiadanie rozwiązania do płatności cyklicznych ma znaczenie. Zapewnia powtarzalny przepływ pracy rozliczeniowej, dzięki czemu nie musisz odbudowywać procesu za każdym razem, gdy kupujący składa kolejne zamówienie.

Przyjrzyjmy się, co omówiliśmy w tym artykule do tej pory:

1. Jak działa rozwiązanie do płatności cyklicznych
2. Jak skonfigurować rozwiązanie do płatności cyklicznych
3. Wholesale Payments: cykliczne rozliczenia dla klientów hurtowych

Ponadto nie musisz zmieniać wszystkiego jednego dnia. Zacznij od małych kroków, aby było to wykonalne. Wybierz jedną grupę kupujących lub cykl rozliczeniowy, a następnie ustal jasne warunki i terminy płatności. Następnie przetestuj swój przepływ, obserwuj wyniki i dostosuj. W miarę postępów utrzymuj swoje zasady proste i spójne, ponieważ to właśnie sprawia, że rozwiązanie do płatności cyklicznych faktycznie pomaga Ci w dłuższej perspektywie. (Zawsze przypominam sobie, że jasność jest lepsza od chaosu!)

Na koniec, jeśli chcesz opcji przyjaznej dla WooCommerce, która obsługuje fakturowanie hurtowe, Wholesale Suite oferuje Wholesale Payments, które obsługują fakturowanie, terminy NET i śledzenie płatności dla zamówień hurtowych. Jest to praktyczny sposób na utrzymanie porządku w rozliczeniach bez konieczności ciągłego ręcznego monitorowania. A gdy już wdrożysz rozwiązanie do płatności cyklicznych, możesz poświęcić mniej czasu na dochodzenie należności, a więcej na rozwijanie swojego biznesu hurtowego.

Masz jakieś pytania? Daj mi znać w komentarzach!

Często zadawane pytania