Lorsqu'un client de gros soumet un devis, celui-ci apparaît dans votre tableau de bord des devis administrateur en attente de votre examen. À partir de là, vous pouvez ajuster les prix, approuver ou refuser le devis, le convertir directement en commande WooCommerce et communiquer avec le client — le tout sans quitter WordPress. Cet article vous guide à travers chaque étape du flux de gestion des devis administrateur dans WooCommerce Wholesale Quotes.
Trouver le tableau de bord des devis
Le tableau de bord des devis est accessible depuis deux endroits de votre administration WordPress :
- Gros > Devis — si vous avez installé WooCommerce Wholesale Prices
- WooCommerce > Devis — disponible en tant qu'élément de menu autonome
Le tableau de bord affiche tous les devis soumis (à l'exclusion des devis brouillons internes) dans une liste paginée. Vous pouvez rechercher par numéro de devis ou nom de client, filtrer par statut et filtrer par client.
Comprendre les statuts des devis
Chaque devis passe par un cycle de statuts. Connaître la signification de chacun vous aide à décider quelle action entreprendre.
| Statut | Ce que cela signifie | Actions disponibles |
|---|---|---|
| En attente | Soumis par le client, en attente d'examen par l'administrateur | Approuver, Refuser, Modifier, Supprimer, Envoyer un message |
| Approuvé | Vous avez approuvé le devis ; le client peut procéder | Convertir en commande, Modifier, Supprimer, Envoyer un message |
| Refusé | Vous avez refusé le devis avec une raison | Modifier, Supprimer, Envoyer un message (si activé dans les paramètres) |
| Converti | Le devis a été transformé en commande WooCommerce | Voir la commande, Envoyer un message (si activé dans les paramètres) |
| Expiré | La date d'expiration du devis est dépassée sans action | Approuver, Refuser, Modifier, Supprimer |
Étape 1 : Examiner un devis
- Depuis le tableau de bord des devis, cliquez sur le devis que vous souhaitez examiner.
- L'écran de détail du devis s'ouvre, affichant le nom et l'e-mail du client, le numéro du devis, la date de soumission, la date d'expiration (si définie) et la liste complète des articles.
- Chaque article affiche le nom du produit, le SKU, la quantité, le prix de gros et le prix de détail à titre de comparaison.
Étape 2 : Modifier le devis (Facultatif)
Avant d'approuver, vous pouvez ajuster le devis pour refléter toute tarification négociée, ajouter ou supprimer des produits, ou ajouter des notes internes.
Modifier les prix et quantités des articles
- Dans le tableau des articles, cliquez sur l'icône de modification à côté de l'article que vous souhaitez changer.
- Mettez à jour le prix de gros ou la quantité selon vos besoins.
- Cliquez sur Enregistrer sur l'article pour appliquer la modification. Le total du devis est mis à jour automatiquement.
Ajouter ou supprimer des produits
- Pour ajouter un produit, utilisez le champ Ajouter un produit — recherchez par nom de produit ou SKU et sélectionnez l'article. Le prix de gros pour le rôle du client est chargé automatiquement.
- Pour supprimer un produit, cliquez sur l'icône de suppression sur cette ligne d'article.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Ajouter des notes d'administrateur et modifier le numéro de devis
Vous pouvez ajouter des notes internes au devis — celles-ci ne sont visibles que par les administrateurs et sont reportées lorsque le devis est converti en commande. Vous pouvez également modifier le champ du numéro de devis si vous avez besoin qu'il suive un format de référence spécifique.
Étape 3 : Approuver un devis
L'approbation d'un devis notifie le client par e-mail (si l'e-mail « Devis approuvé » est activé) et fait passer le devis au statut Approuvé, où il peut ensuite être converti en commande.
- Ouvrez l'écran de détail du devis.
- Cliquez sur Approuver.
- Le statut du devis passe à Approuvé et le client reçoit une notification par e-mail.
Si vous souhaitez approuver et convertir immédiatement en commande en une seule action, vous pouvez utiliser le bouton Convertir en commande — il approuvera automatiquement le devis d'abord s'il est toujours en attente.
Étape 4 : Refuser un devis
Le refus d'un devis nécessite de fournir une raison. La raison est envoyée au client dans l'e-mail « Devis refusé » (s'il est activé) afin qu'il comprenne ce qui s'est passé et puisse faire un suivi.
- Ouvrez l'écran de détail du devis.
- Cliquez sur Refuser.
- Une invite apparaît demandant la raison du refus. Entrez votre raison — celle-ci est obligatoire et sera incluse dans l'e-mail de notification au client.
- Cliquez sur Confirmer pour refuser. Le statut du devis passe à Refusé.
Étape 5 : Convertir un devis approuvé en commande
La conversion d'un devis crée une commande WooCommerce avec les prix de gros fixés à partir du devis. La commande est créée avec un statut Paiement en attente afin que le client puisse finaliser le paiement via votre flux de paiement normal.
- Ouvrez un devis approuvé (ou un devis en attente — le système l'approuvera automatiquement d'abord).
- Cliquez sur Convertir en commande.
- Le plugin crée une commande WooCommerce en utilisant les articles du devis à leurs prix de gros fixés. Si le devis incluait des adresses de facturation ou de livraison, celles-ci sont appliquées automatiquement à la commande.
- Le statut du devis passe à Converti et un lien vers la nouvelle commande WooCommerce apparaît sur l'écran de détail du devis.
Lors de la conversion, le plugin vérifie la disponibilité du stock en utilisant votre paramètre Gestion des produits hors stock (trouvé sous Vente en gros > Paramètres > Devis en gros > Général). S'il est défini sur Exclure, les articles hors stock sont supprimés de la commande. S'il est défini sur Commande en attente (par défaut), tous les articles sont inclus et WooCommerce gère les commandes en attente normalement.
Envoi de messages au client
Si la fonctionnalité de messagerie est activée (sous Vente en gros > Paramètres > Devis en gros > Général > Paramètres de messagerie), chaque écran de détail de devis comprend un fil de discussion. Vous pouvez envoyer un message au client directement depuis le devis — par exemple, pour poser une question de clarification avant d'approuver, ou pour expliquer un ajustement de prix.
- Ouvrez l'écran de détail du devis.
- Faites défiler jusqu'à la section Messages.
- Tapez votre message et cliquez sur Envoyer.
- Le client reçoit une notification par e-mail (si l'e-mail de message client est activé) et peut répondre depuis sa propre vue de devis.
Expiration du devis
Les devis expirent automatiquement après le nombre de jours défini sous Vente en gros > Paramètres > Devis en gros > Général > Jours d'expiration des devis (par défaut : 30 jours). Lorsqu'un devis expire :
- Son statut passe à Expiré
- Le client reçoit une notification par e-mail de devis expiré (si activé)
- Vous pouvez toujours approuver ou convertir le devis depuis l'administration — l'expiration empêche seulement les clients d'agir directement dessus
Pour définir une date d'expiration spécifique sur un devis individuel, modifiez le champ Expire le sur l'écran de détail du devis avant d'approuver.
Suppression d'un devis
Pour supprimer définitivement un devis, ouvrez l'écran de détail du devis et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également sélectionner plusieurs devis dans la liste du tableau de bord et les supprimer en masse en utilisant le contrôle Actions groupées.
La suppression d'un devis est définitive et ne peut pas être annulée. Si le devis a déjà été converti en commande WooCommerce, la suppression du devis ne supprime pas la commande.
Questions fréquemment posées
Puis-je convertir un devis en attente en commande sans l'approuver au préalable ?
Oui. Cliquer sur Convertir en commande sur un devis en attente l'approuvera automatiquement et le convertira immédiatement en une seule étape.
La conversion d'un devis met-elle à jour les niveaux de stock ?
Oui. La conversion d'un devis crée une commande WooCommerce standard, qui réduit les niveaux de stock conformément à vos paramètres de gestion de stock WooCommerce — comme toute autre commande passée dans votre magasin.
Puis-je modifier un devis après son approbation ?
Oui. Vous pouvez modifier les articles, les prix, les notes et le numéro de devis sur les devis dans n'importe quel statut, y compris approuvé et expiré. Les modifications de prix sur un devis déjà approuvé prennent effet lorsque le devis est converti en commande.
Que devient le devis du client si je le refuse ?
Le client reçoit un e-mail de notification avec la raison du refus que vous avez fournie. Le devis apparaît comme Refusé dans la liste des devis de son Compte. Vous pouvez toujours envoyer un message au client via le fil de discussion du devis pour discuter des prochaines étapes.
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