Een groothandelsdistributeur vroeg ons onlangs hoe ze hun drie buitendienstmedewerkers toegang konden geven tot hun WooCommerce-winkel zonder beheerdersgegevens te delen. Elke medewerker moest bestellingen plaatsen voor detailhandelklanten, groothandelsprijzen zien en hun activiteiten afzonderlijk laten volgen. Als u een B2B-onderneming runt met een WooCommerce-verkoopteam voor groothandelsmedewerkers, heeft u waarschijnlijk dezelfde vraag gehad.
Het beheren van vertegenwoordigers in een fysiek groothandelsbedrijf is eenvoudig. Ze bezoeken retailers, nemen bestellingen op en dienen deze in. Zodra u dat proces online verplaatst, wordt het ingewikkelder. Wie heeft toegang tot wat? Hoe weet u welke vertegenwoordiger welke bestelling heeft binnengebracht? En hoe meet u eerlijk de prestaties?
Deze handleiding begeleidt u bij het instellen van speciale WooCommerce-verkoopaccounts voor groothandelsmedewerkers, het efficiënt beheren van hun bestellingen en het volgen van hun prestaties met behulp van tools die u hoogstwaarschijnlijk al heeft.
Wat is een WooCommerce-verkoopaccount voor groothandelsmedewerkers?
Een WooCommerce-verkoopaccount voor groothandelsmedewerkers is een speciaal gebruikersprofiel waarmee een verkoper zich kan aanmelden bij uw winkel en namens uw groothandelsklanten bestellingen kan plaatsen. Het verschilt van een standaard groothandelsklantaccount omdat de vertegenwoordiger niet voor zichzelf koopt. Ze fungeren als tussenpersoon tussen uw bedrijf en de retailers die ze bedienen.
In de praktijk heeft een verkoopaccount drie dingen nodig:
- Toegang tot groothandelsprijzen: Vertegenwoordigers moeten de juiste prijzen zien bij het samenstellen van bestellingen voor klanten.
- Zichtbaarheid van productcatalogus: Afhankelijk van uw bedrijf, hebben vertegenwoordigers mogelijk toegang nodig tot specifieke productlijnen of de volledige catalogus.
- Bestelattributie: u moet een manier hebben om te weten welke bestellingen van welke vertegenwoordiger kwamen, zodat u prestaties en verantwoordelijkheid kunt volgen.
Dit onderscheid is belangrijk omdat het geven van generieke beheerders- of winkelmanager-toegang aan vertegenwoordigers beveiligingsrisico's met zich meebrengt en het onmogelijk maakt om individuele prestaties te volgen. Met een speciaal WooCommerce-verkoopaccount voor groothandelsmedewerkers krijgt elke persoon zijn eigen login, zijn eigen machtigingen en zijn eigen bestelgeschiedenis.
Gartner voorspelde dat tegen 2025 tachtig procent van de B2B-verkoopinteracties tussen leveranciers en kopers via digitale kanalen zou plaatsvinden. Die verschuiving betekent dat uw vertegenwoordigers niet langer alleen bestellingen opnemen tijdens de lunch. Ze hebben de juiste digitale tools nodig, en WooCommerce-gebruikersrollen geven u de basis om dat te laten werken.
WooCommerce-gebruikersrollen voor groothandelsmedewerkers instellen
U kunt een speciale rol voor vertegenwoordigers maken met de functie voor aangepaste groothandelsrollen van Wholesale Prices Premium. Dit geeft elke WooCommerce-groothandelsmedewerker zijn eigen accounttype met specifieke prijs- en productzichtbaarheidsinstellingen, zonder uw bestaande groothandelsklantrollen aan te raken.
Een groothandelsrol voor vertegenwoordigers maken
Wholesale Prices Premium laat u onbeperkte aangepaste groothandelsrollen toevoegen naast de standaard Groothandelsklant-rol die wordt meegeleverd met de gratis plugin. Om een rol voor vertegenwoordigers te maken:
- Ga naar Groothandel > Rollen in uw WordPress-dashboard.
- Voeg een nieuwe rol toe met een naam als Sales Rep of Field Agent.
- Configureer de basiseinstellingen van de rol. Dit werkt net als het toevoegen van een WordPress-gebruikersrolcategorie.
- Sla de rol op.
Zodra de rol bestaat, kun je deze toewijzen aan elk WordPress-gebruikersaccount. Elke WooCommerce groothandelsvertegenwoordiger krijgt dan zijn eigen inloggegevens en wordt automatisch door Wholesale Suite herkend als behorende tot de rol van vertegenwoordiger.
Prijsspecificatie instellen voor vertegenwoordigers
Nadat je de rol hebt aangemaakt, bepaal je welke prijzen je vertegenwoordigers moeten zien. In de meeste gevallen hebben vertegenwoordigers groothandelsprijzen nodig, zodat ze klanten nauwkeurig kunnen offreren. Je wilt echter misschien dat hun prijsniveau verschilt van dat van je directe groothandelsklanten.
Met Wholesale Prices Premium kun je prijzen instellen op drie niveaus voor elke rol:
- Globale procentuele korting: pas een algemene korting toe op alle producten voor de rol van vertegenwoordiger.
- Categorie-specifieke prijzen: stel verschillende groothandelsprocenten in per productcategorie.
- Product-specifieke prijzen: overschrijf individuele productprijzen specifiek voor de rol van vertegenwoordiger.
Deze flexibiliteit betekent dat elke WooCommerce groothandelsvertegenwoordiger groothandelsprijzen kan zien zonder noodzakelijkerwijs dezelfde diepe kortingen te krijgen die je groothandelsklanten van het hoogste niveau ontvangen.
Productzichtbaarheid beheren per rol
Productzichtbaarheidscontroles laten je bepalen welke producten elke rol in je winkel kan zien. Dit is belangrijk voor vertegenwoordigersaccounts, omdat je mogelijk interne SKU's, voorbeeldproducten of artikelen hebt die niet via verkoopkanalen buitenshuis beschikbaar zijn.
Met de zichtbaarheidsinstellingen van Wholesale Prices Premium kun je:
- Specifieke producten alleen zichtbaar maken voor bepaalde groothandelsrollen.
- Producten verbergen voor de rol van vertegenwoordiger die ze niet zouden mogen bestellen.
- Producten maken die alleen voor vertegenwoordigers bedoeld zijn, zoals voorbeeldkits of demo-eenheden, die reguliere groothandelsklanten niet kunnen zien.
Wat we hebben gezien: Een veelgemaakte fout is het aanmaken van de rol van vertegenwoordiger, maar het vergeten om de productzichtbaarheid afzonderlijk te configureren. Het resultaat is dat een WooCommerce groothandelsvertegenwoordiger elk product in de catalogus kan zien, inclusief artikelen die ze namens een klant niet zouden mogen bestellen. Controleer altijd je zichtbaarheidsinstellingen na het aanmaken van een nieuwe rol. Een snelle test is om in te loggen met een testaccount van een vertegenwoordiger en door de winkel te bladeren om te bevestigen dat alleen de juiste producten verschijnen.
Als je de volledige set groothandelsgereedschappen wilt, bevat de Wholesale Suite bundel alle vijf plugins: Prices Premium, Order Form, Lead Capture, Quotes en Payments. Die combinatie dekt prijsbeheersing, snelle bulkbestellingen, klant onboarding, offerteaanvragen en flexibele betalingsvoorwaarden in één pakket, wat handig is zodra je groothandelsactiviteiten met WooCommerce-vertegenwoordigers beginnen op te schalen.
Bestellingen beheren van je WooCommerce groothandelsvertegenwoordigers
Zodra je rollen zijn geconfigureerd, is de volgende stap het vaststellen van een duidelijke workflow. Een WooCommerce groothandelsvertegenwoordiger kan bestellingen plaatsen via het front-end bestelformulier of via de backend van WooCommerce, afhankelijk van hoe je team opereert.
Gebruik van het Wholesale Order Form voor vertegenwoordiger bestellingen
Wholesale Order Form is gebouwd voor snelle, bulkbestellingen. Wanneer een vertegenwoordiger inlogt op uw winkel met hun account, kunnen ze het bestelformulier gebruiken om snel producten te zoeken, hoeveelheden in te stellen en artikelen toe te voegen aan de winkelwagen in een gestroomlijnde interface.
Dit is de meest efficiënte aanpak voor vertegenwoordigers die bestellingen plaatsen in het veld, of ze nu op een tablet op de locatie van een retailer zijn of bestellingen invoeren vanaf hun telefoon na een vergadering. Omdat het bestelformulier de juiste groothandelsprijzen toont op basis van de rol van de vertegenwoordiger, is er geen verwarring over de prijzen.
Bestellingen maken vanuit de WooCommerce backend
Voor telefoon- of e-mailbestellingen werkt de ingebouwde functie Nieuwe bestelling toevoegen van WooCommerce in wp-admin goed. Een vertegenwoordiger of uw kantoorpersoneel kan:
- Navigeer naar WooCommerce > Bestellingen > Nieuwe toevoegen.
- Zoek en voeg de klant toe waarvoor de bestelling is.
- Voeg producten toe tegen de juiste groothandelsprijs.
- Voltooi de bestelling met de juiste facturatie- en verzendgegevens.
Deze aanpak helpt wanneer vertegenwoordigers bestellingen telefonisch doorgeven of wanneer uw team bestellingen verwerkt die buiten de digitale workflow zijn binnengekomen.
Bijhouden welke bestellingen van welke vertegenwoordiger kwamen
Attributie vereist een beetje handmatige discipline. WooCommerce heeft geen ingebouwd veld voor toegewezen verkoopvertegenwoordiger op bestellingen, dus u hebt een van de volgende benaderingen nodig:
- Bestelnotities: voeg een privé bestelnotitie toe waarin de vertegenwoordiger die de bestelling heeft ingediend, wordt getagd. Dit is doorzoekbaar en houdt een papieren spoor bij.
- Aangepaste velden: als u comfortabel bent met een kleine hoeveelheid maatwerk, voegt het toevoegen van een veld Verkoopvertegenwoordiger Naam aan het bestelformulier een gestructureerd datapunt toe aan elke bestelling.
- Op rollen gebaseerd filteren: omdat elke vertegenwoordiger zijn eigen account heeft, worden bestellingen die zijn geplaatst terwijl ze zijn ingelogd op een vertegenwoordiger account, automatisch aan die gebruiker gekoppeld, zodat u bestellingen per klant kunt filteren in WooCommerce-rapporten.
Volgens het verkooponderzoek van HubSpot besteden vertegenwoordigers slechts ongeveer twee uur per dag aan actief verkopen, waarbij administratief werk veel van de rest in beslag neemt. Het stroomlijnen van de indiening van bestellingen betekent dat elke WooCommerce groothandel verkoopvertegenwoordiger meer tijd met klanten doorbrengt en minder tijd aan papierwerk.
Prestaties van WooCommerce Groothandel Verkoopvertegenwoordigers bijhouden
Tussen de native rapportage van WooCommerce en het Wholesale Suite dashboard, heeft u een solide startpunt voor het meten van de prestaties van elke vertegenwoordiger. Geen van beide tools biedt een speciaal dashboard voor verkoopvertegenwoordigers, toch kunt u zinvolle gegevens extraheren door rapporten op de juiste manier te filteren. Wholesale Prices Premium voegt zijn eigen rapportagescherm toe bovenop de kern van WooCommerce, inclusief uitsplitsingen zoals verkopen per groothandelsrol en een lijst van uw top groothandelsklanten.
Hier zijn de belangrijkste statistieken die de moeite waard zijn om bij te houden voor elke WooCommerce groothandel verkoopvertegenwoordiger:
- Bestellingen per vertegenwoordiger: Hoeveel bestellingen dient elke vertegenwoordiger per week of maand in? Dit meet het activiteitsniveau.
- Omzet per vertegenwoordiger: Wat is de totale dollarwaarde die elke vertegenwoordiger genereert? Filter orderrapporten op de klantenaccount van de vertegenwoordiger, of gebruik orderopmerkingen om te segmenteren.
- Acquisitie van nieuwe klanten: Brengt de vertegenwoordiger nieuwe groothandelsaccounts binnen of bestelt hij alleen opnieuw voor bestaande accounts?
- Gemiddelde orderwaarde: Hogere gemiddelde orders geven vaak aan dat een vertegenwoordiger effectief cross-sellt of upsells tijdens bezoeken.
U kunt deze openen via WooCommerce > Rapporten of WooCommerce Analytics, beide laten u bestellingen filteren op klant. Het Wholesale Suite-dashboard gaat een stap verder, waardoor u bestellingen kunt filteren op retail, wholesale of een specifieke wholesale-rol, en het toont uw top wholesale-klanten en meest recente wholesale-bestellingen in één oogopslag. Als elke vertegenwoordiger zijn eigen account gebruikt om bestellingen te plaatsen, wordt dit filteren eenvoudig.
Volgens McKinsey’s 2024 B2B Pulse Survey is e-commerce nu het belangrijkste kanaal voor inkomsten voor B2B-organisaties die het aanbieden, met meer dan een derde van de inkomsten afkomstig van digitale verkopen. Duidelijk inzicht in de digitale bestelactiviteiten van uw vertegenwoordigers is niet langer optioneel.
Zie voor meer informatie over het laten groeien van uw groothandelsinkomsten deze strategieën om B2B-verkopen te verhogen.
Best Practices voor het Beheren van Groothandels Salesteams
Effectief salesteammanagement gaat verder dan softwareconfiguratie. De tools die u in WooCommerce instelt, werken het beste in combinatie met duidelijke processen en verwachtingen.
Definieer gebieden en accounttoewijzingen
Wijs elke WooCommerce groothandels salesteamvertegenwoordiger toe aan specifieke geografische gebieden of klantsegmenten. Dit voorkomt overlap, waarbij twee vertegenwoordigers dezelfde retailer benaderen, en geeft elke persoon duidelijke verantwoordelijkheid voor hun accounts. Documenteer deze toewijzingen ergens waar uw hele team naar kan verwijzen, of dat nu een gedeelde spreadsheet of uw CRM is.
Stel duidelijke bestelrichtlijnen in
Maak een eenvoudig document dat schetst hoe vertegenwoordigers bestellingen moeten plaatsen. Behandel vragen zoals:
- Moeten vertegenwoordigers het Wholesale Order Form of de backend gebruiken?
- Welke informatie hoort thuis in orderopmerkingen?
- Wat is het proces voor spoedbestellingen of speciale prijsaanvragen?
- Hoe moeten retourzendingen of orderwijzigingen worden afgehandeld?
Wanneer iedereen hetzelfde proces volgt, worden tracking en rapportage veel betrouwbaarder.
Plan regelmatig prestatiebeoordelingen
Beoordeel de cijfers van elke vertegenwoordiger minstens maandelijks. Kijk naar ingediende bestellingen, gegenereerde omzet en geopende nieuwe accounts. Het vergelijken van prestaties binnen het team helpt u te ontdekken wie extra ondersteuning of training nodig heeft. Deze beoordelingen signaleren ook procesproblemen. Als de bestellingen van één vertegenwoordiger consequent fouten bevatten, wijst dat vaak op een trainingskloof in plaats van een prestatieprobleem.
Creëer incentive structuren die resultaten stimuleren
Of u nu commissies, bonussen of niet-monetaire incentives gebruikt, koppel beloningen aan de metrics die het belangrijkst zijn voor uw bedrijf. Als klantacquisitie de prioriteit is, weeg dan incentives naar nieuwe accounts. Als order volume het doel is, beloon dan de totale gegenereerde omzet.
Voor een diepere duik in het opbouwen van een strategie rond uw groothandelsactiviteiten, behandelt onze B2B-verkoopstrategiegids bewezen benaderingen om meer klanten te winnen.
Begin met het beheren van uw WooCommerce groothandelsvertegenwoordigersteam
Het runnen van een WooCommerce groothandelsvertegenwoordigersteam vereist geen gespecialiseerde plugin die uitsluitend is gebouwd voor het beheer van vertegenwoordigers. Door het aangepaste rollensysteem van Wholesale Suite te combineren met de ingebouwde orderbeheer en rapportage van WooCommerce, kunt u een functionele workflow bouwen die de essentie dekt: speciale accounts, juiste prijs toegang, gestroomlijnde bestellingen en basale prestatiebewaking.
De sleutel is om het met intentie in te stellen in plaats van vertegenwoordigers een generiek account te geven en te hopen op het beste. Neem de tijd om rollen, prijzen, productzichtbaarheid en duidelijke bestelprocessen vanaf het begin te configureren, en uw WooCommerce groothandelsvertegenwoordigeroperatie zal veel soepeler verlopen. Wanneer u er klaar voor bent, kunt u aan de slag gaan met Wholesale Prices Premium en vandaag nog uw eerste vertegenwoordigerrol aanmaken.
Hier is wat we in dit artikel hebben behandeld:
- Wat is een WooCommerce groothandelsvertegenwoordigeraccount
- Het instellen van WooCommerce groothandelsvertegenwoordiger-gebruikersrollen
- Bestellingen beheren van uw WooCommerce groothandelsvertegenwoordigers
- WooCommerce groothandelsvertegenwoordigerprestaties volgen
- Best practices voor het beheren van groothandelsverkoopteams
Veelgestelde vragen
Kunnen vertegenwoordigers andere prijzen zien dan reguliere groothandelsklanten?
Ja. Met Wholesale Prices Premium krijgt elke groothandelsrol zijn eigen prijsconfiguratie. U kunt wereldwijde prijzen op categorie- of productniveau instellen, specifiek voor de rol van de vertegenwoordiger. Dit betekent dat vertegenwoordigers groothandelsprijzen kunnen zien zonder noodzakelijkerwijs dezelfde kortingen te krijgen als uw directe groothandelskopers.
Hoe beperk ik welke producten een vertegenwoordiger kan bestellen?
Wholesale Prices Premium bevat productzichtbaarheidscontroles die per rol werken. U kunt specifieke producten beperken tot bepaalde rollen, ze volledig verbergen voor de rol van de vertegenwoordiger, of op maat gemaakte producten voor vertegenwoordigers maken, zoals voorbeeldkits.
Kan een vertegenwoordiger namens meerdere klanten bestellingen plaatsen?
Vertegenwoordigers kunnen de functie voor het aanmaken van bestellingen in de backend van WooCommerce gebruiken om bestellingen voor elk klantenaccount in uw winkel aan te maken. Op de frontend laat het Wholesale Order Form vertegenwoordigers bestellingen plaatsen onder hun eigen account. Voor volledige functionaliteit voor het plaatsen van bestellingen namens anderen, waarbij een vertegenwoordiger schakelt tussen klantaccounts op de frontend, zou u aanvullende aanpassingen nodig hebben.
Hoeveel vertegenwoordigerrollen kan ik aanmaken?
Wholesale Prices Premium legt geen limiet op het aantal aangepaste groothandelsrollen dat u kunt aanmaken. U kunt één vertegenwoordigerrol instellen voor uw hele team, of meerdere rollen aanmaken zoals Regionale Vertegenwoordiger, Senior Agent of Onafhankelijke Broker met verschillende prijsniveaus en producttoegangsniveaus.
