WooCommerce Wholesale Sales Rep: Comment gérer les comptes d'agents

Un distributeur en gros nous a récemment demandé comment il pourrait donner à ses trois représentants commerciaux sur le terrain l'accès à sa boutique WooCommerce sans partager les identifiants d'administrateur. Chaque représentant devait passer des commandes pour les clients de détail, voir les prix de gros et avoir son activité suivie séparément. Si vous dirigez une entreprise B2B avec une équipe de représentants commerciaux en gros pour WooCommerce, vous avez probablement été confronté à la même question.

La gestion des représentants dans une entreprise de gros physique est simple. Ils visitent les détaillants, prennent les commandes et les soumettent. Une fois que vous déplacez ce processus en ligne, les choses se compliquent. Qui peut accéder à quoi ? Comment savez-vous quel représentant a effectué quelle commande ? Et comment mesurez-vous équitablement les performances ?

Ce guide vous accompagne dans la configuration de comptes dédiés de représentants commerciaux en gros pour WooCommerce, la gestion efficace de leurs commandes et le suivi de leurs performances à l'aide d'outils que vous possédez très probablement déjà.

Qu'est-ce qu'un compte de représentant commercial en gros pour WooCommerce ?

Un compte de représentant commercial en gros pour WooCommerce est un profil utilisateur dédié qui permet à un vendeur de se connecter à votre boutique et de passer des commandes au nom de vos clients en gros. Il diffère d'un compte client en gros standard car le représentant n'achète pas pour lui-même. Il agit comme un intermédiaire entre votre entreprise et les détaillants qu'il dessert.

En pratique, un compte de représentant commercial nécessite trois choses :

• Accès aux prix de gros : Les représentants doivent voir les prix corrects lors de la création de commandes pour les clients.
• Visibilité du catalogue de produits : Selon votre entreprise, les représentants peuvent avoir besoin d'accéder à des gammes de produits spécifiques ou au catalogue complet.
• Attribution des commandes : vous avez besoin d'un moyen de savoir quelles commandes proviennent de quel représentant afin de pouvoir suivre les performances et la responsabilité.

Cette distinction est importante car donner aux représentants un accès générique d'administrateur ou de gestionnaire de boutique crée des risques de sécurité et rend impossible le suivi des performances individuelles. Avec un compte dédié de représentant commercial en gros pour WooCommerce, chaque personne obtient son propre identifiant, ses propres autorisations et son propre historique de commandes.

Gartner a projeté que d'ici 2025, 80 % des interactions de vente B2B entre fournisseurs et acheteurs se dérouleraient dans les canaux numériques. Ce changement signifie que vos représentants ne se contentent plus de prendre des commandes pendant le déjeuner. Ils ont besoin d'outils numériques appropriés, et les rôles utilisateur WooCommerce vous fournissent la base pour y parvenir.

Configuration des rôles utilisateur de représentant commercial en gros pour WooCommerce

Vous pouvez créer un rôle de représentant commercial dédié en utilisant la fonctionnalité de rôles personnalisés en gros de Wholesale Prices Premium. Cela donne à chaque représentant commercial en gros pour WooCommerce son propre type de compte avec des paramètres de prix et de visibilité de produits spécifiques, sans toucher à vos rôles de clients en gros existants.

Création d'un rôle de représentant commercial en gros

Wholesale Prices Premium vous permet d'ajouter des rôles personnalisés illimités au-delà du rôle par défaut de client en gros qui est fourni avec le plugin gratuit. Pour créer un rôle de représentant commercial :

1. Allez dans Wholesale > Roles dans votre tableau de bord WordPress.
2. Ajouter un nouveau rôle avec un nom comme Représentant commercial ou Agent de terrain.
3. Configurez les paramètres de base du rôle. Cela fonctionne comme l'ajout d'une catégorie de rôle utilisateur WordPress.
4. Enregistrez le rôle.

Une fois le rôle créé, vous pouvez l'attribuer à n'importe quel compte utilisateur WordPress. Chaque représentant commercial de WooCommerce bénéficie alors de ses propres identifiants de connexion et est automatiquement reconnu par Wholesale Suite comme appartenant au rôle de représentant commercial.

Définir la visibilité des prix pour les représentants commerciaux

Après avoir créé le rôle, décidez quels prix vos représentants doivent voir. Dans la plupart des cas, les représentants ont besoin de prix de gros afin de pouvoir établir des devis précis pour les clients. Vous pourriez cependant vouloir que leur niveau de prix diffère de celui de vos acheteurs de gros directs.

Avec Wholesale Prices Premium, vous pouvez définir les prix à trois niveaux pour n'importe quel rôle :

• Remise globale en pourcentage : appliquez une remise générale sur tous les produits pour le rôle de représentant commercial.
• Prix par catégorie : définissez différents pourcentages de gros par catégorie de produits.
• Prix par produit : remplacez les prix des produits individuels spécifiquement pour le rôle de représentant commercial.

Cette flexibilité signifie que chaque représentant commercial de WooCommerce peut voir les prix de gros sans nécessairement bénéficier des mêmes remises importantes que vos clients de gros de premier niveau.

Contrôler la visibilité des produits par rôle

Les contrôles de visibilité des produits vous permettent de décider quels produits chaque rôle peut voir dans votre boutique. Ceci est important pour les comptes de représentants commerciaux car vous pourriez avoir des SKUs internes uniquement, des produits d'échantillons, ou des articles qui ne sont pas disponibles via les canaux de vente sur le terrain.

En utilisant les paramètres de visibilité de Wholesale Prices Premium, vous pouvez :

• Rendre des produits spécifiques visibles uniquement pour certains rôles de gros.
• Masquer les produits du rôle de représentant commercial qu'ils ne devraient pas commander.
• Créer des produits réservés aux représentants, tels que des kits d'échantillons ou des unités de démonstration, que les clients de gros ordinaires ne peuvent pas voir.

Ce que nous avons constaté : Une erreur courante consiste à créer le rôle de représentant commercial mais à oublier de configurer séparément la visibilité des produits. Le résultat est qu'un représentant commercial de WooCommerce peut voir tous les produits du catalogue, y compris les articles qu'il ne devrait pas commander pour le compte d'un client. Vérifiez toujours vos paramètres de visibilité après avoir créé un nouveau rôle. Un test rapide consiste à se connecter avec un compte de représentant de test et à parcourir la boutique pour confirmer que seuls les bons produits apparaissent.

Si vous souhaitez l'ensemble complet d'outils de gros, le pack Wholesale Suite comprend les cinq plugins : Prices Premium, Order Form, Lead Capture, Quotes et Payments. Cette combinaison couvre le contrôle des prix, la commande groupée rapide, l'intégration des clients, les demandes de devis et les conditions de paiement flexibles dans un seul package, ce qui est utile une fois que votre opération de représentants commerciaux de WooCommerce commence à évoluer.

Gérer les commandes de vos représentants commerciaux de WooCommerce

Une fois vos rôles configurés, la prochaine étape consiste à établir un flux de travail clair. Un représentant commercial de WooCommerce peut passer des commandes via le formulaire de commande front-end ou via le backend de WooCommerce, selon le fonctionnement de votre équipe.

Utilisation du formulaire de commande en gros pour les commandes des représentants

Le formulaire de commande en gros est conçu pour des commandes rapides et en gros. Lorsqu'un représentant se connecte à votre boutique avec son compte, il peut utiliser le formulaire de commande pour rechercher rapidement des produits, définir des quantités et ajouter des articles au panier dans une interface simplifiée.

C'est l'approche la plus efficace pour les représentants qui passent des commandes sur le terrain, qu'ils soient sur une tablette chez un détaillant ou qu'ils saisissent des commandes depuis leur téléphone après une réunion. Comme le formulaire de commande affiche les prix de gros corrects en fonction du rôle du représentant, il n'y a aucune confusion sur les prix.

Création de commandes depuis le backend de WooCommerce

Pour les commandes par téléphone ou par e-mail, la fonctionnalité intégrée d'ajout de nouvelle commande de WooCommerce dans wp-admin fonctionne bien. Un représentant ou votre personnel peut :

1. Accédez à WooCommerce > Commandes > Ajouter.
2. Recherchez et ajoutez le client pour lequel la commande est passée.
3. Ajoutez des produits au prix de gros approprié.
4. Finalisez la commande avec les détails de facturation et d'expédition corrects.

Cette approche est utile lorsque les représentants appellent pour passer des commandes ou lorsque votre équipe traite des commandes qui ne proviennent pas du flux numérique.

Suivi des commandes provenant de chaque représentant

L'attribution nécessite une certaine discipline manuelle. WooCommerce n'a pas de champ intégré de représentant commercial assigné aux commandes, vous devrez donc utiliser l'une de ces approches :

• Notes de commande : ajoutez une note de commande privée identifiant le représentant qui a soumis la commande. Ceci est consultable et conserve une trace écrite.
• Champs personnalisés : si vous êtes à l'aise avec une petite personnalisation, l'ajout d'un champ Nom du représentant commercial au formulaire de commande crée un point de données structuré sur chaque commande.
• Filtrage basé sur le rôle : comme chaque représentant a son propre compte, les commandes passées lors de la connexion à un compte de représentant sont automatiquement associées à cet utilisateur, vous pouvez donc filtrer les commandes par client dans les rapports WooCommerce.

Selon les recherches de HubSpot sur les ventes, les représentants ne consacrent qu'environ deux heures par jour à la vente active, le travail administratif consommant une grande partie du reste. La simplification de la soumission des commandes signifie que chaque représentant commercial en gros de WooCommerce passe plus de temps avec les clients et moins de temps sur la paperasse.

Suivi des performances des représentants commerciaux en gros de WooCommerce

Entre les rapports natifs de WooCommerce et le tableau de bord Wholesale Suite, vous disposez d'un bon point de départ pour mesurer les performances de chaque représentant. Aucun des deux outils n'offre de tableau de bord dédié aux représentants commerciaux, mais vous pouvez extraire des données significatives en filtrant les rapports de la bonne manière. Wholesale Prices Premium ajoute son propre écran de reporting en plus du cœur de WooCommerce, y compris des ventilations telles que les ventes par rôle en gros et une liste de vos meilleurs clients en gros.

Voici les indicateurs clés à suivre pour chaque représentant commercial en gros de WooCommerce :

• Commandes par représentant : combien de commandes chaque représentant soumet-il par semaine ou par mois ? Cela mesure le niveau d'activité.
• Chiffre d'affaires par commercial : Quelle est la valeur totale en dollars générée par chaque commercial ? Filtrez les rapports de commandes par le compte client du commercial, ou utilisez les notes de commande pour segmenter.
• Acquisition de nouveaux clients : Le commercial apporte-t-il de nouveaux comptes de gros ou se contente-t-il de réapprovisionner les clients existants ?
• Valeur moyenne des commandes : Une valeur moyenne de commande plus élevée indique souvent qu'un commercial effectue efficacement des ventes croisées ou des ventes incitatives lors des visites.

Vous pouvez y accéder via WooCommerce > Rapports ou WooCommerce Analytics, qui vous permettent tous deux de filtrer les commandes par client. Le tableau de bord The Wholesale Suite va plus loin, vous permettant de filtrer les commandes par vente au détail, par vente en gros ou par rôle spécifique de vente en gros, et il affiche en un coup d'œil vos meilleurs clients de gros et vos commandes de gros les plus récentes. Si chaque commercial utilise son propre compte pour passer des commandes, ce filtrage devient simple.

Selon l'enquête B2B Pulse 2024 de McKinsey, l'e-commerce est désormais le premier canal générateur de revenus pour les organisations B2B qui le proposent, avec plus d'un tiers des revenus provenant des ventes numériques. Une visibilité claire sur l'activité de commande numérique de vos commerciaux n'est plus une option.

Pour en savoir plus sur la croissance de votre chiffre d'affaires de gros, consultez ces stratégies pour augmenter les ventes B2B.

Meilleures pratiques pour la gestion des équipes de vente en gros

Une gestion efficace de l'équipe de vente va au-delà de la configuration logicielle. Les outils que vous configurez dans WooCommerce fonctionnent mieux lorsqu'ils sont associés à des processus et des attentes clairs.

Définir les territoires et les affectations de comptes

Attribuez à chaque commercial de vente en gros WooCommerce des territoires géographiques ou des segments de clientèle spécifiques. Cela évite les chevauchements, où deux commerciaux contactent le même détaillant, et donne à chaque personne la responsabilité claire de ses comptes. Documentez ces affectations dans un endroit auquel toute votre équipe peut se référer, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul partagée ou de votre CRM.

Définir des directives de commande claires

Créez un document simple qui décrit comment les commerciaux doivent passer les commandes. Abordez des questions telles que :

• Les commerciaux doivent-ils utiliser le formulaire de commande en gros ou le backend ?
• Quelles informations doivent figurer dans les notes de commande ?
• Quel est le processus pour les commandes urgentes ou les demandes de prix spéciaux ?
• Comment les retours ou les modifications de commande doivent-ils être gérés ?

Lorsque tout le monde suit le même processus, le suivi et la génération de rapports deviennent beaucoup plus fiables.

Planifier des examens réguliers des performances

Examinez les chiffres de chaque commercial au moins une fois par mois. Examinez les commandes soumises, les revenus générés et les nouveaux comptes ouverts. La comparaison des performances de toute l'équipe vous aide à repérer ceux qui pourraient avoir besoin d'un soutien ou d'une formation supplémentaire. Ces examens mettent également en évidence les problèmes de processus. Si les commandes d'un commercial contiennent systématiquement des erreurs, cela indique souvent une lacune dans la formation plutôt qu'un problème de performance.

Créer des structures d'incitation qui génèrent des résultats

Que vous utilisiez des commissions, des primes ou des incitations non monétaires, liez les récompenses aux métriques les plus importantes pour votre entreprise. Si l'acquisition de clients est la priorité, pondérez les incitations en faveur des nouveaux comptes. Si le volume des commandes est l'objectif, récompensez le chiffre d'affaires total généré.

Pour approfondir la création d'une stratégie autour de votre activité de vente en gros, notre guide de stratégie de vente B2B couvre des approches éprouvées pour gagner plus de clients.

Commencez à gérer votre équipe de représentants commerciaux en gros WooCommerce

Gérer une équipe de représentants commerciaux en gros WooCommerce ne nécessite pas de plugin spécialisé conçu uniquement pour la gestion des représentants commerciaux. En combinant le système de rôles personnalisés de Wholesale Suite avec la gestion des commandes et les rapports intégrés de WooCommerce, vous pouvez créer un flux de travail fonctionnel qui couvre l'essentiel : comptes dédiés, accès aux prix appropriés, commandes simplifiées et suivi des performances de base.

La clé est de le configurer intentionnellement plutôt que de confier aux représentants un compte générique en espérant le meilleur. Prenez le temps de configurer les rôles, les prix, la visibilité des produits et des processus de commande clairs dès le départ, et votre opération de représentants commerciaux en gros WooCommerce se déroulera beaucoup plus facilement. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez commencer avec Wholesale Prices Premium et créer votre premier rôle de représentant commercial dès aujourd'hui.

Voici ce que nous avons couvert dans cet article :

1. Qu'est-ce qu'un compte de représentant commercial en gros WooCommerce
2. Configuration des rôles d'utilisateurs de représentants commerciaux en gros WooCommerce
3. Gestion des commandes de vos représentants commerciaux en gros WooCommerce
4. Suivi des performances des représentants commerciaux en gros WooCommerce
5. Meilleures pratiques pour la gestion des équipes de vente en gros

Questions fréquemment posées